Selbst unsere größten Kritiker haben zugegeben: ‚Es funktioniert jetzt einfach.'"
Ascom optimierte die Zeiterfassung der Techniker mit Hilfe der Integration von BrynQ zwischen Dynamics 365 und AFAS. "Mit BrynQ sind die Prozesse korrekt und die Techniker haben einen besseren Einblick in ihre Stunden", sagt Frits de Ru, HR-Spezialist bei Ascom. Diese Lösung spart Zeit, verhindert Fehler und bietet Vertrauen in einen vollständig automatisierten Prozess.
Die Bedeutung der Techniker bei Ascom
Ascom konzentriert sich auf intelligente Datenlösungen, mit Schwerpunkt auf Alarmsystemen. Das Unternehmen konzentriert sich in erster Linie auf den Gesundheitssektor, ist aber auch in anderen Branchen, wie z.B. der Wirtschaft, tätig. ‚Intelligente Datenlösungen‘ ist ein weit gefasster Begriff, deshalb gibt Frits ein Beispiel: "Ein Beispiel, auf das wir stolz sind, ist unser Beitrag zu ruhigen Intensivstationen. Dort sorgen unsere Systeme dafür, dass Ärzte und Krankenschwestern wichtige Benachrichtigungen erhalten, ohne dass ständig Pieptöne ertönen. Das macht es für die Patienten viel angenehmer", sagt Frits. Die Techniker von Ascom sind für diese intelligenten Lösungen unverzichtbar.
Die Herausforderung: Ineffizienzen und Fehler bei der Zeiterfassung
Zuvor arbeitete Ascom mit veralteten Systemen, wie einer alten Version von Microsoft Dynamics und Field Vision. Die Stundenerfassungen wurden in Excel exportiert und dann manuell in AFAS eingegeben. Dies war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Außerdem hatten die Techniker kaum Einblick in ihre erfassten Stunden und Urlaubstage.
"Das größte Problem war, wie wir die Daten aus Dynamics 365 in AFAS übertragen konnten. Es musste schneller, zuverlässiger und mit weniger Fehlern gehen", erklärt Frits. "Insbesondere für unsere Techniker, damit ihre Stunden korrekt sind und ihre Überstunden korrekt bezahlt werden."
Der Prozess: von ServiceNow zu AFAS
1. Zeiterfassung: Die Techniker geben ihre Zeiten für Zeit, Überstunden und Urlaub über ServiceNow ein.
2. Datenübertragung: Diese Daten werden an Dynamics 365 übertragen.
3. BrynQ Verknüpfung: Der BrynQ-Link extrahiert die geschriebenen Stunden aus Dynamics 365 und wandelt sie über das unternehmensspezifische Schema von Ascom in Urlaubseinträge, Urlaubskorrekturen und Nachkalkulationen um. Diese werden dann in AFAS hochgeladen, wo sie automatisch in die Gehaltsabrechnung aufgenommen werden.
Der Mehrwert von Salure
Frits ist von der Zusammenarbeit mit BrynQ sehr begeistert: "Das Team ist unglaublich reaktionsschnell und analytisch stark. Sie verstehen unsere Prozesse und denken proaktiv mit. Wir haben ziemlich viele Ausnahmen in unserem System, aber das Team wusste, wie man diese vorsichtig angeht. BrynQ ist prozessorientiert und professionell und versteht, was wir als Kunde wollen."
Die Ergebnisse der Zusammenarbeit zwischen BrynQ und Ascom
Die Implementierung von BrynQ hat Ascom mehrere Vorteile gebracht:
– Keine manuellen Exporte mehr, was Zeit spart und Fehler vermeidet.
– Die Techniker haben jetzt einen besseren Einblick in ihre Arbeitsstunden und Zahlungen.
– Die Registrierung von Überstunden, Urlaub und Zeit für Zeit läuft einwandfrei.
– Das BrynQ-Team bleibt engagiert und bereit, bei Fragen oder Anpassungen schnell einzugreifen.
Mehr Ergebnisse zusammen
Mit BrynQ hat Ascom einen wichtigen Schritt in Richtung eines automatisierten und transparenten Prozesses für die Zeiterfassung und Lohnabrechnung gemacht. Dies erleichtert nicht nur die Arbeit des HR-Teams, sondern gibt den Technikern auch mehr Sicherheit bei der Erfassung und Abrechnung ihrer Stunden.
Über Ascom
Ascom ist ein internationaler Anbieter von IT- und mobilen Workflow-Lösungen für das Gesundheitswesen und Unternehmen. Unser Hauptsitz befindet sich in der Schweiz und wir sind in 19 Ländern weltweit tätig.
In den Niederlanden beschäftigt Ascom etwa 300 Mitarbeiter, darunter ein dreiköpfiges HR-Team. Einer von ihnen ist Frits de Ru, HR-Spezialist mit über 20 Jahren Erfahrung im Unternehmen. Das HR-Team kümmert sich um eine Vielzahl von Aufgaben, wie z.B. Onboarding, Offboarding, Rekrutierung, Leistungsmanagement und Gehaltsabrechnung.
Eine der größten Herausforderungen für das Personalwesen war die effizientere und fehlerfreie Bearbeitung der Zeiterfassungsbögen für Techniker bei Ascom in AFAS mit unserer Lösung BrynQ.
