Zelfs onze grootste critici gaven toe: ‘Het werkt nu gewoon.
Ascom optimaliseerde de urenregistratie van technici met behulp van BrynQ’s integratie tussen Dynamics 365 en AFAS. "Met BrynQ kloppen de processen en hebben technici beter inzicht in hun uren", zegt Frits de Ru, HR-specialist bij Ascom. Deze oplossing bespaart tijd, voorkomt fouten en geeft vertrouwen in een volledig geautomatiseerd proces.
Het belang van technici bij Ascom
Ascom richt zich op slimme dataoplossingen, met een focus op alarmsystemen. Het bedrijf richt zich vooral op de gezondheidszorg, maar is ook actief in andere sectoren, zoals het bedrijfsleven. ‘Slimme dataoplossingen’ is een breed begrip, dus Frits geeft een voorbeeld: "Een voorbeeld waar we trots op zijn is onze bijdrage aan stille IC’s. Daar zorgen onze systemen ervoor dat artsen en verpleegkundigen belangrijke meldingen krijgen zonder dat er voortdurend piepjes afgaan. Dat maakt het voor patiënten een stuk comfortabeler," zegt Frits. De technici van Ascom zijn onmisbaar voor deze slimme oplossingen.
De uitdaging: inefficiëntie en fouten in tijdregistratie
Voorheen werkte Ascom met verouderde systemen, zoals een oude versie van Microsoft Dynamics en Field Vision. Urenregistraties werden geëxporteerd naar Excel en vervolgens handmatig ingevoerd in AFAS. Dit was niet alleen tijdrovend, maar ook foutgevoelig. Bovendien hadden technici weinig inzicht in hun geregistreerde uren en verlof.
"Het grootste probleem was hoe we gegevens uit Dynamics 365 in AFAS konden krijgen. Het moest sneller, betrouwbaarder en met minder fouten," legt Frits uit. "Vooral voor onze technici, zodat hun uren kloppen en hun overuren correct worden uitbetaald."
Het proces: van ServiceNow naar AFAS
1. Tijdregistratie: Technici voeren hun tijd in voor uren, overuren en verlof via ServiceNow.
2. Gegevensoverdracht: Deze gegevens worden overgezet naar Dynamics 365.
3. BrynQ-koppeling: De BrynQ-koppeling haalt de geschreven uren uit Dynamics 365 en zet ze om in verlofboekingen, verlofcorrecties en nacalculatie via het bedrijfsspecifieke schema van Ascom. Deze worden vervolgens geüpload naar AFAS waar ze automatisch worden meegenomen in de salarisverwerking.
De toegevoegde waarde van Salure
Frits is erg enthousiast over de samenwerking met BrynQ: "Het team is ongelooflijk responsief en analytisch sterk. Ze begrijpen onze processen en denken proactief mee. We hebben nogal wat uitzonderingen in ons systeem, maar het team wist daar zorgvuldig mee om te gaan. BrynQ is procesgericht en professioneel en begrijpt wat wij als klant willen."
De resultaten van de samenwerking tussen BrynQ en Ascom
De implementatie van BrynQ heeft Ascom verschillende voordelen opgeleverd:
– Geen handmatige exports meer, waardoor tijd wordt bespaard en fouten worden geëlimineerd.
– Technici hebben nu beter inzicht in hun gewerkte uren en betalingen.
– Overuren, verlof en tijd-voor-tijd registratie verlopen vlekkeloos.
– Het team van BrynQ blijft betrokken en staat klaar om snel in te springen bij vragen of aanpassingen.
Samen meer resultaten
Met BrynQ heeft Ascom een belangrijke stap gezet naar een geautomatiseerd en transparant proces voor urenregistratie en salarisadministratie. Dit maakt het werk niet alleen makkelijker voor het HR-team, maar geeft technici ook meer vertrouwen in het registreren en uitbetalen van hun uren.
Over Ascom
Ascom is een internationale leverancier van IT en mobiele workflowoplossingen voor de gezondheidszorg en de zakelijke markt. Ons hoofdkantoor is gevestigd in Zwitserland en we zijn wereldwijd actief in zo’n 19 landen.
In Nederland heeft Ascom ongeveer 300 mensen in dienst, waaronder een HR-team van drie personen. Een van hen is Frits de Ru, HR-specialist met meer dan 20 jaar ervaring binnen het bedrijf. Het HR-team houdt zich bezig met een breed scala aan taken, zoals onboarding, offboarding, werving, performance management en salarisadministratie.
Een belangrijke HR-uitdaging voor het team was hoe de urenstaten van technici bij Ascom efficiënter en foutloos konden worden verwerkt in AFAS met behulp van onze oplossing BrynQ.
