Être un professionnel ou un responsable des ressources humaines signifie souvent jongler avec de nombreuses applications et systèmes basés sur le cloud. Il est courant pour un service RH d’utiliser de nombreuses applications différentes pour gérer des tâches telles que la recherche de nouveaux talents, le suivi des candidats, le traitement de la paie et la supervision des avantages sociaux. Avec autant de sources de données à portée de main, il est facile de se sentir enseveli sous une montagne d’informations. L’intégration des données RH est la clé pour naviguer dans cette abondance de données sans se laisser submerger.
Plongeons dans le concept de l’intégration des données RH, en soulignant son importance et les mécanismes de son fonctionnement.
Table des matières
Qu'est-ce que l'intégration des données RH ?
L’intégration des données RH est un processus qui s’apparente à l’assemblage d’un vaste puzzle. Il s’agit d’une tâche méticuleuse consistant à combiner divers éléments de données provenant de différentes sources telles qu’un système d’information sur les ressources humaines (SIRH), un système de suivi des candidats (ATS), un progiciel de gestion intégré (ERP), et bien plus encore.
En rassemblant tous les éléments, vous créez une source de vérité cohérente, accessible et utilisable pour les RH. Cet écosystème de données unifié simplifie les processus, réduit les inexactitudes et permet aux équipes RH de prendre des décisions éclairées qui s’alignent sur les objectifs stratégiques à long terme de l’organisation.
Pourquoi l'intégration des données est-elle importante pour les RH ?
Les avantages de l’intégration des données RH s’étendent très largement et ont un impact sur tous les aspects d’une organisation. Voici pourquoi elle n’est pas seulement bénéfique, mais essentielle pour les RH :
1. Accessibilité des données :
Un service RH jongle souvent avec une multitude d’applications et de systèmes pour l’enregistrement et la collecte des données, ce qui se traduit par une pile décourageante de données à gérer et à interpréter. Cette complexité peut empêcher les managers et les dirigeants d’obtenir une compréhension complète et précise de l’organisation, et donc de prendre des décisions éclairées.
L’un des principaux avantages de l’intégration des données RH est sa capacité à fusionner des données provenant de diverses applications dans un entrepôt de données unique et consolidé. Cette consolidation garantit que les données sont accessibles et facilement partagées entre les différents départements, ce qui simplifie l’accès et améliore la clarté de l’organisation.
2. Démanteler les silos de données :
La prolifération des applications au sein des services RH témoigne de l’évolution du paysage de la gestion des effectifs. Ces applications sont indispensables pour diverses fonctions RH, de la recherche et du recrutement de talents au traitement de la paie.
Si l’adoption de logiciels spécialisés dans les ressources humaines est largement perçue comme une amélioration de la productivité et de l’efficacité, elle favorise aussi, par inadvertance, la création de silos de données.
Ces silos apparaissent lorsque les données sont compartimentées dans différentes applications, ce qui rend difficile l’agrégation, la comparaison et l’obtention d’informations significatives entre les plates-formes.
L’intégration des données RH permet une circulation transparente des données entre les plateformes et les applications, ce qui améliore l’analyse et la planification stratégique. Cette approche résout efficacement le problème des silos de données dans les RH.
3. Stimuler la productivité et l'efficacité :
Le recours à des méthodes obsolètes de gestion des données, telles que le transfert physique de documents ou la saisie manuelle redondante des informations relatives aux employés sur plusieurs plateformes, nuit considérablement à l’efficacité de l’équipe RH.
Non seulement ces pratiques consomment un temps précieux, mais elles détournent également l’attention d’initiatives stratégiques essentielles à la réussite de l’organisation.
La mise en œuvre de l’intégration des données RH rationalise le partage des informations entre les applications, en automatisant le transfert des données.
Par exemple, lors du recrutement d’un nouvel employé par le biais d’un système de suivi des candidats (ATS), les données salariales nécessaires peuvent être instantanément transmises au système de paie sans intervention manuelle.
Cette automatisation permet non seulement d’éliminer des heures de saisie de données en double, mais aussi de garantir un flux de données continu, ce qui évite de retarder les tâches des autres membres de l’équipe.
La taille d’une organisation influe directement sur l’ampleur des gains de temps réalisés grâce à l’intégration des données, allant de quelques jours à l’équivalent de la charge de travail de plusieurs employés chaque mois.
Ces gains d’efficacité améliorent la productivité de l’équipe des ressources humaines, ce qui lui permet de consacrer davantage de ressources à la planification stratégique et aux activités qui stimulent la croissance de l’organisation.
4. Garantir l'intégrité des données :
La qualité des données au sein d’une organisation est essentielle. De mauvaises données, caractérisées par des inexactitudes, des redondances, des incohérences et des lacunes, peuvent considérablement fausser les processus de prise de décision. Il en résulte des stratégies erronées et des actions retardées.
Grâce au processus d’intégration des données, le risque d’erreur humaine dans la gestion des données est nettement réduit. Cependant, le succès de ce processus dépend de la qualité initiale des données consolidées. Il est nécessaire de procéder à un nettoyage préliminaire des données afin de rectifier toute inexactitude ou incohérence et de s’assurer que seules des données de haute qualité sont intégrées.
L’automatisation de la collecte et de l’analyse des données offerte par l’intégration des données permet aux services RH de disposer d’une base de données fiables et précises. Les professionnels des ressources humaines et les dirigeants d’entreprise peuvent ainsi prendre des décisions en toute confiance, en s’appuyant sur des données précises.
5. Renforcer la sécurité :
En minimisant la manipulation humaine des données, l’intégration des données RH renforce la sécurité des données et la conformité aux normes réglementaires.
La consolidation des données RH par le biais de techniques d’intégration renforce considérablement la sécurité des informations sensibles sur les employés. En minimisant le nombre de personnes qui doivent interagir avec ces dossiers, le potentiel d’accès non autorisé est considérablement réduit.
En outre, les solutions d’intégration de données de qualité supérieure sont conçues pour transférer les données en toute sécurité entre les systèmes sans les stocker inutilement, ce qui garantit que les informations relatives aux employés restent protégées tout au long de leur cycle de vie.
Il est essentiel de choisir un outil d’intégration qui adhère à des normes strictes de protection des données et qui est conforme aux réglementations locales et internationales en matière de confidentialité des données, renforçant ainsi le cadre de sécurité au sein d’une organisation.
6. Faciliter l'analyse prospective :
L’avènement de l’analytique est en train de révolutionner les RH, faisant passer leur rôle d’administratif à stratégique grâce au pouvoir de l’intégration des données. Dans le marché dynamique d’aujourd’hui, se contenter d’enregistrer et de stocker les données relatives aux employés ne suffit pas à exploiter tout le potentiel de l’analytique RH.
En synthétisant des données provenant de diverses sources, les RH peuvent se lancer dans une analyse et une planification stratégique plus approfondies, transformant des données brutes en informations exploitables. Cette capacité permet aux RH de justifier l’efficacité de leurs initiatives, de passer d’une fonction de soutien à une entité stratégique centrale et de conduire des changements significatifs au sein de l’organisation.
Si vous souhaitez vous lancer dans l’analyse des personnes, vous devez combiner divers ensembles de données RH. Imaginez que vous souhaitiez explorer le lien entre les programmes de formation et les niveaux de productivité au sein de l’entreprise.
Cette analyse impliquerait l’intégration des données des dossiers de formation des employés avec les mesures de productivité mesurées au cours de la même période. En fusionnant ces ensembles de données, les entreprises peuvent découvrir comment les différentes initiatives de formation sont en corrélation avec les changements de productivité, révélant ainsi l’impact direct du développement des employés sur l’efficacité opérationnelle.
7. Identifier les tendances et les causes
Vous êtes-vous déjà demandé ce qui expliquait la fluctuation des taux de satisfaction des employés ou pourquoi certains services connaissaient des taux de rotation plus élevés ? L’intégration de diverses sources de données permet d’effectuer une analyse complète, en fusionnant des informations qui seraient normalement séparées pour révéler des informations approfondies sur la dynamique organisationnelle.
Cette vision holistique facilite l’identification rapide des tendances et des causes sous-jacentes, ce qui permet d’intervenir à temps pour améliorer la fidélisation et la satisfaction des employés.
Cette approche analytique permet aux équipes RH et aux dirigeants d’entreprise de comprendre comment certaines politiques ou pratiques affectent le moral et la fidélisation du personnel. Elle conduit à une prise de décision plus stratégique et plus efficace. Ce processus décisionnel est étroitement lié aux objectifs de l’organisation et au bien-être de ses employés.
8. Améliorer l'expérience des employés et des candidats :
En rationalisant le flux de données dans l’ensemble de l’organisation, l’intégration des données supprime la nécessité de manipuler manuellement les données et les longs processus d’approbation, rendant ainsi les informations cruciales facilement accessibles. Cette accessibilité a un impact direct sur les stratégies de recrutement.
Grâce à l’unification des données, les recruteurs ont accès à des informations précises et exploitables, ce qui améliore le processus de recrutement et l’expérience des candidats. Il en résulte des embauches de meilleure qualité et une réduction du taux de rotation des nouveaux arrivants.
En outre, l’expérience des employés bénéficie considérablement de l’intégration des données. Les employés ont un accès direct à leurs informations personnelles, qu’il s’agisse de l’évaluation de leurs performances ou des détails de leur salaire, et peuvent gérer facilement leurs demandes administratives.
Ce niveau d’autonomie, associé à des processus rationalisés permettant des mises à jour rapides de l’état d’avancement des projets et un accès aisé aux contacts de l’équipe, favorise une culture de responsabilisation et de transparence.
En fin de compte, cela se traduit par une main-d’œuvre plus connectée, mieux informée et plus compétente, ce qui souligne l’importance d’un système de données unifié pour la cohésion et l’efficacité de l’organisation.
9. Visualisation des données
Compte tenu des volumes considérables de données que traitent les RH, la capacité à visualiser ces informations est cruciale. Elle joue un rôle important dans la communication d’informations claires aux dirigeants et aux décideurs, amplifiant ainsi l’influence des RH au sein de l’organisation.
Un outil d’intégration de données vous permettra d’utiliser n’importe quelle donnée pour créer un tableau de bord sur mesure composé d’indicateurs clés, d’analyses commerciales et de graphiques.
Cela vous aidera à répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise.
Comment fonctionne l'intégration des données RH ?
L’intégration des données RH est un processus essentiel qui facilite la communication et le partage des données entre les différents systèmes logiciels d’une organisation.
Ce processus rationalise efficacement les flux de travail manuels ou sur papier en échanges de données automatisés, améliorant ainsi l’efficacité et la précision des opérations de ressources humaines.
L’essence de l’intégration des données RH réside dans l’ingestion, le nettoyage et la consolidation des données provenant de sources disparates dans un référentiel unifié. Ainsi, toute donnée saisie ou mise à jour dans un système est instantanément synchronisée dans toutes les applications liées, ce qui permet de maintenir la cohérence et la fiabilité des données dans l’ensemble du flux de travail des RH.
Il existe plusieurs méthodologies et technologies employées dans l’intégration des données RH, chacune adaptée aux différents besoins organisationnels :
- Entrepôt de données: Cette approche implique la consolidation de données provenant de sources multiples dans une base de données unique et complète. Un entrepôt de données permet d’effectuer des requêtes, des rapports et des analyses complexes, ce qui permet aux organisations d’obtenir des informations approfondies et de prendre des décisions éclairées sur la base d’un ensemble de données cohérent.
- ETL (Extract, Transform, Load): L’ETL est un processus essentiel de l’intégration des données, qui comporte trois étapes clés : l’extraction des données des sources originales, leur transformation pour les adapter aux exigences du système cible et leur chargement dans la base de données de destination. Cette méthode garantit l’uniformité et la précision des données, ce qui facilite l’analyse et la création de rapports. Les processus ETL sont conçus pour être exécutés régulièrement, afin que les données intégrées restent à jour et pertinentes.
- API (Application programming interface): Les API servent de connecteurs permettant à différents systèmes logiciels de communiquer et de partager directement des données. L’intégration API permet l’échange de données en temps réel entre les systèmes RH, garantissant des mises à jour et un accès immédiats sans l’étape intermédiaire du stockage des données dans un entrepôt. Cette méthode est très efficace pour l’intégration d’applications qui nécessitent une synchronisation des données en temps réel, offrant une flexibilité et une gestion dynamique des données.
Chacune de ces stratégies d’intégration offre une approche unique de la gestion des données RH, qu’il s’agisse des capacités d’analyse complètes d’un entrepôt de données ou du partage de données en temps réel de l’intégration API.
Les organisations peuvent choisir la méthode la plus appropriée ou une combinaison de celles-ci en fonction de leurs besoins spécifiques en matière d’intégration de données, de leur infrastructure technique et de leurs objectifs stratégiques, garantissant ainsi un écosystème de données RH rationalisé et efficace.
Les approches de l’intégration des données peuvent varier considérablement :
- L’intégration basée sur les applications: Dans ce cas, des applications logicielles spécialisées sont utilisées pour synchroniser et intégrer des données provenant de divers systèmes, afin d’en assurer la compatibilité et la cohérence.
- Intégration du stockage commun: Semblable à l’accès uniforme, cette approche permet non seulement de récupérer mais aussi de stocker une copie des données intégrées, fournissant ainsi une sauvegarde pour une sécurité et une accessibilité accrues.
- Intégration manuelle des données: Cette méthode traditionnelle nécessite une implication humaine directe à chaque étape de la consolidation des données, ce qui pose des problèmes en termes de temps et de marge d’erreur.
- Intégration des données par le biais d’un logiciel intermédiaire: En utilisant un logiciel intermédiaire, cette stratégie automatise le mouvement des données entre les systèmes sources et un référentiel central, améliorant ainsi l’efficacité et réduisant les erreurs manuelles.
- Intégration de l’accès uniforme: Cette méthode laisse les données à leur emplacement d’origine, mais permet de les récupérer et de les afficher dans un format standardisé à travers de multiples applications.
Chacune de ces stratégies d’intégration offre des avantages uniques et peut être sélectionnée en fonction des besoins spécifiques et de l’infrastructure technique de l’organisation, garantissant ainsi un système de gestion des données RH rationalisé, efficace et fiable.
5 exemples d'intégration des données RH
- Processus d’intégration automatisé: Lorsqu’un nouvel employé est ajouté à un système de suivi des candidats (ATS), ses informations sont automatiquement transférées vers d’autres systèmes RH tels que les plateformes de paie, d’avantages sociaux et de formation des employés, ce qui rationalise le processus d’intégration sans saisie manuelle des données.
- Synchronisation des systèmes de gestion des performances et de formation: Les évaluations des performances des employés provenant d’un système de gestion des performances sont intégrées à un système de gestion de l’apprentissage (LMS). Cela permet de formuler des recommandations de formation personnalisées basées sur les mesures des performances individuelles et les lacunes en matière de compétences.
- Profils unifiés des employés: Les données provenant de divers systèmes de ressources humaines, y compris les informations personnelles, l’historique de l’emploi et l’inscription aux avantages sociaux, sont consolidées dans un profil unique et complet de l’employé, accessible par le biais d’un système d’information sur les ressources humaines (SIRH). Cela permet d’avoir une vue d’ensemble de chaque employé pour une meilleure gestion et une meilleure planification.
- Mises à jour de la paie en temps réel: Toute modification des heures, des avantages ou des primes des employés saisie dans le logiciel de suivi des temps ou de gestion des avantages est instantanément synchronisée avec le système de paie. Cela garantit un traitement précis et opportun de la paie avec un minimum d’intervention manuelle.
- Gestion des absences et des congés: Les données d’absence collectées par une application de gestion des congés sont automatiquement intégrées au SIRH et aux systèmes de paie. Cela permet de contrôler facilement les soldes de congés, de se conformer au droit du travail et d’ajuster correctement la rémunération des congés.
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