Essere un professionista o un manager delle risorse umane significa spesso destreggiarsi tra numerose applicazioni e sistemi basati sul cloud. È normale che un dipartimento di risorse umane utilizzi molte applicazioni diverse per gestire attività come la ricerca di nuovi talenti, il monitoraggio dei candidati, l’elaborazione delle buste paga e la supervisione dei benefit per i dipendenti. Con così tante fonti di dati a portata di mano, è facile sentirsi sepolti da una montagna di informazioni. La chiave per navigare in questa abbondanza di dati senza farsi sopraffare è l’integrazione dei dati HR.
Approfondiamo il concetto di integrazione dei dati HR, delineandone l’importanza e i meccanismi di funzionamento.
Indice dei contenuti
Cos'è l'integrazione dei dati HR?
L’integrazione dei dati HR è un processo simile all’assemblaggio di un grande puzzle. Si tratta di un’operazione meticolosa che consiste nel combinare diversi pezzi di dati provenienti da varie fonti, come un sistema informativo per le risorse umane (HRIS), un sistema di tracciamento dei candidati (ATS), un sistema di pianificazione delle risorse aziendali (ERP) e altro ancora.
Mettendo insieme tutti i diversi pezzi, si crea una fonte di verità coesa, accessibile e utilizzabile per le risorse umane. Questo ecosistema di dati unificato semplifica i processi, riduce le imprecisioni e consente ai team HR di prendere decisioni ben informate e in linea con gli obiettivi strategici a lungo termine dell’organizzazione.
Perché l'integrazione dei dati è importante per le risorse umane?
I vantaggi dell’integrazione dei dati HR si estendono in lungo e in largo, influenzando ogni angolo di un’organizzazione. Ecco perché non è solo vantaggiosa, ma essenziale per le risorse umane:
1. Accessibilità dei dati:
Un reparto Risorse Umane spesso si destreggia tra una moltitudine di applicazioni e sistemi per la registrazione e la raccolta dei dati, con il risultato di una mole scoraggiante di dati da gestire e interpretare. Questa complessità può impedire a manager e leader di ottenere una comprensione completa e precisa dell’organizzazione, impedendo così di prendere decisioni informate.
Un vantaggio fondamentale dell’integrazione dei dati HR è la capacità di unire i dati provenienti da diverse applicazioni in un unico data warehouse consolidato. Questo consolidamento garantisce che i dati siano accessibili e facilmente condivisibili tra i diversi reparti, semplificando l’accesso e migliorando la chiarezza organizzativa.
2. Smantellare i silos di dati:
La proliferazione delle app all’interno dei dipartimenti HR testimonia l’evoluzione del panorama della gestione della forza lavoro. Queste app sono indispensabili per diverse funzioni HR, dal reperimento e reclutamento di talenti all’elaborazione delle buste paga.
Se da un lato l’adozione di un software specializzato per le risorse umane è vista come una spinta alla produttività e all’efficienza, dall’altro favorisce inavvertitamente la creazione di silos di dati.
Questi silos si verificano quando i dati vengono compartimentati all’interno di diverse applicazioni, rendendo difficile l’aggregazione, il confronto e l’ottenimento di informazioni significative tra le varie piattaforme.
L’integrazione dei dati HR consente un flusso di dati continuo tra piattaforme e applicazioni, migliorando l’analisi e la pianificazione strategica. Questo approccio risolve efficacemente il problema dei silos di dati nelle risorse umane.
3. Aumentare la produttività e l'efficienza:
Affidarsi a metodi obsoleti di gestione dei dati, come il trasferimento fisico dei documenti o l’inserimento manuale ridondante delle informazioni sui dipendenti su più piattaforme, riduce notevolmente l’efficienza del team HR.
Queste pratiche non solo consumano tempo prezioso, ma distolgono anche l’attenzione da iniziative strategiche fondamentali per il successo dell’organizzazione.
L’implementazione dell’integrazione dei dati HR ottimizza la condivisione delle informazioni tra le applicazioni, automatizzando il trasferimento dei dati.
Ad esempio, al momento dell’assunzione di un nuovo dipendente tramite un Applicant Tracking System (ATS), i suoi dati necessari per la busta paga possono essere inoltrati istantaneamente al sistema paghe senza alcun intervento manuale.
Questa automazione non solo elimina ore di inserimento di dati doppi, ma garantisce anche un flusso continuo di dati, evitando ritardi nelle attività degli altri membri del team.
Le dimensioni di un’organizzazione influenzano direttamente l’entità dei risparmi di tempo realizzati grazie all’integrazione dei dati, che vanno da pochi giorni all’equivalente del carico di lavoro di diversi dipendenti ogni mese.
Questi guadagni di efficienza aumentano la produttività del team HR, consentendogli di dedicare più risorse alla pianificazione strategica e alle attività che favoriscono la crescita dell’organizzazione.
4. Garantire l'integrità dei dati:
La qualità dei dati all’interno di un’organizzazione è fondamentale. Dati scadenti, caratterizzati da imprecisioni, ridondanze, incoerenze e lacune, possono distorcere in modo significativo i processi decisionali. Questo si traduce in strategie sbagliate e azioni ritardate.
Grazie al processo di integrazione dei dati, il rischio di errore umano nella gestione dei dati si riduce notevolmente. Tuttavia, il successo di questo processo dipende dalla qualità iniziale dei dati da consolidare. È necessaria una pulizia preliminare dei dati per correggere eventuali imprecisioni o incongruenze, assicurando che vengano integrati solo dati di alta qualità.
L’automazione della raccolta e dell’analisi dei dati offerta dall’integrazione dei dati offre ai dipartimenti HR una base di dati affidabili e precisi. Ciò consente ai professionisti delle risorse umane e ai leader delle organizzazioni di prendere decisioni con un elevato grado di sicurezza, grazie a dati precisi.
5. Migliorare la sicurezza:
Riducendo al minimo la gestione umana dei dati, l’integrazione dei dati HR rafforza la sicurezza dei dati e la conformità agli standard normativi.
Il consolidamento dei dati sulle risorse umane attraverso tecniche di integrazione rafforza notevolmente la sicurezza delle informazioni sensibili dei dipendenti. Riducendo al minimo il numero di persone che devono interagire con questi dati, il potenziale di accesso non autorizzato diminuisce notevolmente.
Inoltre, le soluzioni di integrazione dei dati di qualità superiore sono progettate per trasferire i dati in modo sicuro tra i sistemi senza memorizzarli inutilmente, assicurando che le informazioni dei dipendenti rimangano protette per tutto il loro ciclo di vita.
È fondamentale scegliere uno strumento di integrazione che aderisca a rigorosi standard di protezione dei dati e sia conforme alle normative locali e internazionali sulla privacy, rafforzando così il quadro di sicurezza all’interno di un’organizzazione.
6. Facilitare l'analisi previsionale:
L’avvento degli analytics sta rivoluzionando le risorse umane, spostando il loro ruolo da amministrativo a strategico grazie alla potenza dell’integrazione dei dati. Nel mercato dinamico di oggi, la semplice registrazione e archiviazione dei dati dei dipendenti non è in grado di sfruttare appieno il potenziale dell’HR analytics.
Sintetizzando i dati provenienti da fonti diverse, le Risorse Umane possono intraprendere un’analisi più approfondita e una pianificazione strategica, trasformando i dati grezzi in informazioni utili. Questa capacità consente alle Risorse Umane di dimostrare l’efficacia delle loro iniziative, di passare da una funzione di supporto a un’entità strategica centrale e di guidare un cambiamento significativo all’interno dell’organizzazione.
Se vuoi iniziare con l’analisi delle persone, devi combinare diversi set di dati sulle risorse umane. Immagina di voler esplorare il legame tra i programmi di formazione e i livelli di produttività all’interno dell’azienda.
Questa analisi prevede l’integrazione dei dati relativi alla formazione dei dipendenti con le metriche di produttività misurate nello stesso periodo. Unendo questi set di dati, le aziende possono scoprire come le diverse iniziative di formazione siano correlate alle variazioni di produttività, rivelando l’impatto diretto dello sviluppo dei dipendenti sull’efficienza operativa.
7. Identificare le tendenze e le cause
Hai mai riflettuto su cosa sta determinando la fluttuazione dei punteggi di soddisfazione dei dipendenti o sul perché alcuni reparti registrano tassi di turnover più elevati? L’integrazione di diverse fonti di dati consente di effettuare un’analisi completa, unendo informazioni che di solito sarebbero separate per rivelare approfondimenti sulle dinamiche organizzative.
Questa visione olistica facilita la rapida identificazione delle tendenze e delle cause sottostanti, consentendo interventi tempestivi per migliorare la fidelizzazione e la soddisfazione dei dipendenti.
Questo approccio analitico offre ai team delle risorse umane e ai leader aziendali la possibilità di capire come determinate politiche o pratiche influiscano sul morale e sulla fidelizzazione del personale. Porta a un processo decisionale più strategico ed efficace. Il processo decisionale è strettamente allineato agli obiettivi dell’organizzazione e al benessere dei suoi dipendenti.
8. Migliorare le esperienze dei dipendenti e dei candidati:
Semplificando il flusso di dati all’interno dell’organizzazione, l’integrazione dei dati elimina la necessità di manipolazione manuale dei dati e di lunghi processi di approvazione, rendendo le informazioni cruciali immediatamente disponibili. Questa accessibilità ha un impatto diretto sulle strategie di assunzione.
Grazie all’unificazione dei dati, i reclutatori hanno accesso a informazioni precise e attuabili, migliorando il processo di reclutamento e l’esperienza dei candidati. Questo porta ad assunzioni di qualità superiore e a una riduzione del turnover tra i nuovi arrivati.
Inoltre, l’esperienza dei dipendenti trae notevoli benefici dall’integrazione dei dati. I dipendenti hanno accesso diretto alle loro informazioni personali, dai feedback sulle prestazioni ai dettagli sullo stipendio, e possono gestire senza problemi le richieste amministrative.
Questo livello di autonomia, unito a processi snelli che consentono di aggiornare rapidamente lo stato dei progetti e di accedere facilmente ai contatti del team, alimenta una cultura di responsabilizzazione e trasparenza.
In definitiva, questo porta a una forza lavoro più connessa, informata e ricca di contenuti, sottolineando l’importanza di un sistema di dati unificato per la coesione e l’efficienza dell’organizzazione.
9. Visualizzazione dei dati
Data l’enorme mole di dati con cui le Risorse Umane hanno a che fare, la capacità di visualizzare queste informazioni è fondamentale. Svolge un ruolo importante nella comunicazione di informazioni chiare ai leader e ai responsabili delle decisioni, amplificando così l’influenza delle Risorse Umane all’interno dell’organizzazione.
Uno strumento di integrazione dei dati ti permetterà di utilizzare qualsiasi dato per creare una dashboard personalizzata con metriche chiave, analisi aziendali e grafici.
Questo ti aiuterà a raggiungere le tue specifiche esigenze aziendali.
Come funziona l'integrazione dei dati HR?
L’integrazione dei dati HR è un processo fondamentale che facilita la comunicazione e la condivisione dei dati tra i diversi sistemi software di un’organizzazione.
Questo processo ottimizza efficacemente i flussi di lavoro manuali o cartacei in scambi di dati automatizzati, migliorando l’efficienza e l’accuratezza delle operazioni HR.
L’essenza dell’integrazione dei dati HR consiste nell’ingerire, pulire e consolidare i dati provenienti da fonti diverse in un archivio unificato. In questo modo si garantisce che qualsiasi dato inserito o aggiornato in un sistema venga sincronizzato istantaneamente in tutte le applicazioni collegate, mantenendo la coerenza e l’affidabilità dei dati nell’intero flusso di lavoro delle risorse umane.
Esistono diverse metodologie e tecnologie impiegate nell’integrazione dei dati HR, ognuna adatta alle diverse esigenze organizzative:
- Data Warehouse: Questo approccio prevede il consolidamento dei dati provenienti da più fonti in un unico database completo. Un data warehouse permette di effettuare query, report e analisi complesse, consentendo alle organizzazioni di ottenere approfondimenti e prendere decisioni informate sulla base di un insieme di dati coesi.
- ETL (Extract, Transform, Load): L’ETL è un processo fondamentale nell’integrazione dei dati, che prevede tre fasi chiave: l’estrazione dei dati dalle fonti originali, la loro trasformazione per adattarli ai requisiti del sistema di destinazione e il loro caricamento nel database di destinazione. Questo metodo garantisce l’uniformità e l’accuratezza dei dati, facilitando l’analisi e il reporting. I processi ETL sono progettati per essere eseguiti regolarmente, in modo da mantenere i dati integrati aggiornati e rilevanti.
- API (Application programming interface): Le API sono dei connettori che permettono a diversi sistemi software di comunicare e condividere direttamente i dati. L’integrazione API consente lo scambio di dati in tempo reale tra i sistemi HR, garantendo aggiornamenti e accesso immediati senza la fase intermedia di archiviazione dei dati in un magazzino. Questo metodo è molto efficace per l’integrazione di applicazioni che richiedono la sincronizzazione dei dati al minuto, offrendo flessibilità e gestione dinamica dei dati.
Ognuna di queste strategie di integrazione offre un approccio unico alla gestione dei dati HR, dalle capacità di analisi complete di un Data Warehouse alla condivisione dei dati in tempo reale dell’integrazione API.
Le organizzazioni possono scegliere il metodo più appropriato o una combinazione di essi in base alle loro specifiche esigenze di integrazione dei dati, all’infrastruttura tecnica e agli obiettivi strategici, garantendo un ecosistema di dati HR efficiente e snello.
Gli approcci all’integrazione dei dati possono variare notevolmente:
- Integrazione basata su applicazioni: In questo caso, si utilizzano applicazioni software specializzate per sincronizzare e integrare i dati provenienti da sistemi diversi, garantendo compatibilità e coerenza.
- Integrazione dell’archiviazione comune: Simile all’accesso uniforme, questo approccio non solo recupera ma archivia anche una copia dei dati integrati, fornendo un backup per una maggiore sicurezza e accessibilità.
- Integrazione manuale dei dati: Questo metodo tradizionale richiede il coinvolgimento diretto dell’uomo in ogni fase del consolidamento dei dati, ponendo problemi in termini di tempo e margine di errore.
- Integrazione dei dati middleware: Utilizzando un software middleware, questa strategia automatizza il movimento dei dati tra i sistemi di origine e un repository centrale, migliorando l’efficienza e riducendo gli errori manuali.
- Integrazione dell’accesso uniforme: Questo metodo lascia i dati nella loro posizione originale, ma ne consente il recupero e la visualizzazione in un formato standardizzato in più applicazioni.
Ognuna di queste strategie di integrazione offre vantaggi unici e può essere scelta in base alle esigenze specifiche e all’infrastruttura tecnica dell’organizzazione, garantendo un sistema di gestione dei dati HR snello, efficiente e affidabile.
5 esempi di integrazione dei dati HR
- Processo di onboarding automatizzato: Quando un nuovo dipendente viene aggiunto a un sistema di tracciamento dei candidati (ATS), le sue informazioni vengono trasferite automaticamente ad altri sistemi HR, come le piattaforme per le paghe, i benefit e la formazione dei dipendenti, snellendo il processo di onboarding senza l’inserimento manuale dei dati.
- Sincronizzazione dei sistemi di gestione delle prestazioni e di apprendimento: Le valutazioni delle prestazioni dei dipendenti da un sistema di gestione delle prestazioni sono integrate con un sistema di gestione dell’apprendimento (LMS). In questo modo è possibile ottenere consigli di formazione personalizzati in base alle metriche di performance individuali e alle lacune di competenze.
- Profili unificati dei dipendenti: I dati provenienti da diversi sistemi HR, tra cui le informazioni personali, la storia lavorativa e l’iscrizione ai benefit, vengono consolidati in un unico profilo completo del dipendente accessibile tramite un sistema informativo HR (HRIS). In questo modo si ottiene una visione olistica di ciascun dipendente per una migliore gestione e pianificazione.
- Aggiornamenti in tempo reale delle buste paga: Tutte le modifiche alle ore, ai benefit o ai bonus dei dipendenti acquisite nel software di rilevazione presenze o di gestione dei benefit vengono sincronizzate istantaneamente con il sistema di buste paga. Questo garantisce un’elaborazione accurata e tempestiva delle buste paga con un intervento manuale minimo.
- Gestione delle assenze e dei congedi: I dati sulle assenze raccolti tramite un’applicazione di gestione dei permessi vengono integrati automaticamente con i sistemi HRIS e di payroll. In questo modo è possibile monitorare facilmente i saldi delle assenze, rispettare le leggi sul lavoro e adeguare correttamente la retribuzione per le assenze.
Domande frequenti
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