Integratie van HR-gegevens: Waarom de koppeling van HR-gegevens zo belangrijk is

Als HR-professional of -manager moet je vaak jongleren met talloze apps en cloudgebaseerde systemen. Het komt vaak voor dat een HR-afdeling veel verschillende applicaties gebruikt om taken als het vinden van nieuw talent, het volgen van kandidaten, het verwerken van salarisadministratie en het regelen van secundaire arbeidsvoorwaarden uit te voeren. Met zoveel gegevensbronnen binnen handbereik is het makkelijk om je bedolven te voelen onder een berg informatie. De sleutel tot het navigeren door deze overvloed aan gegevens zonder overweldigd te raken is HR data integratie.

Laten we eens duiken in het concept van integratie van HR-gegevens en het belang en de werking ervan schetsen.

Wat is integratie van HR-gegevens?

Integratie van HR-gegevens is een proces dat lijkt op het in elkaar zetten van een grote legpuzzel. Het gaat om het nauwgezet combineren van verschillende gegevens uit verschillende bronnen, zoals een Human Resources Information System (HRIS), Applicant Tracking System (ATS), Enterprise Resource Planning (ERP) en nog veel meer.

Door alle verschillende stukken samen te voegen, creëer je één samenhangende, toegankelijke en bruikbare bron van waarheid voor HR. Dit uniforme data-ecosysteem vereenvoudigt processen, vermindert onnauwkeurigheden en stelt HR-teams in staat om goed geïnformeerde beslissingen te nemen die in lijn zijn met de strategische langetermijndoelstellingen van de organisatie.

Waarom is koppeling van gegevens belangrijk voor HR?

De voordelen van de koppeling van HR-gegevens reiken ver en hebben invloed op elke hoek van een organisatie. Dit is waarom het niet alleen voordelig, maar ook essentieel is voor HR:

1. Toegankelijkheid van gegevens:

Een HR-afdeling goochelt vaak met een veelheid aan apps en systemen voor het vastleggen en verzamelen van gegevens, wat resulteert in een ontmoedigende stapel gegevens die moet worden beheerd en geïnterpreteerd. Deze complexiteit kan managers en leiders ervan weerhouden om een volledig en nauwkeurig inzicht in de organisatie te krijgen, waardoor geïnformeerde besluitvorming wordt belemmerd.

Een belangrijk voordeel van de koppeling van HR-gegevens is de mogelijkheid om gegevens uit verschillende applicaties samen te voegen tot één geconsolideerd datawarehouse. Deze consolidatie zorgt ervoor dat gegevens toegankelijk zijn en gemakkelijk gedeeld kunnen worden tussen verschillende afdelingen, wat de toegang vereenvoudigt en de duidelijkheid van de organisatie vergroot.

2. Ontmanteling van datasilo's:

De proliferatie van apps binnen HR-afdelingen is een bewijs van het veranderende landschap van personeelsbeheer. Deze apps zijn onmisbaar voor verschillende HR-functies, van het werven en selecteren van talent tot salarisadministratie.

Hoewel het gebruik van gespecialiseerde HR-software vaak wordt gezien als een stimulans voor de productiviteit en efficiëntie, bevordert het onbedoeld ook het ontstaan van datasilo’s.

Deze silo’s ontstaan wanneer gegevens worden opgesplitst in verschillende applicaties, waardoor het een uitdaging wordt om ze samen te voegen, te vergelijken en er zinvolle inzichten uit af te leiden op verschillende platforms.

Integratie van HR-gegevens zorgt voor een naadloze gegevensstroom tussen platforms en apps, waardoor analyses en strategische planning worden verbeterd. Deze aanpak lost het probleem van datasilo’s in HR effectief op.

3. Productiviteit en efficiëntie verhogen:

Vertrouwen op verouderde methoden van gegevensbeheer, zoals de fysieke overdracht van documenten of de overbodige handmatige invoer van personeelsgegevens op meerdere platforms, doet aanzienlijk afbreuk aan de efficiëntie van het HR-team.

Deze praktijken verbruiken niet alleen kostbare tijd, maar leiden ook de aandacht af van strategische initiatieven die cruciaal zijn voor het succes van de organisatie.

De implementatie van integratie van HR-gegevens stroomlijnt het delen van informatie tussen applicaties en automatiseert de gegevensoverdracht.

Wanneer bijvoorbeeld een nieuwe werknemer wordt aangeworven via een Applicant Tracking System (ATS), kunnen zijn of haar loongegevens onmiddellijk worden doorgestuurd naar het salarissysteem zonder handmatige tussenkomst.

Deze automatisering elimineert niet alleen uren van dubbele gegevensinvoer, maar zorgt ook voor een continue gegevensstroom, waardoor vertragingen in de taken van andere teamleden worden voorkomen.

De schaal van een organisatie heeft een directe invloed op de mate van tijdsbesparing die wordt gerealiseerd door koppeling van gegevens, variërend van een paar dagen tot het equivalent van de werkdruk van meerdere werknemers per maand.

Dergelijke efficiëntiewinsten verhogen de productiviteit van het HR-team, waardoor ze meer middelen kunnen besteden aan strategische planning en activiteiten die de groei van de organisatie stimuleren.

Duis blandit, augue eget facilisis gravida, velit massa varius odio

Mauris euismod enim nec vestibulum venenatis. Suspendisse enim metus, interdum id egestas ut, pulvinar a mi. Integer consequat rutrum venenatis. Phasellus blandit est sed congue porta. Donec quam tellus, rhoncus a vulputate et, auctor eu massa.

LOREM IPSUM DOLOR AMET ZITTEN

4. Garanderen van gegevensintegriteit:

De kwaliteit van gegevens binnen een organisatie is van cruciaal belang. Slechte gegevens, gekenmerkt door onnauwkeurigheden, redundanties, inconsistenties en hiaten, kunnen besluitvormingsprocessen aanzienlijk verstoren. Dit leidt tot verkeerde strategieën en vertraagde acties.

Door het proces van gegevensintegratie wordt het risico van menselijke fouten in gegevensbeheer aanzienlijk verminderd. Het succes van dit proces hangt echter af van de initiële kwaliteit van de gegevens die worden geconsolideerd. Er is een voorafgaande opschoning van de gegevens nodig om eventuele onnauwkeurigheden of inconsistenties te corrigeren, zodat alleen gegevens van hoge kwaliteit worden geïntegreerd.

De automatisering van gegevensverzameling en -analyse die gegevensintegratie mogelijk maakt, biedt HR-afdelingen een basis van betrouwbare en nauwkeurige gegevens. Dit stelt HR-professionals en organisatieleiders in staat om beslissingen te nemen met een hoge mate van vertrouwen, ondersteund door accurate gegevensinzichten.

5. Beveiliging verbeteren:

Door de menselijke omgang met gegevens tot een minimum te beperken, versterkt de koppeling van HR-gegevens de gegevensbeveiliging en de naleving van wettelijke normen.

De consolidatie van HR-gegevens door middel van koppelingstechnieken zorgt voor een aanzienlijk betere beveiliging van gevoelige werknemersinformatie. Door het aantal personen dat met deze gegevens moet werken tot een minimum te beperken, wordt de kans op onbevoegde toegang sterk verkleind.

Bovendien zijn superieure oplossingen voor gegevensintegratie ontworpen om gegevens veilig over te dragen tussen systemen zonder ze onnodig op te slaan, zodat werknemersinformatie gedurende de hele levenscyclus beschermd blijft.

Het is cruciaal om een koppeling te kiezen die voldoet aan strenge normen voor gegevensbescherming en aan zowel lokale als internationale regelgeving voor gegevensprivacy, waardoor het beveiligingsraamwerk binnen een organisatie wordt versterkt.

6. Toekomstgerichte analyse vergemakkelijken:

De komst van analytics zorgt voor een revolutie in HR, waarbij de rol van HR verschuift van administratief naar strategisch door de kracht van koppeling van gegevens. In de huidige dynamische markt is het vastleggen en opslaan van personeelsgegevens alleen niet genoeg om het volledige potentieel van HR-analyse te benutten.

Door gegevens uit verschillende bronnen samen te voegen, kan HR beginnen aan een diepere analyse en strategische planning, waarbij ruwe gegevens worden omgezet in bruikbare inzichten. Met dit vermogen kan HR de effectiviteit van hun initiatieven onderbouwen, veranderen van een ondersteunende functie in een strategische kernentiteit en zinvolle veranderingen binnen de organisatie stimuleren.

Als je wilt beginnen met people analytics moet je verschillende sets HR-gegevens combineren. Stel je voor dat je het verband tussen trainingsprogramma’s en productiviteitsniveaus binnen het bedrijf wilt onderzoeken.

Deze analyse omvat de integratie van gegevens uit de trainingsregistratie van werknemers met productiviteitsgegevens die over dezelfde periode zijn gemeten. Door deze datasets samen te voegen, kunnen bedrijven inzicht krijgen in hoe verschillende trainingsinitiatieven correleren met veranderingen in productiviteit, waardoor de directe impact van de ontwikkeling van werknemers op de operationele efficiëntie duidelijk wordt.

7. Trends en oorzaken identificeren

Heb je je ooit afgevraagd wat de oorzaak is van de schommelingen in de werknemerstevredenheidsscores of waarom bepaalde afdelingen een hoger verloop hebben? Het integreren van verschillende gegevensbronnen maakt een uitgebreide analyse mogelijk, waarbij informatie die normaal gesproken los van elkaar zou staan, wordt samengevoegd om diepgaande inzichten in de dynamiek van de organisatie te onthullen.

Deze holistische kijk maakt het mogelijk om trends en onderliggende oorzaken snel te identificeren, zodat er tijdig ingegrepen kan worden om het behoud en de tevredenheid van werknemers te verbeteren.

Deze analytische aanpak geeft HR-teams en bedrijfsleiders de mogelijkheid om te begrijpen hoe bepaald beleid of bepaalde praktijken het moreel en het behoud van personeel beïnvloeden. Dit leidt tot meer strategische en effectieve besluitvorming. Dit besluitvormingsproces is nauw afgestemd op de doelen van de organisatie en het welzijn van de medewerkers.

8. De ervaringen van werknemers en kandidaten verbeteren:

Door de gegevensstroom binnen de organisatie te stroomlijnen, maakt koppeling van gegevens handmatige gegevensmanipulatie en langdurige goedkeuringsprocessen overbodig, waardoor cruciale informatie direct beschikbaar is. Deze toegankelijkheid heeft een directe invloed op wervingsstrategieën.

Door gegevens te verenigen, krijgen recruiters toegang tot nauwkeurige, bruikbare inzichten, waardoor het wervingsproces en de ervaring van de kandidaat worden verbeterd. Dit leidt tot kwalitatief betere aanwervingen en minder verloop onder nieuwkomers.

Bovendien profiteert de werknemerservaring aanzienlijk van de koppeling van gegevens. Werknemers krijgen direct toegang tot hun persoonlijke informatie, van feedback over prestaties tot salarisgegevens, en kunnen administratieve verzoeken moeiteloos afhandelen.

Deze mate van autonomie, gecombineerd met gestroomlijnde processen die snelle updates van projectstatussen en eenvoudige toegang tot teamcontacten mogelijk maken, voedt een cultuur van empowerment en transparantie.

Uiteindelijk leidt dit tot meer verbonden, geïnformeerde en tevreden werknemers, wat het belang onderstreept van een uniform gegevenssysteem voor organisatorische samenhang en efficiëntie.

9. De gegevens visualiseren

Gezien de enorme hoeveelheden gegevens waar HR mee te maken heeft, is de mogelijkheid om deze informatie te visualiseren cruciaal. Het speelt een belangrijke rol bij het communiceren van duidelijke inzichten naar leiders en besluitvormers, waardoor de invloed van HR binnen de organisatie wordt vergroot.

Met een tool voor gegevensintegratie kun je elk gegevensitem gebruiken om een dashboard op maat te maken met belangrijke statistieken, bedrijfsanalyses en grafieken.

Dit zal u helpen om uw specifieke bedrijfsbehoeften te realiseren.

Hoe werkt de integratie van HR-gegevens?

Integratie van HR-gegevens is een cruciaal proces dat naadloze communicatie en gegevensuitwisseling tussen verschillende softwaresystemen binnen een organisatie mogelijk maakt.

Dit proces stroomlijnt handmatige of papieren workflows effectief tot geautomatiseerde gegevensuitwisselingen, waardoor de efficiëntie en nauwkeurigheid van HR-activiteiten worden verbeterd.

De essentie van de koppeling van HR-gegevens ligt in de opname, opschoning en consolidatie van gegevens uit verschillende bronnen in een uniforme opslagplaats. Dit zorgt ervoor dat alle gegevens die in één systeem worden ingevoerd of bijgewerkt, onmiddellijk worden gesynchroniseerd in alle gekoppelde applicaties, waardoor de consistentie en betrouwbaarheid van de gegevens in de HR-workflow behouden blijft.

Er zijn verschillende methodologieën en technologieën die worden gebruikt bij de koppeling van HR-gegevens, elk geschikt voor verschillende organisatorische behoeften:

Data Warehouse: Bij deze aanpak worden gegevens uit meerdere bronnen geconsolideerd in een enkele, uitgebreide database. Een datawarehouse maakt complexe gegevensquery’s, rapportage en analyse mogelijk, zodat organisaties diepgaande inzichten kunnen verwerven en weloverwogen beslissingen kunnen nemen op basis van een samenhangende dataset.

ETL (extractie, transformatie, laden): ETL is een cruciaal proces in gegevensintegratie en omvat drie belangrijke fasen: gegevens extraheren uit oorspronkelijke bronnen, ze transformeren zodat ze voldoen aan de vereisten van het doelsysteem en ze laden in de doeldatabase. Deze methode zorgt voor uniformiteit en nauwkeurigheid van gegevens, waardoor eenvoudige analyses en rapportages mogelijk worden. ETL-processen zijn ontworpen om regelmatig uitgevoerd te worden, zodat de geïntegreerde gegevens up-to-date en relevant blijven.

API (programmeerinterface voor toepassingen): API’s dienen als koppelingen waarmee verschillende softwaresystemen rechtstreeks kunnen communiceren en gegevens kunnen delen. API integratie zorgt voor real-time gegevensuitwisseling tussen HR-systemen en zorgt voor onmiddellijke updates en toegang zonder de tussenstap van het opslaan van gegevens in een magazijn. Deze methode is zeer effectief voor de integratie van toepassingen die een tot op de minuut nauwkeurige koppeling van gegevens vereisen en biedt flexibiliteit en dynamisch gegevensbeheer.

Elk van deze koppelingsstrategieën biedt een unieke aanpak voor het beheer van HR-gegevens, van de uitgebreide analysemogelijkheden van een Data Warehouse tot het realtime delen van gegevens via API Integratie.

Organisaties kunnen de meest geschikte methode of een combinatie daarvan kiezen op basis van hun specifieke behoeften op het gebied van gegevensintegratie, hun technische infrastructuur en hun strategische doelen, zodat ze verzekerd zijn van een gestroomlijnd en efficiënt ecosysteem voor HR-gegevens.

De benaderingen van gegevenskoppeling kunnen sterk variëren:

Integratie op basis van toepassingen: Hier worden gespecialiseerde softwaretoepassingen gebruikt om gegevens uit verschillende systemen te synchroniseren en te koppelen, zodat de compatibiliteit en coherentie gewaarborgd zijn.

Gemeenschappelijke koppeling voor opslag: Net als bij uniforme toegang, wordt bij deze aanpak niet alleen een kopie van de geïntegreerde gegevens opgehaald, maar ook opgeslagen.

Handmatige gegevensintegratie: Deze traditionele methode vereist directe menselijke betrokkenheid bij elke stap van gegevensconsolidatie, wat uitdagingen met zich meebrengt in termen van tijd en foutmarge.

Middleware Data Integratie: Met behulp van middleware software automatiseert deze strategie de verplaatsing van gegevens tussen bronsystemen en een centrale opslagplaats, waardoor de efficiëntie toeneemt en het aantal handmatige fouten afneemt.

Integratie van uniforme toegang: Bij deze methode blijven gegevens op hun oorspronkelijke locatie, maar kunnen ze worden opgehaald en weergegeven in een gestandaardiseerd formaat in meerdere applicaties.

Elk van deze strategieën voor integratie biedt unieke voordelen en kan worden geselecteerd op basis van de specifieke behoeften en de technische infrastructuur van de organisatie, zodat een gestroomlijnd, efficiënt en betrouwbaar systeem voor het beheer van HR-gegevens ontstaat.

5 voorbeelden van integratie van HR-gegevens

Geautomatiseerd inwerkproces: Wanneer een nieuwe medewerker wordt toegevoegd aan een Applicant Tracking System (ATS), wordt zijn informatie automatisch doorgestuurd naar andere HR-systemen zoals salarisadministratie, arbeidsvoorwaarden en trainingsplatforms voor medewerkers, waardoor het inwerkproces wordt gestroomlijnd zonder handmatige gegevensinvoer.

Prestatiemanagement en leersystemen synchroniseren: Prestatiebeoordelingen van werknemers uit een prestatiebeheersysteem worden geïntegreerd met een leerbeheersysteem (LMS). Dit maakt gepersonaliseerde trainingsaanbevelingen mogelijk op basis van individuele prestatiegegevens en vaardigheidshiaten.

Geïntegreerde werknemersprofielen: Gegevens uit verschillende HR-systemen, waaronder persoonlijke informatie, functiegeschiedenis en inschrijvingen voor secundaire arbeidsvoorwaarden, worden geconsolideerd in één uitgebreid werknemersprofiel dat toegankelijk is via een HR-informatiesysteem (HRIS). Dit biedt een holistisch beeld van elke werknemer voor beter management en planning.

Real-time salarisadministratie updates: Alle wijzigingen in werknemersuren, voordelen of bonussen die worden vastgelegd in software voor tijdregistratie of voordelenbeheer worden onmiddellijk gesynchroniseerd met het salarisadministratiesysteem. Dit zorgt voor een nauwkeurige en tijdige salarisadministratie met minimale handmatige tussenkomst.

Afwezigheids- en verlofbeheer: Afwezigheidsgegevens die worden verzameld via een applicatie voor verlofbeheer worden automatisch geïntegreerd met de HRIS- en salarisadministratiesystemen. Hierdoor is het eenvoudig om verlofsaldi te controleren, de arbeidswetgeving na te leven en het loon voor verlof correct aan te passen.