Als Personalfachmann oder -manager jonglieren Sie oft mit zahlreichen Apps und cloudbasierten Systemen. Es ist üblich, dass eine Personalabteilung viele verschiedene Anwendungen einsetzt, um Aufgaben wie die Suche nach neuen Talenten, die Überwachung von Bewerbern, die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung und die Überwachung von Sozialleistungen für Mitarbeiter zu erledigen. Bei so vielen Datenquellen, die Ihnen zur Verfügung stehen, kann es leicht passieren, dass Sie unter einem Berg von Informationen begraben werden. Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Fülle von Daten, ohne dabei überfordert zu werden, liegt in der Integration von HR-Daten.
Lassen Sie uns in das Konzept der Integration von HR-Daten eintauchen und seine Bedeutung und die Funktionsweise erläutern.
Inhaltsverzeichnis
Was ist HR-Datenintegration?
Die Integration von Personaldaten ist ein Prozess, der dem Zusammensetzen eines großen Puzzles gleicht. Es handelt sich dabei um die akribische Aufgabe, verschiedene Daten aus unterschiedlichen Quellen wie einem Personalinformationssystem (HRIS), einem Bewerberverfolgungssystem (ATS), einer Unternehmensressourcenplanung (ERP) und noch mehr zu kombinieren.
Indem Sie all die verschiedenen Teile zusammenfügen, schaffen Sie eine einheitliche, zugängliche und nutzbare Quelle der Wahrheit für die Personalabteilung. Dieses einheitliche Datenökosystem vereinfacht die Prozesse, reduziert Ungenauigkeiten und ermöglicht es den HR-Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit den langfristigen strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Warum ist Datenintegration für die Personalabteilung wichtig?
Die Vorteile der Integration von HR-Daten sind weitreichend und wirken sich auf alle Bereiche eines Unternehmens aus. Hier erfahren Sie, warum sie für die Personalabteilung nicht nur vorteilhaft, sondern unerlässlich ist:
1. Zugänglichkeit der Daten:
Eine Personalabteilung jongliert oft mit einer Vielzahl von Apps und Systemen zur Datenerfassung und -erfassung, was zu einem gewaltigen Haufen von Daten führt, die verwaltet und interpretiert werden müssen. Diese Komplexität kann Manager und Führungskräfte daran hindern, ein umfassendes und präzises Verständnis des Unternehmens zu erlangen, und damit eine fundierte Entscheidungsfindung behindern.
Ein wesentlicher Vorteil der HR-Datenintegration ist die Fähigkeit, Daten aus verschiedenen Anwendungen in einem einzigen, konsolidierten Data Warehouse zusammenzuführen. Diese Konsolidierung stellt sicher, dass die Daten über verschiedene Abteilungen hinweg zugänglich sind und problemlos gemeinsam genutzt werden können, was den Zugriff vereinfacht und die organisatorische Übersichtlichkeit erhöht.
2. Abbau von Datensilos:
Die Verbreitung von Apps in Personalabteilungen ist ein Beweis für die sich entwickelnde Landschaft der Personalverwaltung. Diese Apps sind für verschiedene HR-Funktionen unverzichtbar, von der Beschaffung und Einstellung von Talenten bis hin zur Gehaltsabrechnung.
Die Einführung spezialisierter HR-Software wird zwar weitgehend als Produktivitäts- und Effizienzsteigerung angesehen, fördert aber auch ungewollt die Bildung von Datensilos.
Diese Silos entstehen, wenn Daten in verschiedenen Anwendungen aufgesplittet werden, so dass es schwierig ist, sie plattformübergreifend zu aggregieren, zu vergleichen und sinnvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
Die Integration von HR-Daten ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss über Plattformen und Anwendungen hinweg und verbessert so die Analyse und strategische Planung. Mit diesem Ansatz wird das Problem der Datensilos im Personalwesen effektiv gelöst.
3. Steigerung von Produktivität und Effizienz:
Der Rückgriff auf veraltete Methoden der Datenverwaltung, wie z.B. die physische Übertragung von Dokumenten oder die redundante manuelle Eingabe von Mitarbeiterinformationen über mehrere Plattformen, beeinträchtigt die Effizienz des HR-Teams erheblich.
Diese Praktiken verschlingen nicht nur wertvolle Zeit, sondern lenken auch von strategischen Initiativen ab, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind.
Die Implementierung der HR-Datenintegration rationalisiert die gemeinsame Nutzung von Informationen zwischen Anwendungen und automatisiert den Datentransfer.
So können beispielsweise bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters über ein Applicant Tracking System (ATS) die erforderlichen Angaben zur Gehaltsabrechnung sofort und ohne manuellen Eingriff an das Gehaltsabrechnungssystem weitergeleitet werden.
Durch diese Automatisierung entfällt nicht nur die stundenlange doppelte Dateneingabe, sondern es wird auch ein kontinuierlicher Datenfluss gewährleistet, der Verzögerungen bei den Aufgaben anderer Teammitglieder verhindert.
Die Größe eines Unternehmens hat einen direkten Einfluss auf das Ausmaß der Zeitersparnis, die durch die Datenintegration erzielt werden kann. Sie reicht von einigen Tagen bis zum Äquivalent der Arbeitsbelastung mehrerer Mitarbeiter pro Monat.
Solche Effizienzsteigerungen erhöhen die Produktivität des HR-Teams und ermöglichen es ihm, mehr Ressourcen für die strategische Planung und Aktivitäten zu verwenden, die das Unternehmenswachstum vorantreiben.
4. Sicherstellung der Datenintegrität:
Die Qualität der Daten in einem Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung. Schlechte Daten, die durch Ungenauigkeiten, Redundanzen, Inkonsistenzen und Lücken gekennzeichnet sind, können Entscheidungsprozesse erheblich verzerren. Das Ergebnis sind fehlgeleitete Strategien und verzögerte Aktionen.
Durch den Prozess der Datenintegration wird das Risiko menschlicher Fehler bei der Datenverwaltung deutlich verringert. Der Erfolg dieses Prozesses hängt jedoch von der anfänglichen Qualität der zu konsolidierenden Daten ab. Die Daten müssen zunächst bereinigt werden, um Ungenauigkeiten oder Unstimmigkeiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass nur qualitativ hochwertige Daten integriert werden.
Die durch die Datenintegration ermöglichte Automatisierung der Datenerfassung und -analyse bietet Personalabteilungen eine Grundlage für zuverlässige und präzise Daten. Dadurch können Personalverantwortliche und Führungskräfte Entscheidungen mit einem hohen Maß an Vertrauen treffen, das durch genaue Dateneinblicke gestützt wird.
5. Verbesserung der Sicherheit:
Durch die Minimierung des menschlichen Umgangs mit Daten stärkt die HR-Datenintegration die Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Die Konsolidierung von Personaldaten durch Integrationstechniken erhöht die Sicherheit von sensiblen Mitarbeiterdaten erheblich. Durch die Minimierung der Anzahl der Personen, die mit diesen Datensätzen interagieren müssen, wird das Potenzial für unbefugten Zugriff stark verringert.
Darüber hinaus sind überlegene Datenintegrationslösungen so konzipiert, dass sie Daten sicher zwischen Systemen übertragen, ohne sie unnötig zu speichern, so dass der Schutz von Mitarbeiterinformationen während ihres gesamten Lebenszyklus gewährleistet ist.
Es ist von entscheidender Bedeutung, ein Integrationstool auszuwählen, das strenge Datenschutzstandards einhält und sowohl mit den lokalen als auch den internationalen Datenschutzbestimmungen übereinstimmt, um so den Sicherheitsrahmen innerhalb eines Unternehmens zu stärken.
6. Erleichterung der vorausschauenden Analyse:
Das Aufkommen der Analytik revolutioniert das Personalwesen und verlagert seine Rolle durch die Macht der Datenintegration von der Verwaltung zur Strategie. Auf dem dynamischen Markt von heute reicht die bloße Erfassung und Speicherung von Mitarbeiterdaten nicht mehr aus, um das volle Potenzial der HR-Analytik auszuschöpfen.
Durch die Synthese von Daten aus verschiedenen Quellen kann die Personalabteilung eine tiefere Analyse und strategische Planung vornehmen und Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln. Diese Fähigkeit ermöglicht es der Personalabteilung, die Effektivität ihrer Initiativen zu belegen, sich von einer Unterstützungsfunktion zu einer strategischen Kerneinheit zu entwickeln und sinnvolle Veränderungen im Unternehmen voranzutreiben.
Wenn Sie mit der Personalanalyse beginnen möchten, müssen Sie verschiedene Datensätze aus dem Personalwesen kombinieren. Stellen Sie sich vor, Sie möchten den Zusammenhang zwischen Schulungsprogrammen und Produktivitätsniveau im Unternehmen untersuchen.
Diese Analyse würde die Integration von Daten aus den Schulungsaufzeichnungen der Mitarbeiter mit den im gleichen Zeitraum gemessenen Produktivitätsmetriken beinhalten. Durch die Zusammenführung dieser Datensätze können Unternehmen Erkenntnisse darüber gewinnen, wie verschiedene Schulungsinitiativen mit Produktivitätsveränderungen korrelieren und so die direkten Auswirkungen der Mitarbeiterentwicklung auf die betriebliche Effizienz aufzeigen.
7. Identifizierung von Trends und Ursachen
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was die Ursache für die Fluktuation bei der Mitarbeiterzufriedenheit ist oder warum bestimmte Abteilungen eine höhere Fluktuationsrate aufweisen? Die Integration verschiedener Datenquellen ermöglicht eine umfassende Analyse, bei der Informationen zusammengeführt werden, die normalerweise für sich stehen würden, um tiefe Einblicke in die Unternehmensdynamik zu erhalten.
Diese ganzheitliche Sichtweise erleichtert die schnelle Identifizierung von Trends und zugrundeliegenden Ursachen und ermöglicht rechtzeitige Interventionen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
Dieser analytische Ansatz gibt HR-Teams und Unternehmensleitern die Möglichkeit zu verstehen, wie sich bestimmte Richtlinien oder Praktiken auf die Moral und Bindung der Mitarbeiter auswirken. Er führt zu einer strategischeren und effektiveren Entscheidungsfindung. Dieser Entscheidungsprozess ist eng mit den Zielen des Unternehmens und dem Wohlergehen seiner Mitarbeiter verknüpft.
8. Verbesserung der Erfahrungen von Mitarbeitern und Bewerbern:
Durch die Rationalisierung des Datenflusses im gesamten Unternehmen macht die Datenintegration manuelle Datenmanipulationen und langwierige Genehmigungsverfahren überflüssig, so dass wichtige Informationen sofort verfügbar sind. Diese Zugänglichkeit wirkt sich direkt auf die Einstellungsstrategien aus.
Durch die Vereinheitlichung der Daten erhalten Personalverantwortliche Zugang zu präzisen, umsetzbaren Erkenntnissen, die den Einstellungsprozess und die Erfahrung der Bewerber verbessern. Dies führt zu qualitativ hochwertigeren Einstellungen und geringerer Fluktuation bei Neueinsteigern.
Darüber hinaus profitiert die Mitarbeitererfahrung erheblich von der Datenintegration. Die Mitarbeiter erhalten direkten Zugriff auf ihre persönlichen Informationen, vom Leistungsfeedback bis zu Gehaltsangaben, und können mühelos administrative Anfragen bearbeiten.
Dieses Maß an Autonomie in Verbindung mit optimierten Prozessen, die eine schnelle Aktualisierung des Projektstatus und einen einfachen Zugang zu den Teamkontakten ermöglichen, fördert eine Kultur der Eigenverantwortung und Transparenz.
Letztlich führt dies zu einer besser vernetzten, informierten und zufriedenen Belegschaft und unterstreicht die Bedeutung eines einheitlichen Datensystems für den Zusammenhalt und die Effizienz des Unternehmens.
9. Visualisierung der Daten
Angesichts der riesigen Datenmengen, mit denen die Personalabteilung zu tun hat, ist die Fähigkeit, diese Informationen zu visualisieren, von entscheidender Bedeutung. Sie spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Führungskräften und Entscheidungsträgern klare Erkenntnisse zu vermitteln und so den Einfluss der Personalabteilung innerhalb des Unternehmens zu stärken.
Mit einem Datenintegrationstool können Sie jedes beliebige Datenelement verwenden, um ein maßgeschneidertes Dashboard mit wichtigen Metriken, Geschäftsanalysen und Grafiken zu erstellen.
Dies wird Ihnen helfen, Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Wie funktioniert die Integration von HR-Daten?
Die Integration von Personaldaten ist ein wichtiger Prozess, der die nahtlose Kommunikation und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwaresystemen innerhalb eines Unternehmens ermöglicht.
Mit diesem Verfahren werden manuelle oder papierbasierte Arbeitsabläufe in einen automatisierten Datenaustausch umgewandelt, der die Effizienz und Genauigkeit der Personalarbeit verbessert.
Der Kern der HR-Datenintegration liegt in der Aufnahme, Bereinigung und Konsolidierung von Daten aus unterschiedlichen Quellen in ein einheitliches Repository. Dadurch wird sichergestellt, dass alle in einem System eingegebenen oder aktualisierten Daten sofort mit allen verknüpften Anwendungen synchronisiert werden, so dass die Datenkonsistenz und -zuverlässigkeit im gesamten HR-Workflow erhalten bleibt.
Es gibt verschiedene Methoden und Technologien für die Integration von Personaldaten, die sich jeweils für unterschiedliche Unternehmensanforderungen eignen:
- Data Warehouse: Dieser Ansatz beinhaltet die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen in einer einzigen, umfassenden Datenbank. Ein Data Warehouse ermöglicht komplexe Datenabfragen, Berichte und Analysen, so dass Unternehmen tiefe Einblicke gewinnen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage eines zusammenhängenden Datensatzes treffen können.
- ETL (Extrahieren, Transformieren, Laden): ETL ist ein zentraler Prozess bei der Datenintegration, der drei wichtige Schritte umfasst: Extrahieren der Daten aus den ursprünglichen Quellen, Transformieren der Daten, um sie an die Anforderungen des Zielsystems anzupassen, und Laden der Daten in die Zieldatenbank. Diese Methode gewährleistet die Einheitlichkeit und Genauigkeit der Daten und erleichtert einfache Analysen und Berichte. ETL-Prozesse sind so konzipiert, dass sie regelmäßig ausgeführt werden, damit die integrierten Daten stets aktuell und relevant sind.
- API (Anwendungsprogrammierschnittstelle): APIs dienen als Konnektoren, die es verschiedenen Softwaresystemen ermöglichen, direkt zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Die API-Integration ermöglicht den Datenaustausch in Echtzeit zwischen HR-Systemen und gewährleistet sofortige Aktualisierungen und den Zugriff darauf, ohne den Zwischenschritt der Speicherung von Daten in einem Lager. Diese Methode ist äußerst effektiv für die Integration von Anwendungen, die eine minutengenaue Datensynchronisation erfordern, und bietet Flexibilität und eine dynamische Datenverwaltung.
Jede dieser Integrationsstrategien bietet einen einzigartigen Ansatz für die Verwaltung von Personaldaten, von den umfassenden Analysemöglichkeiten eines Data Warehouse bis hin zum Echtzeit-Datenaustausch der API-Integration.
Unternehmen können je nach ihren spezifischen Anforderungen an die Datenintegration, ihrer technischen Infrastruktur und ihren strategischen Zielen die am besten geeignete Methode oder eine Kombination davon wählen, um ein optimiertes und effizientes Ökosystem für Personaldaten zu gewährleisten.
Die Ansätze zur Datenintegration können sehr unterschiedlich sein:
- Anwendungsgestützte Integration: Hier werden spezialisierte Softwareanwendungen eingesetzt, um Daten aus verschiedenen Systemen zu synchronisieren und zu integrieren und so Kompatibilität und Kohärenz zu gewährleisten.
- Gemeinsame Speicherintegration: Ähnlich wie beim einheitlichen Zugriff wird bei diesem Ansatz nicht nur eine Kopie der integrierten Daten abgerufen, sondern auch gespeichert, um ein Backup für zusätzliche Sicherheit und Zugänglichkeit zu schaffen.
- Manuelle Datenintegration: Diese traditionelle Methode erfordert bei jedem Schritt der Datenkonsolidierung eine direkte menschliche Beteiligung, was eine Herausforderung in Bezug auf Zeit und Fehlermarge darstellt.
- Middleware-Datenintegration: Mithilfe von Middleware-Software automatisiert diese Strategie die Bewegung von Daten zwischen Quellsystemen und einem zentralen Repository, wodurch die Effizienz gesteigert und manuelle Fehler reduziert werden.
- Einheitliche Zugriffsintegration: Diese Methode belässt die Daten an ihrem ursprünglichen Speicherort, ermöglicht aber den Abruf und die Anzeige der Daten in einem standardisierten Format über mehrere Anwendungen hinweg.
Jede dieser Integrationsstrategien bietet einzigartige Vorteile und kann je nach den spezifischen Anforderungen und der technischen Infrastruktur des Unternehmens ausgewählt werden, um ein optimiertes, effizientes und zuverlässiges HR-Datenverwaltungssystem zu gewährleisten.
5 Beispiele für die Integration von HR-Daten
- Automatisierter Onboarding-Prozess: Wenn ein neuer Mitarbeiter zu einem Applicant Tracking System (ATS) hinzugefügt wird, werden seine Informationen automatisch in andere HR-Systeme wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Mitarbeiterschulungsplattformen übertragen, wodurch der Onboarding-Prozess ohne manuelle Dateneingabe rationalisiert wird.
- Leistungsmanagement und Lernsysteme synchronisieren: Die Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern aus einem Performance Management System werden mit einem Learning Management System (LMS) integriert. Dies ermöglicht personalisierte Schulungsempfehlungen auf der Grundlage individueller Leistungskennzahlen und Kompetenzlücken.
- Einheitliche Mitarbeiterprofile: Daten aus verschiedenen HR-Systemen, einschließlich persönlicher Informationen, beruflicher Werdegang und Anmeldung zu Sozialleistungen, werden in einem einzigen, umfassenden Mitarbeiterprofil zusammengefasst, das über ein HR-Informationssystem (HRIS) zugänglich ist. So erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über jeden Mitarbeiter und können ihn besser verwalten und planen.
- Aktualisierungen der Gehaltsabrechnung in Echtzeit: Alle in der Zeiterfassungs- oder Leistungsverwaltungssoftware erfassten Änderungen bei den Arbeitsstunden, Leistungen oder Boni werden sofort mit dem Gehaltsabrechnungssystem synchronisiert. Dies gewährleistet eine genaue und zeitnahe Bearbeitung der Gehaltsabrechnung bei minimalem manuellem Aufwand.
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung: Abwesenheitsdaten, die über eine Anwendung zur Urlaubsverwaltung erfasst werden, werden automatisch in das HRIS und die Gehaltsabrechnungssysteme integriert. Dies ermöglicht eine einfache Überwachung der Urlaubssalden, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und die korrekte Anpassung der Vergütung für die freie Zeit.
Häufig gestellte Fragen
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