Als Fach- oder Führungskraft im Personalwesen muss man oft mit zahlreichen Apps und cloudbasierten Systemen jonglieren. Es ist üblich, dass eine Personalabteilung viele verschiedene Anwendungen verwendet, um Aufgaben wie die Suche nach neuen Talenten, die Überwachung von Stellenbewerbern, die Gehaltsabrechnung und die Überwachung von Sozialleistungen für Mitarbeiter zu erledigen. Bei so vielen Datenquellen kann man leicht das Gefühl bekommen, unter einem Berg von Informationen begraben zu werden. Der Schlüssel zur Bewältigung dieser Datenfülle, ohne dass Sie sich dabei überfordert fühlen, liegt in der Integration von HR-Daten.
Lassen Sie uns in das Konzept der Integration von Personaldaten eintauchen und seine Bedeutung sowie die Funktionsweise erläutern.
Inhaltsverzeichnis
Was ist die Integration von HR-Daten?
Die Integration von Personaldaten ist ein Prozess, der dem Zusammensetzen eines großen Puzzles gleicht. Dabei geht es um die akribische Aufgabe, verschiedene Daten aus unterschiedlichen Quellen wie einem Personalinformationssystem (HRIS), einem Bewerberverfolgungssystem (ATS), einer Unternehmensressourcenplanung (ERP) und vielem mehr zu kombinieren.
Indem Sie all die verschiedenen Teile zusammenfügen, schaffen Sie eine einheitliche, zugängliche und nutzbare Quelle der Wahrheit für die Personalabteilung. Dieses einheitliche Datenökosystem vereinfacht Prozesse, reduziert Ungenauigkeiten und ermöglicht es den HR-Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen, die mit den langfristigen strategischen Zielen des Unternehmens übereinstimmen.
Warum ist Datenintegration für die Personalabteilung wichtig?
Die Vorteile der Integration von HR-Daten sind weitreichend und wirken sich auf alle Bereiche eines Unternehmens aus. Hier erfahren Sie, warum sie für die Personalabteilung nicht nur vorteilhaft, sondern unerlässlich ist:
1. Zugänglichkeit der Daten:
Eine Personalabteilung jongliert oft mit einer Vielzahl von Apps und Systemen zur Datenerfassung und -erfassung, was zu einem beängstigenden Haufen von Daten führt, die verwaltet und interpretiert werden müssen. Diese Komplexität kann Manager und Führungskräfte daran hindern, ein umfassendes und präzises Verständnis der Organisation zu erlangen, was eine fundierte Entscheidungsfindung behindert.
Ein wesentlicher Vorteil der Integration von Personaldaten ist die Möglichkeit, Daten aus verschiedenen Anwendungen in einem einzigen, konsolidierten Data Warehouse zusammenzuführen. Diese Konsolidierung stellt sicher, dass die Daten über verschiedene Abteilungen hinweg zugänglich sind und problemlos gemeinsam genutzt werden können, was den Zugriff vereinfacht und die organisatorische Klarheit verbessert.
2. Abbau von Datensilos:
Die Verbreitung von Apps in Personalabteilungen ist ein Beweis für die sich entwickelnde Landschaft des Personalmanagements. Diese Apps sind für verschiedene HR-Funktionen unverzichtbar, von der Beschaffung und Rekrutierung von Talenten bis hin zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung.
Die Einführung spezialisierter HR-Software wird zwar weitgehend als Produktivitäts- und Effizienzsteigerung angesehen, fördert aber auch ungewollt die Bildung von Datensilos.
Diese Silos entstehen, wenn Daten in verschiedenen Anwendungen aufgesplittet werden, so dass es schwierig ist, sie plattformübergreifend zu aggregieren, zu vergleichen und sinnvolle Erkenntnisse zu gewinnen.
Die Integration von HR-Daten ermöglicht einen nahtlosen Datenfluss über Plattformen und Apps hinweg und verbessert so die Analyse und strategische Planung. Mit diesem Ansatz wird das Problem der Datensilos im Personalwesen wirksam gelöst.
3. Steigerung von Produktivität und Effizienz:
Der Rückgriff auf veraltete Methoden der Datenverwaltung, wie z.B. die physische Übertragung von Dokumenten oder die redundante manuelle Eingabe von Mitarbeiterinformationen über mehrere Plattformen, beeinträchtigt die Effizienz des HR-Teams erheblich.
Diese Praktiken verschlingen nicht nur wertvolle Zeit, sondern lenken auch von strategischen Initiativen ab, die für den Erfolg des Unternehmens entscheidend sind.
Durch die Integration von Personaldaten wird die gemeinsame Nutzung von Informationen zwischen Anwendungen rationalisiert und der Datentransfer automatisiert.
So können beispielsweise bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters über ein Applicant Tracking System (ATS) die erforderlichen Angaben zur Gehaltsabrechnung sofort und ohne manuellen Eingriff an das Gehaltsabrechnungssystem weitergeleitet werden.
Durch diese Automatisierung entfällt nicht nur die stundenlange doppelte Dateneingabe, sondern es wird auch ein kontinuierlicher Datenfluss gewährleistet, der Verzögerungen bei den Aufgaben anderer Teammitglieder verhindert.
Die Größe eines Unternehmens hat einen direkten Einfluss auf das Ausmaß der Zeitersparnis, die durch die Integration von Daten erzielt werden kann, und reicht von einigen Tagen bis zum Äquivalent der Arbeitsbelastung mehrerer Mitarbeiter pro Monat.
Solche Effizienzsteigerungen erhöhen die Produktivität des HR-Teams und ermöglichen es ihm, mehr Ressourcen für die strategische Planung und Aktivitäten zu verwenden, die das Unternehmenswachstum vorantreiben.
4. Sicherstellung der Datenintegrität:
Die Qualität der Daten in einem Unternehmen ist von entscheidender Bedeutung. Schlechte Daten, die durch Ungenauigkeiten, Redundanzen, Inkonsistenzen und Lücken gekennzeichnet sind, können Entscheidungsprozesse erheblich verzerren. Das Ergebnis sind fehlgeleitete Strategien und verzögerte Aktionen.
Durch den Prozess der Datenintegration wird das Risiko menschlicher Fehler bei der Datenverwaltung deutlich verringert. Der Erfolg dieses Prozesses hängt jedoch von der anfänglichen Qualität der zu konsolidierenden Daten ab. Es ist eine Vorbereinigung der Daten erforderlich, um Ungenauigkeiten und Unstimmigkeiten zu beseitigen und sicherzustellen, dass nur qualitativ hochwertige Daten integriert werden.
Die Automatisierung der Datenerfassung und -analyse, die durch die Integration von Daten ermöglicht wird, bietet Personalabteilungen eine Grundlage für zuverlässige und präzise Daten. Dadurch können Personalverantwortliche und Führungskräfte Entscheidungen mit einem hohen Maß an Vertrauen treffen, das durch genaue Dateneinblicke gestützt wird.
5. Verbesserung der Sicherheit:
Durch die Minimierung des menschlichen Umgangs mit Daten stärkt die Integration von HR-Daten die Datensicherheit und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
Die Konsolidierung von Personaldaten durch Integrationstechniken erhöht die Sicherheit von sensiblen Mitarbeiterdaten erheblich. Durch die Minimierung der Anzahl der Personen, die mit diesen Datensätzen interagieren müssen, wird das Potenzial für unbefugten Zugriff erheblich verringert.
Darüber hinaus sind überlegene Lösungen für die Integration von Daten so konzipiert, dass sie Daten sicher zwischen Systemen übertragen, ohne sie unnötig zu speichern, und so sicherstellen, dass Mitarbeiterinformationen während ihres gesamten Lebenszyklus geschützt bleiben.
Es ist von entscheidender Bedeutung, ein Integrationstool auszuwählen, das strenge Datenschutzstandards einhält und sowohl die lokalen als auch die internationalen Datenschutzbestimmungen erfüllt, wodurch der Sicherheitsrahmen innerhalb einer Organisation gestärkt wird.
6. Erleichterung der vorausschauenden Analyse:
Das Aufkommen der Analytik revolutioniert die Personalabteilung und verlagert ihre Rolle von der Verwaltung zur Strategie durch die Macht der Datenintegration. Auf dem dynamischen Markt von heute reicht die bloße Erfassung und Speicherung von Mitarbeiterdaten nicht aus, um das volle Potenzial der HR-Analytik auszuschöpfen.
Durch die Synthese von Daten aus verschiedenen Quellen kann die Personalabteilung eine tiefere Analyse und strategische Planung vornehmen und Rohdaten in verwertbare Erkenntnisse umwandeln. Diese Fähigkeit ermöglicht es der Personalabteilung, die Effektivität ihrer Initiativen zu belegen, sich von einer Unterstützungsfunktion zu einer strategischen Kerneinheit zu entwickeln und sinnvolle Veränderungen im Unternehmen voranzutreiben.
Wenn Sie mit der Personalanalyse beginnen wollen, müssen Sie verschiedene Sätze von Personaldaten kombinieren. Stellen Sie sich vor, Sie möchten den Zusammenhang zwischen Schulungsprogrammen und Produktivitätsniveau im Unternehmen untersuchen.
Diese Analyse würde die Integration von Daten aus den Schulungsaufzeichnungen der Mitarbeiter mit den im gleichen Zeitraum gemessenen Produktivitätsmetriken beinhalten. Durch die Zusammenführung dieser Datensätze können Unternehmen Erkenntnisse darüber gewinnen, wie verschiedene Schulungsinitiativen mit Produktivitätsveränderungen korrelieren und so die direkten Auswirkungen der Mitarbeiterentwicklung auf die betriebliche Effizienz aufzeigen.
7. Identifizierung von Trends und Ursachen
Haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, was die Ursache für die Fluktuation bei der Mitarbeiterzufriedenheit ist oder warum bestimmte Abteilungen eine höhere Fluktuationsrate aufweisen? Die Integration verschiedener Datenquellen ermöglicht eine umfassende Analyse, bei der Informationen zusammengeführt werden, die normalerweise für sich stehen würden, um tiefe Einblicke in die Unternehmensdynamik zu erhalten.
Diese ganzheitliche Sichtweise erleichtert die schnelle Identifizierung von Trends und zugrundeliegenden Ursachen und ermöglicht rechtzeitige Interventionen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und -zufriedenheit.
Dieser analytische Ansatz gibt HR-Teams und Unternehmensleitern die Möglichkeit zu verstehen, wie sich bestimmte Richtlinien oder Praktiken auf die Moral und Bindung der Mitarbeiter auswirken. Er führt zu einer strategischeren und effektiveren Entscheidungsfindung. Dieser Entscheidungsprozess ist eng mit den Zielen des Unternehmens und dem Wohlergehen seiner Mitarbeiter verknüpft.
8. Verbesserung der Erfahrungen von Mitarbeitern und Bewerbern:
Durch die Rationalisierung des Datenflusses im gesamten Unternehmen macht die Datenintegration manuelle Datenmanipulationen und langwierige Genehmigungsverfahren überflüssig, so dass wichtige Informationen sofort verfügbar sind. Diese Zugänglichkeit wirkt sich direkt auf die Einstellungsstrategien aus.
Durch die Vereinheitlichung der Daten erhalten Personalverantwortliche Zugang zu präzisen, umsetzbaren Erkenntnissen, die den Einstellungsprozess und die Erfahrung der Bewerber verbessern. Dies führt zu qualitativ hochwertigeren Einstellungen und geringerer Fluktuation bei Neueinsteigern.
Darüber hinaus profitiert die Mitarbeitererfahrung erheblich von der Datenintegration. Die Mitarbeiter erhalten direkten Zugriff auf ihre persönlichen Informationen, vom Leistungsfeedback bis hin zu Gehaltsangaben, und können mühelos administrative Anfragen bearbeiten.
Dieses Maß an Autonomie in Verbindung mit optimierten Prozessen, die eine schnelle Aktualisierung des Projektstatus und einen einfachen Zugang zu den Teamkontakten ermöglichen, fördert eine Kultur der Eigenverantwortung und Transparenz.
Letztlich führt dies zu einer besser vernetzten, informierten und zufriedenen Belegschaft und unterstreicht die Bedeutung eines einheitlichen Datensystems für den Zusammenhalt und die Effizienz des Unternehmens.
9. Visualisierung der Daten
Angesichts der riesigen Datenmengen, mit denen die Personalabteilung zu tun hat, ist die Fähigkeit, diese Informationen zu visualisieren, von entscheidender Bedeutung. Sie spielt eine wichtige Rolle, wenn es darum geht, Führungskräften und Entscheidungsträgern klare Erkenntnisse zu vermitteln und so den Einfluss der Personalabteilung innerhalb des Unternehmens zu stärken.
Mit einem Datenintegrationstool können Sie jedes beliebige Datenelement verwenden, um ein maßgeschneidertes Dashboard mit wichtigen Metriken, Geschäftsanalysen und Diagrammen zu erstellen.
Dies wird Ihnen helfen, Ihre spezifischen Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
Wie funktioniert die Integration von HR-Daten?
Die Integration von HR-Daten ist ein wichtiger Prozess, der die nahtlose Kommunikation und den Datenaustausch zwischen verschiedenen Softwaresystemen innerhalb eines Unternehmens erleichtert.
Mit diesem Verfahren werden manuelle oder papierbasierte Arbeitsabläufe in einen automatisierten Datenaustausch umgewandelt, der die Effizienz und Genauigkeit der Personalarbeit verbessert.
Der Kern der HR-Datenintegration liegt in der Aufnahme, Bereinigung und Konsolidierung von Daten aus unterschiedlichen Quellen in einem einheitlichen Repository. Dadurch wird sichergestellt, dass alle in einem System eingegebenen oder aktualisierten Daten sofort mit allen verknüpften Anwendungen synchronisiert werden, wodurch die Datenkonsistenz und -zuverlässigkeit im gesamten HR-Workflow erhalten bleibt.
Bei der Integration von Personaldaten kommen verschiedene Methoden und Technologien zum Einsatz, die jeweils für unterschiedliche organisatorische Anforderungen geeignet sind:
- Data Warehouse: Dieser Ansatz beinhaltet die Konsolidierung von Daten aus verschiedenen Quellen in einer einzigen, umfassenden Datenbank. Ein Data Warehouse ermöglicht komplexe Datenabfragen, Berichte und Analysen, so dass Unternehmen tiefe Einblicke gewinnen und fundierte Entscheidungen auf der Grundlage eines zusammenhängenden Datensatzes treffen können.
- ETL (Extrahieren, Transformieren, Laden): ETL ist ein zentraler Prozess bei der Datenintegration, der drei wichtige Schritte umfasst: Extrahieren von Daten aus den ursprünglichen Quellen, Umwandeln der Daten, um sie an die Anforderungen des Zielsystems anzupassen, und Laden der Daten in die Zieldatenbank. Diese Methode stellt die Einheitlichkeit und Genauigkeit der Daten sicher und erleichtert einfache Analysen und Berichte. ETL-Prozesse sind so konzipiert, dass sie regelmäßig ausgeführt werden, damit die integrierten Daten stets aktuell und relevant sind.
- API (Anwendungsprogrammierschnittstelle): APIs dienen als Schnittstellen, die es verschiedenen Softwaresystemen ermöglichen, direkt miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Die API Integration ermöglicht den Datenaustausch in Echtzeit zwischen HR-Systemen und gewährleistet sofortige Aktualisierungen und Zugriff ohne den Zwischenschritt der Datenspeicherung in einem Lager. Diese Methode eignet sich hervorragend für die Integration von Anwendungen, die eine minutengenaue Synchronisierung der Daten erfordern, und bietet Flexibilität und ein dynamisches Datenmanagement.
Jede dieser Integrationsstrategien bietet einen einzigartigen Ansatz für die Verwaltung von Personaldaten, von den umfassenden Analysefunktionen eines Data Warehouse bis hin zum Datenaustausch in Echtzeit bei der API Integration.
Unternehmen können je nach ihren spezifischen Anforderungen an die Integration von Daten, ihrer technischen Infrastruktur und ihren strategischen Zielen die am besten geeignete Methode oder eine Kombination davon wählen, um ein optimiertes und effizientes Ökosystem für HR-Daten zu gewährleisten.
Die Ansätze zur Datenintegration können sehr unterschiedlich sein:
- Anwendungsgestützte Integration: Hier werden spezialisierte Softwareanwendungen eingesetzt, um Daten aus verschiedenen Systemen zu synchronisieren und zu integrieren und so Kompatibilität und Kohärenz zu gewährleisten.
- Gemeinsame Storage Integration: Ähnlich wie beim einheitlichen Zugriff wird bei diesem Ansatz nicht nur eine Kopie der integrierten Daten abgerufen, sondern auch gespeichert, so dass ein Backup für zusätzliche Sicherheit und Zugänglichkeit sorgt.
- Manuelle Integration von Daten: Diese herkömmliche Methode erfordert eine direkte menschliche Beteiligung an jedem Schritt der Datenkonsolidierung, was eine Herausforderung in Bezug auf Zeit und Fehlerquote darstellt.
- Middleware-Daten-Integration: Durch den Einsatz von Middleware-Software automatisiert diese Strategie die Bewegung von Daten zwischen Quellsystemen und einem zentralen Repository, wodurch die Effizienz gesteigert und manuelle Fehler reduziert werden.
- Uniform Access Integration: Bei dieser Methode bleiben die Daten an ihrem ursprünglichen Speicherort, können aber über mehrere Anwendungen hinweg in einem standardisierten Format abgerufen und angezeigt werden.
Jede dieser Integrationsstrategien bietet einzigartige Vorteile und kann je nach den spezifischen Anforderungen und der technischen Infrastruktur des Unternehmens ausgewählt werden, um ein optimiertes, effizientes und zuverlässiges HR-Datenmanagementsystem zu gewährleisten.
5 Beispiele für die Integration von HR-Daten
- Automatisierter Onboarding-Prozess: Wenn ein neuer Mitarbeiter zu einem Applicant Tracking System (ATS) hinzugefügt wird, werden seine Informationen automatisch in andere HR-Systeme wie Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und Mitarbeiterschulungsplattformen übertragen, wodurch der Onboarding-Prozess ohne manuelle Dateneingabe rationalisiert wird.
- Leistungsmanagement und Lernsysteme synchronisieren: Die Leistungsbeurteilungen von Mitarbeitern aus einem Performance Management System werden mit einem Learning Management System (LMS) integriert. Dies ermöglicht personalisierte Schulungsempfehlungen auf der Grundlage individueller Leistungskennzahlen und Kompetenzlücken.
- Einheitliche Mitarbeiterprofile: Daten aus verschiedenen HR-Systemen, einschließlich persönlicher Informationen, beruflicher Werdegang und Anmeldung zu Sozialleistungen, werden in einem einzigen, umfassenden Mitarbeiterprofil zusammengefasst, das über ein HR-Informationssystem (HRIS) zugänglich ist. So erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über jeden Mitarbeiter und können ihn besser verwalten und planen.
- Aktualisierungen der Gehaltsabrechnung in Echtzeit: Alle in der Zeiterfassungs- oder Leistungsverwaltungssoftware erfassten Änderungen bei den Arbeitsstunden, Leistungen oder Boni werden sofort mit dem Gehaltsabrechnungssystem synchronisiert. Dies gewährleistet eine genaue und zeitnahe Gehaltsabrechnung mit minimalen manuellen Eingriffen.
- Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung: Abwesenheitsdaten, die über eine Anwendung zur Urlaubsverwaltung erfasst werden, werden automatisch in das HRIS und die Gehaltsabrechnungssysteme integriert. Dies ermöglicht eine einfache Überwachung der Urlaubssalden, die Einhaltung der Arbeitsgesetze und die korrekte Anpassung der Vergütung für die freie Zeit.
Häufig gestellte Fragen
Quisque at est est. Nulla laoreet id tellus a vulputate. Pellentesque et tristique ligula. Ut ac mi sollicitudin, dapibus nisl eu, bibendum ante. Sed viverra diam quis accumsan fringilla. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Cras et elit at risus lobortis vestibulum non eu augue. Quisque sodales risus quis nisl interdum consectetur. Nulla iaculis aliquam nisi vitae imperdiet. Curabitur ut iaculis neque. Vivamus iaculis bibendum lorem. Sed quis viverra lectus. Praesent sed suscipit quam. Aliquam pellentesque eu odio vel ultrices.
Quisque at est est. Nulla laoreet id tellus a vulputate. Pellentesque et tristique ligula. Ut ac mi sollicitudin, dapibus nisl eu, bibendum ante. Sed viverra diam quis accumsan fringilla. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Cras et elit at risus lobortis vestibulum non eu augue. Quisque sodales risus quis nisl interdum consectetur. Nulla iaculis aliquam nisi vitae imperdiet. Curabitur ut iaculis neque. Vivamus iaculis bibendum lorem. Sed quis viverra lectus. Praesent sed suscipit quam. Aliquam pellentesque eu odio vel ultrices.
Quisque at est est. Nulla laoreet id tellus a vulputate. Pellentesque et tristique ligula. Ut ac mi sollicitudin, dapibus nisl eu, bibendum ante. Sed viverra diam quis accumsan fringilla. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Cras et elit at risus lobortis vestibulum non eu augue. Quisque sodales risus quis nisl interdum consectetur. Nulla iaculis aliquam nisi vitae imperdiet. Curabitur ut iaculis neque. Vivamus iaculis bibendum lorem. Sed quis viverra lectus. Praesent sed suscipit quam. Aliquam pellentesque eu odio vel ultrices.
Quisque at est est. Nulla laoreet id tellus a vulputate. Pellentesque et tristique ligula. Ut ac mi sollicitudin, dapibus nisl eu, bibendum ante. Sed viverra diam quis accumsan fringilla. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Cras et elit at risus lobortis vestibulum non eu augue. Quisque sodales risus quis nisl interdum consectetur. Nulla iaculis aliquam nisi vitae imperdiet. Curabitur ut iaculis neque. Vivamus iaculis bibendum lorem. Sed quis viverra lectus. Praesent sed suscipit quam. Aliquam pellentesque eu odio vel ultrices.
Quisque at est est. Nulla laoreet id tellus a vulputate. Pellentesque et tristique ligula. Ut ac mi sollicitudin, dapibus nisl eu, bibendum ante. Sed viverra diam quis accumsan fringilla. Pellentesque habitant morbi tristique senectus et netus et malesuada fames ac turpis egestas. Cras et elit at risus lobortis vestibulum non eu augue. Quisque sodales risus quis nisl interdum consectetur. Nulla iaculis aliquam nisi vitae imperdiet. Curabitur ut iaculis neque. Vivamus iaculis bibendum lorem. Sed quis viverra lectus. Praesent sed suscipit quam. Aliquam pellentesque eu odio vel ultrices.
Kundenbetreuung
Consectetur adipiscing elit. Integer ut diam velit. 09.00h – 17.00h.
