Ser un profesional o director de Recursos Humanos a menudo significa hacer malabarismos con numerosas aplicaciones y sistemas basados en la nube. Es habitual que un departamento de RRHH utilice muchas aplicaciones diferentes para gestionar tareas como la búsqueda de nuevos talentos, el seguimiento de los candidatos a un puesto de trabajo, el procesamiento de las nóminas y la supervisión de los beneficios de los empleados. Con tantas fuentes de datos a tu alcance, es fácil sentirse sepultado bajo una montaña de información. La clave para navegar por esta abundancia de datos sin agobiarse es la integración de datos de RRHH.
Sumerjámonos en el concepto de integración de datos de RRHH, esbozando su significado y la mecánica de su funcionamiento.
Índice
¿Qué es la integración de datos de RRHH?
La integración de datos de RRHH es un proceso similar al montaje de un enorme rompecabezas. Implica la meticulosa tarea de combinar diversas piezas de datos procedentes de varias fuentes, como un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH), un Sistema de Seguimiento de Candidatos (SSA), una Planificación de Recursos Empresariales (ERP), e incluso más.
Al unir todas las piezas, creas una fuente de verdad cohesiva, accesible y utilizable para RRHH. Este ecosistema unificado de datos simplifica los procesos, reduce las imprecisiones y capacita a los equipos de RR.HH. para tomar decisiones bien informadas que se alineen con los objetivos estratégicos a largo plazo de la organización.
¿Por qué es importante la integración de datos para RRHH?
Los beneficios de la integración de datos de RR.HH. se extienden a lo largo y ancho, afectando a todos los rincones de una organización. He aquí por qué no sólo es beneficiosa, sino esencial para RRHH:
1. Accesibilidad de los datos:
Un departamento de RR.HH. a menudo hace malabarismos con multitud de aplicaciones y sistemas para el registro y la recopilación de datos, lo que da lugar a una desalentadora pila de datos que gestionar e interpretar. Esta complejidad puede impedir a directivos y líderes obtener una comprensión completa y precisa de la organización, impidiendo así una toma de decisiones informada.
Una ventaja clave de la integración de datos de RRHH es su capacidad para fusionar datos de varias aplicaciones en un único almacén de datos consolidado. Esta consolidación garantiza que los datos sean accesibles y fáciles de compartir entre distintos departamentos, simplificando el acceso y mejorando la claridad organizativa.
2. Desmantelar los silos de datos:
La proliferación de aplicaciones en los departamentos de RRHH es un testimonio de la evolución del panorama de la gestión de la mano de obra. Estas aplicaciones son indispensables para diversas funciones de RR.HH., desde la búsqueda y contratación de personal hasta el procesamiento de nóminas.
Aunque la adopción de software especializado en RRHH se considera en gran medida un impulso a la productividad y la eficiencia, también fomenta inadvertidamente la creación de silos de datos.
Estos silos se producen cuando los datos se compartimentan en diferentes aplicaciones, lo que dificulta la agregación, la comparación y la obtención de perspectivas significativas en todas las plataformas.
La integración de datos de RRHH permite un flujo de datos sin fisuras entre plataformas y aplicaciones, mejorando el análisis y la planificación estratégica. Este enfoque resuelve eficazmente el problema de los silos de datos en RRHH.
3. Impulsar la productividad y la eficiencia:
Depender de métodos anticuados de gestión de datos, como la transferencia física de documentos o la redundante introducción manual de la información de los empleados en múltiples plataformas, resta mucha eficacia al equipo de RRHH.
Estas prácticas no sólo consumen un tiempo valioso, sino que desvían la atención de iniciativas estratégicas fundamentales para el éxito de la organización.
La implantación de la integración de datos de RRHH agiliza el intercambio de información entre aplicaciones, automatizando la transferencia de datos.
Por ejemplo, al contratar a un nuevo empleado a través de un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS), sus datos de nómina necesarios se pueden enviar instantáneamente al sistema de nóminas sin intervención manual.
Esta automatización no sólo elimina horas de introducción duplicada de datos, sino que también garantiza un flujo continuo de datos, evitando retrasos en las tareas de otros miembros del equipo.
La escala de una organización influye directamente en la magnitud del ahorro de tiempo conseguido mediante la integración de datos, que puede ir desde unos pocos días hasta el equivalente a la carga de trabajo de varios empleados al mes.
Este aumento de la eficiencia mejora la productividad del equipo de RRHH, permitiéndole dedicar más recursos a la planificación estratégica y a las actividades que impulsan el crecimiento de la organización.
4. Garantizar la integridad de los datos:
La calidad de los datos dentro de una organización es fundamental. Los datos malos, caracterizados por inexactitudes, redundancias, incoherencias y lagunas, pueden distorsionar considerablemente los procesos de toma de decisiones. El resultado son estrategias equivocadas y acciones retrasadas.
Mediante el proceso de integración de datos, se reduce notablemente el riesgo de error humano en la gestión de datos. Sin embargo, el éxito de este proceso depende de la calidad inicial de los datos que se consolidan. Requiere una limpieza preliminar de los datos para rectificar cualquier inexactitud o incoherencia, garantizando que sólo se integren datos de alta calidad.
La automatización de la recopilación y el análisis de datos que permite la integración de datos ofrece a los departamentos de RR.HH. una base de datos fiables y precisos. Esto permite a los profesionales de RR.HH. y a los líderes de la organización tomar decisiones con un alto grado de confianza, respaldadas por datos precisos.
5. Aumentar la seguridad:
Al minimizar la manipulación humana de los datos, la integración de datos de RR.HH. refuerza la seguridad de los datos y el cumplimiento de las normas reglamentarias.
La consolidación de los datos de RR.HH. mediante técnicas de integración refuerza significativamente la seguridad en torno a la información sensible de los empleados. Al minimizar el número de personas que necesitan interactuar con estos registros, disminuye enormemente la posibilidad de accesos no autorizados.
Además, las soluciones superiores de integración de datos están diseñadas para transferir datos de forma segura entre sistemas sin almacenarlos innecesariamente, garantizando que la información de los empleados permanezca protegida durante todo su ciclo de vida.
Es crucial seleccionar una herramienta de integración que se adhiera a estrictas normas de protección de datos y cumpla la normativa local e internacional sobre privacidad de datos, reforzando así el marco de seguridad dentro de una organización.
6. Facilitar el análisis prospectivo:
La llegada de la analítica está revolucionando los RRHH, cambiando su papel de administrativo a estratégico gracias al poder de la integración de datos. En el dinámico mercado actual, limitarse a registrar y almacenar los datos de los empleados no basta para aprovechar todo el potencial de la analítica de RRHH.
Al sintetizar los datos de diversas fuentes, RR.HH. puede embarcarse en un análisis y una planificación estratégica más profundos, transformando los datos brutos en perspectivas procesables. Esta capacidad permite a RR.HH. corroborar la eficacia de sus iniciativas, pasar de ser una función de apoyo a una entidad estratégica central, e impulsar un cambio significativo dentro de la organización.
Si quieres empezar con la analítica de personas, requiere combinar diversos conjuntos de datos de RRHH. Imagina que quieres explorar la relación entre los programas de formación y los niveles de productividad de la empresa.
Este análisis implicaría integrar los datos de los registros de formación de los empleados con las métricas de productividad medidas durante el mismo periodo. Fusionando estos conjuntos de datos, las empresas pueden descubrir cómo se correlacionan las distintas iniciativas de formación con los cambios en la productividad, revelando el impacto directo del desarrollo de los empleados en la eficacia operativa.
7. Identificar tendencias y causas
¿Te has preguntado alguna vez a qué se debe la fluctuación en las puntuaciones de satisfacción de los empleados o por qué determinados departamentos experimentan mayores tasas de rotación? La integración de diversas fuentes de datos permite realizar un análisis exhaustivo, fusionando información que normalmente estaría separada para revelar conocimientos profundos sobre la dinámica organizativa.
Esta visión holística facilita la rápida identificación de tendencias y causas subyacentes, permitiendo intervenciones oportunas para mejorar la retención y satisfacción de los empleados.
Este enfoque analítico proporciona a los equipos de RR.HH. y a los directivos de las empresas la capacidad de comprender cómo afectan determinadas políticas o prácticas a la moral y la retención del personal. Conduce a una toma de decisiones más estratégica y eficaz. Este proceso de toma de decisiones está estrechamente alineado con los objetivos de la organización y el bienestar de sus empleados.
8. Mejorar las experiencias de empleados y candidatos:
Al agilizar el flujo de datos en toda la organización, la integración de datos elimina la necesidad de manipular los datos manualmente y los largos procesos de aprobación, haciendo que la información crucial esté fácilmente disponible. Esta accesibilidad repercute directamente en las estrategias de contratación.
Mediante la unificación de los datos, los responsables de la selección de personal acceden a información precisa y procesable, lo que mejora el proceso de selección y la experiencia del candidato. Esto conduce a contrataciones de mayor calidad y a una reducción de la rotación entre los recién llegados.
Además, la experiencia del empleado se beneficia significativamente de la integración de datos. Los empleados obtienen acceso directo a su información personal, desde los comentarios sobre su rendimiento hasta los detalles salariales, y pueden gestionar sin esfuerzo las solicitudes administrativas.
Este nivel de autonomía, combinado con procesos racionalizados que permiten una rápida actualización del estado de los proyectos y un fácil acceso a los contactos del equipo, alimenta una cultura de capacitación y transparencia.
En última instancia, esto conduce a una plantilla más conectada, informada y satisfecha, lo que subraya la importancia de un sistema de datos unificado para la cohesión y la eficacia de la organización.
9. Visualizar los datos
Dados los enormes volúmenes de datos que manejan los RR.HH., la capacidad de visualizar esta información es crucial. Desempeña un papel importante a la hora de comunicar ideas claras a los líderes y a los responsables de la toma de decisiones, amplificando así la influencia de RR.HH. dentro de la organización.
Una herramienta de integración de datos te permitirá utilizar cualquier elemento de datos para crear un cuadro de mando personalizado de métricas clave, análisis empresariales y gráficos.
Esto te ayudará a conseguir tus necesidades empresariales específicas.
¿Cómo funciona la integración de datos de RRHH?
La integración de datos de RRHH es un proceso crítico que facilita la comunicación y el intercambio de datos sin fisuras entre los distintos sistemas de software de una organización.
Este proceso racionaliza eficazmente los flujos de trabajo manuales o basados en papel para convertirlos en intercambios de datos automatizados, mejorando la eficacia y la precisión de las operaciones de RRHH.
La esencia de la integración de datos de RR.HH. reside en la ingestión, limpieza y consolidación de datos de fuentes dispares en un repositorio unificado. Esto garantiza que cualquier dato introducido o actualizado en un sistema se sincronice instantáneamente en todas las aplicaciones vinculadas, manteniendo la coherencia y fiabilidad de los datos en todo el flujo de trabajo de RR.HH.
Hay varias metodologías y tecnologías empleadas en la integración de datos de RR.HH., cada una de ellas adaptada a diferentes necesidades organizativas:
- Almacén de datos: Este enfoque implica la consolidación de datos de múltiples fuentes en una base de datos única y completa. Un almacén de datos permite consultas, informes y análisis de datos complejos, lo que permite a las organizaciones obtener una visión profunda y tomar decisiones informadas basadas en un conjunto de datos cohesionado.
- ETL (Extraer, Transformar, Cargar): ETL es un proceso fundamental en la integración de datos, que implica tres etapas clave: extraer los datos de las fuentes originales, transformarlos para adaptarlos a los requisitos del sistema de destino y cargarlos en la base de datos de destino. Este método garantiza la uniformidad y precisión de los datos, facilitando el análisis y la elaboración de informes. Los procesos ETL están diseñados para ejecutarse con regularidad, manteniendo los datos integrados actualizados y relevantes.
- API (Interfaz de programación de aplicaciones): Las API sirven como conectores que permiten a distintos sistemas de software comunicarse y compartir datos directamente. La integración mediante API permite el intercambio de datos en tiempo real entre sistemas de RRHH, garantizando actualizaciones y acceso inmediatos sin el paso intermedio de almacenar los datos en un almacén. Este método es muy eficaz para integrar aplicaciones que requieren una sincronización de datos al minuto, ofreciendo flexibilidad y una gestión dinámica de los datos.
Cada una de estas estrategias de integración ofrece un enfoque único para gestionar los datos de RR.HH., desde las amplias capacidades de análisis de un Almacén de Datos hasta el intercambio de datos en tiempo real de la Integración API.
Las organizaciones pueden elegir el método más adecuado o una combinación de ellos en función de sus necesidades específicas de integración de datos, infraestructura técnica y objetivos estratégicos, garantizando un ecosistema de datos de RR.HH. racionalizado y eficiente.
Los enfoques de la integración de datos pueden variar mucho:
- Integración basada en aplicaciones: Aquí se emplean aplicaciones informáticas especializadas para sincronizar e integrar datos de diversos sistemas, garantizando la compatibilidad y la coherencia.
- Integración de almacenamiento común: Similar al acceso uniforme, este enfoque no sólo recupera, sino que también almacena una copia de los datos integrados, proporcionando una copia de seguridad para mayor seguridad y accesibilidad.
- Integración manual de datos: Este método tradicional requiere la participación humana directa en cada paso de la consolidación de datos, lo que plantea retos en términos de tiempo y margen de error.
- Integración de datos middleware: Utilizando software middleware, esta estrategia automatiza el movimiento de datos entre los sistemas fuente y un repositorio central, mejorando la eficacia y reduciendo los errores manuales.
- Integración de Acceso Uniforme: Este método deja los datos en su ubicación original, pero permite recuperarlos y mostrarlos en un formato normalizado en múltiples aplicaciones.
Cada una de estas estrategias de integración ofrece ventajas únicas y puede seleccionarse en función de las necesidades específicas y la infraestructura técnica de la organización, garantizando un sistema de gestión de datos de RRHH ágil, eficaz y fiable.
5 ejemplos de integración de datos de RRHH
- Proceso de incorporación automatizado: Cuando se añade un nuevo empleado a un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS), su información se transfiere automáticamente a otros sistemas de RRHH como nóminas, beneficios y plataformas de formación de empleados, agilizando el proceso de incorporación sin necesidad de introducir datos manualmente.
- Sincronización de los Sistemas de Gestión del Rendimiento y de Aprendizaje: Las evaluaciones del rendimiento de los empleados de un Sistema de Gestión del Rendimiento se integran con un Sistema de Gestión del Aprendizaje (SGA). Esto permite recomendaciones de formación personalizadas basadas en las métricas de rendimiento individual y las carencias de habilidades.
- Perfiles de Empleado Unificados: Los datos de varios sistemas de RR.HH., incluida la información personal, el historial laboral y la inscripción en prestaciones, se consolidan en un único y completo perfil de empleado accesible a través de un Sistema de Información de RR.HH. (SIRH). Esto proporciona una visión holística de cada empleado para una mejor gestión y planificación.
- Actualizaciones de la nómina en tiempo real: Cualquier cambio en las horas, prestaciones o bonificaciones de los empleados capturado en el software de seguimiento horario o de gestión de prestaciones se sincroniza instantáneamente con el sistema de nóminas. Esto garantiza un procesamiento preciso y puntual de las nóminas con una intervención manual mínima.
- Gestión de ausencias y permisos: Los datos de absentismo recogidos a través de una aplicación de gestión de permisos se integran automáticamente con los sistemas HRIS y de nóminas. Esto permite controlar fácilmente los saldos de las bajas, cumplir la legislación laboral y ajustar correctamente la retribución del tiempo libre.
Preguntas más frecuentes
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