Ganz gleich, wie klein oder groß das Unternehmen ist, die Gehaltsabrechnung ist das Rückgrat jeder Organisation. Denn Ihre Mitarbeiter gehören zu Ihren wichtigsten Ressourcen. Die Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der Gehaltsabrechnung ist wahrscheinlich eine Ihrer obersten Prioritäten. Schließlich muss jedes Unternehmen die Löhne und Gehälter berechnen und die Mitarbeiter für ihre Arbeit bezahlen. Herkömmliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen können jedoch komplex, zeitaufwändig, ressourcenintensiv und fehleranfällig sein. Das macht sie zu einer anspruchsvollen Aufgabe, die vielen nicht besonders viel Spaß macht.
Auch wenn die Gehaltsabrechnung unvermeidlich ist, gibt es eine Lösung, um Ihren Arbeitsaufwand für die Gehaltsabrechnung zu vereinfachen, zu reduzieren und zu optimieren. Hier kommt die Automatisierung der Gehaltsabrechnung zur Hilfe.
In diesem Artikel erfahren Sie, was die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist, wie sie funktioniert und welche Vorteile die Rationalisierung Ihrer Gehaltsabrechnung mit sich bringt.
Inhaltsverzeichnis
Was ist Automatisierung?
Unter Automatisierung versteht man den Einsatz von Technologie zur Ausführung von Aufgaben mit minimalem menschlichen Eingriff. Durch die Automatisierung sich wiederholender Prozesse können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Fehler reduzieren und Ressourcen für strategischere Aktivitäten einsetzen. Die Automatisierung nutzt Software, künstliche Intelligenz und maschinelles Lernen, um komplexe Aufgaben nahtlos zu erledigen.
Was ist Gehaltsabrechnung Automation?
Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist das Endergebnis des Prozesses, bei dem manuelle Aufgaben aus dem Prozess der Gehaltsabrechnung entfernt werden. Dies kann durch den Einsatz einer Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung, einer Integration in die Gehaltsabrechnung oder durch eine Kombination aus beidem erreicht werden. Die Software oder die Integration übernimmt Aufgaben der Gehaltsabrechnung wie die Berechnung von Gehältern, Steuerabzügen, Leistungen und die Erstellung von Gehaltsabrechnungen.
Das Ergebnis? Der Bedarf an manueller Arbeit und menschlichen Eingriffen wird auf ein Minimum reduziert. Dadurch werden Fehler bei der Gehaltsabrechnung vermieden, die Gehaltsabrechnung und HR-Aufgaben rationalisiert und die Einhaltung von Arbeits- und Steuervorschriften gewährleistet. Die nahtlose Verwaltung der Gehaltsabrechnung und die Einhaltung von Vorschriften und Gehaltsabrechnungen werden sichergestellt.
Wie funktioniert die Automatisierung der Gehaltsabrechnung?
Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung funktioniert durch die Integration von Daten aus verschiedenen Quellen, z. B. aus HR-Systemen, Anwesenheitsnachweisen und Steuerdatenbanken. Hier ist ein schrittweiser Überblick:
Datenerfassung: Erfassen Sie Mitarbeiterdetails, Arbeitszeiten, Steuernummern und Sozialleistungen.
Verarbeitung: Das System berechnet Gehälter, Abzüge und Leistungen anhand vordefinierter Regeln.
Genehmigung: Die Daten der Gehaltsabrechnung werden von Managern oder Personalverantwortlichen überprüft und genehmigt.
Auszahlung: Die Zahlungen werden über direkte Einzahlungen oder andere Methoden verarbeitet und verteilt.
Berichte: Erstellen Sie Berichte für Compliance, Audits und Finanzanalysen.
Warum sollte die Gehaltsabrechnung automatisiert werden?
- Genauigkeit: Automatisierte Systeme reduzieren menschliche Fehler bei Berechnungen und Dateneingabe
- Effizienz: Sparen Sie Zeit durch den Wegfall sich wiederholender manueller Aufgaben
- Einhaltung der Vorschriften: Halten Sie sich über Steuergesetze und -vorschriften auf dem Laufenden und sorgen Sie für eine genaue Berichterstattung und Abzüge.
- Kosteneffizienz: Senkung der Verwaltungskosten durch Minimierung manueller Eingriffe
- Mitarbeiterzufriedenheit: Gewährleisten Sie pünktliche und korrekte Zahlungen und stärken Sie so das Vertrauen und die Moral
Manuelle Gehaltsabrechnung vs. automatisierte Gehaltsabrechnung
| Merkmal | Manuelle Gehaltsabrechnung | Automatisierte Gehaltsabrechnung |
|---|---|---|
| Genauigkeit | Anfällig für Fehler | Hohe Genauigkeit |
| Zeitverbrauch | Zeitintensiv | Zeitsparend |
| Compliance | Schwierig, auf dem Laufenden zu bleiben | Automatisch aktualisiert |
| Skalierbarkeit | Begrenzt | Hochgradig skalierbar |
| Kosten | Höher aufgrund von Verwaltungsaufwand | Langfristig kosteneffektiv |
7 Vorteile der Automatisierung der Gehaltsabrechnung
1. Reduziert Fehler
Selbst die sorgfältigsten Mitarbeiter machen Fehler. Das gehört einfach zum Menschsein dazu. Aber wenn diese Fehler komplexe Gehaltsabrechnungen betreffen, die sich über mehrere Tabellen und Systeme erstrecken, kann ihre Behebung Stunden an zusätzlicher Arbeit erfordern. Schlimmer noch: Fehler können die Gehaltsabrechnung verzögern und rechtliche Risiken für Ihr Unternehmen mit sich bringen.
Eine automatisierte Integration oder ein automatisiertes System für die Gehaltsabrechnung verringert diese Risiken, da die Berechnungen genau durchgeführt und alle Gehaltsabrechnungsdaten in einem zentralen System gespeichert werden. Dadurch werden nicht nur Fehler vermieden, sondern auch Aktualisierungen erleichtert. Einige Systeme ermöglichen es den Mitarbeitern sogar, ihre eigenen Daten über Selbstbedienungsfunktionen zu aktualisieren, was den HR-Teams Zeit spart.
2. Einhaltung
Eine automatisierte Gehaltsabrechnung verhindert nicht nur Bedienungsfehler, die wertvolle Zeit verschwenden, sondern hilft Unternehmen auch bei der Einhaltung der Gehaltsabrechnung. Fehler bei der Gehaltsabrechnung, wie z. B. falsche Steuerabzüge oder verspätete Einreichungen, können zu Geldstrafen von Aufsichtsbehörden wie der IRS führen. Automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme minimieren diese Risiken, indem sie für genaue Berechnungen sorgen und Steuererklärungen und -einzahlungen pünktlich bearbeiten. Dies verringert das Risiko kostspieliger Strafen und erspart den Unternehmen gleichzeitig den Aufwand, Fehler manuell zu korrigieren.
3. Erhöhte Effizienz, spart Zeit und Geld
Automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme oder Integrationen zwischen HR- und Gehaltsabrechnungssystemen rationalisieren die Gehaltsabrechnungen und -prozesse und machen sie schneller und effizienter. Durch die Übernahme von Aufgaben wie der Erstellung von Berichten und der Aktualisierung von Datensätzen verringern Gehaltsabrechnungssysteme und ihre Integration in HR-Systeme die Notwendigkeit der manuellen Dateneingabe, die zeit- und arbeitsintensiv sein kann.
Dies senkt nicht nur die Betriebskosten, sondern setzt auch wertvolle Zeit für die Personal- und Finanzteams frei, damit diese sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren können, wie z. B. Mitarbeiterengagement, Talentrekrutierung und Onboarding, was letztlich zu einem positiveren und produktiveren Arbeitsplatz führt.
4. Erhöhte Sicherheit
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten der Mitarbeiter enthalten hochsensible Informationen, wie z.B. Sozialversicherungsnummern, Geburtsdaten und Wohnadressen. Die Sicherheit dieser Daten ist von entscheidender Bedeutung, um unbefugten Zugriff und mögliche Verstöße zu verhindern. Manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnungen, insbesondere solche, die auf gedruckten Dokumenten beruhen, stellen ein erhebliches Sicherheitsrisiko dar, da es keine eingebauten Schutzmechanismen gibt.
Software und Integrationen für die Gehaltsabrechnung verbessern die Sicherheit, indem sie die Daten jederzeit durch Verschlüsselung schützen. Außerdem können Unternehmen damit Gehaltsabrechnungen nachverfolgen, steuerrelevante Informationen sicher speichern und die Einhaltung von Audits gewährleisten. Fortschrittliche Lösungen, wie Gehaltsabrechnung Integrationbieten zusätzliche Sicherheitsfunktionen, die es Managern ermöglichen, den Zugang zu kontrollieren und die Privatsphäre der Mitarbeiter innerhalb des Unternehmens zu schützen.
5. Verbesserte Erfahrung bei der Lohnabrechnung
Die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen ist komplex, und viele Aufgaben erfordern Aufmerksamkeit. Die Automatisierung wichtiger Funktionen der Gehaltsabrechnung reduziert die manuelle Arbeit und macht den Prozess effizienter und einfacher zu verwalten. Integrationen und automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme helfen Unternehmen bei der Berechnung von Lohnsteuern, dem Export von Daten und der Erstellung von Berichten über Personalkosten und Mitarbeiterproduktivität.
Die Automatisierung verbessert auch die Datenverwaltung, indem sie die Transparenz und Zugänglichkeit erhöht. Und was noch wichtiger ist: Sie stellt sicher, dass die Mitarbeiter korrekt und pünktlich bezahlt werden. Durch die Planung von Gehaltsabrechnungen in bestimmten Zeitabständen können Unternehmen Zahlungsverzögerungen vermeiden. Außerdem werden durch die Automatisierung Fehler bei der Gehaltsabrechnung, wie z.B. die falsche Berechnung von Steuerabzügen, die zu unerwarteten finanziellen Belastungen für die Mitarbeiter führen können, reduziert.
6. Skaliert einfach mit Ihrem Unternehmen
Die Automatisierung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozessen ist für die Skalierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung eines Unternehmens unerlässlich. Manuelle Methoden werden ineffizient, wenn die Zahl der Mitarbeiter steigt, so dass es schwierig wird, die zunehmenden Gehaltsabrechnungsdaten zu verwalten.
Eine Integration oder ein automatisiertes Gehaltsabrechnungssystem rationalisiert die Abläufe und ermöglicht es Unternehmen, wachsende Mitarbeiterzahlen zu bewältigen, ohne den Verwaltungsaufwand zu erhöhen. So wird sichergestellt, dass die Gehaltsabrechnung genau und effizient bleibt und langfristiges Wachstum unterstützen kann.
7. Erfahrung der Mitarbeiter
Gehaltsabrechnungs-Integrationen oder automatisierte Gehaltsabrechnungssysteme sorgen dafür, dass die Mitarbeiter ihre Gehälter pünktlich erhalten, genau dann, wenn sie sie erwarten. Mit der Automatisierung können Arbeitgeber die Gehaltsabrechnung in festen Intervallen planen und so das Risiko von Zahlungsverzögerungen verringern.
Fehler in der Gehaltsabrechnung können sich sowohl für das Unternehmen als auch für seine Mitarbeiter negativ auswirken. So kann beispielsweise ein Rechenfehler bei der Einbehaltung der Bundeseinkommensteuer dazu führen, dass ein Arbeitnehmer mit einer unerwartet hohen Steuerrechnung konfrontiert wird.
Wie lässt sich die Gehaltsabrechnung automatisieren?
Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung bietet zahlreiche Vorteile, die sie zu einer wertvollen Lösung für Unternehmen jeder Größe machen. Durch die Implementierung der richtigen Software für die Gehaltsabrechnung können Unternehmen die Gehaltsabrechnung rationalisieren und den manuellen Arbeitsaufwand reduzieren. HR- und Gehaltsabrechnungs-Automatisierungssoftware spielen bei dieser Umstellung eine entscheidende Rolle. Die Auswahl der richtigen Software ist der erste Schritt auf dem Weg zur vollautomatischen Gehaltsabrechnung.
Bei der Auswahl einer Softwarelösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden, z. B. Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit. Zwei wichtige Aspekte sind jedoch entscheidend, um ein Höchstmaß an Automatisierung zu erreichen
Integrationen von Gehaltsabrechnungssoftware: Je mehr Workforce-Management-Tools in die Gehaltsabrechnungs-Software integriert werden können, desto mehr Prozesse im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung können automatisiert und rationalisiert werden.
Fähigkeiten und Funktionen der Software: Um möglichst viele Gehaltsabrechnungsaufgaben zu automatisieren, sollte die Software eine breite Palette von Funktionen bieten.
Nach der Auswahl einer geeigneten Softwarelösung umfassen die nächsten Schritte die Einspeisung der Unternehmensdaten in das System, die Schulung der Mitarbeiter und die Implementierung der neuen automatisierten Gehaltsabrechnungsprozesse.
Der Übergang von einem manuellen zu einem automatisierten Gehaltsabrechnungssystem ist eine große Umstellung, die eine sorgfältige Planung erfordert. Die Vorgehensweise hängt von Faktoren wie der Größe des Unternehmens und der Komplexität der bestehenden Gehaltsabrechnungsprozesse ab. Ein klarer Fahrplan ist entscheidend für einen reibungslosen Übergang.
Wenn eine umfassende Überarbeitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung überwältigend erscheint, können Unternehmen mit der Automatisierung von Kernfunktionen beginnen und die Automatisierung schrittweise auf andere Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben ausweiten.
5 Kernfunktionalitäten der Gehaltsabrechnung zu automatisieren:
1. Zeiterfassung und Anwesenheitskontrolle
Automatisierte Zeiterfassungssoftware hilft stundenweise beschäftigten Mitarbeitern, verpasste Abrechnungen und verlorene Arbeitsstunden zu vermeiden. Sie erfasst die Arbeitsstunden genau und weist auf Unstimmigkeiten in den Stundenzetteln hin, bevor sie zu Problemen werden.
2. Gehaltsabrechnung und -verarbeitung
Die Bearbeitung der Gehaltsabrechnung umfasst komplexe Berechnungen, einschließlich Steuern und Abzüge. Ohne Automatisierung kann diese Aufgabe mehrere Mitarbeiter jeden Monat mehrere Tage in Anspruch nehmen. Gehaltsabrechnungs-Software rationalisiert diesen Prozess und sorgt für Genauigkeit und Effizienz.
3. Steuererklärungen und Compliance-Berichte
Sobald die für Ihre Mitarbeiter relevanten Steuergesetze im Gehaltsabrechnungssystem eingerichtet sind, berechnet die Software automatisch die Einbehalte auf der Grundlage des Geschäftsstandorts und der Mitarbeiterzahl.
Einige Gehaltsabrechnungssysteme gehen noch weiter, indem sie Steuerdokumente wie das Formular 941 ausfüllen und einreichen und direkte Einzahlungen für Steuern und Beiträge abwickeln.
Im Falle einer Steuerprüfung oder eines Bescheids vereinfachen automatisierte Lohnabrechnungssysteme die Erfassung und Meldung der erforderlichen Informationen.
4. Mitarbeiter-Selbstbedienung
Mit automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen können Mitarbeiter ihre eigenen finanziellen und personalwirtschaftlichen Details verwalten. Sie können direkte Einzahlungsinformationen aktualisieren, Sozialleistungen prüfen, Spesenabrechnungen einreichen und Urlaub beantragen – ohne die Unterstützung der Personalabteilung zu benötigen.
5. Direkte Einzahlungen und Lohnverteilung
Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung stellt sicher, dass die Mitarbeiter ihren Lohn pünktlich erhalten, was die finanzielle Stabilität und die Arbeitsmoral verbessert. Verzögerungen bei den Zahlungen können die Produktivität beeinträchtigen. Die Software für die Gehaltsabrechnung verhindert dies jedoch, indem sie direkte Einzahlungen effizient abwickelt.
Automatisierung der Gehaltsabrechnung: wichtige Systemanforderungen und Funktionen
Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kann die Effizienz erheblich steigern, Fehler reduzieren und Zeit sparen, so dass sich die Unternehmen auf strategischere Aufgaben konzentrieren können. Durch die Automatisierung möglichst vieler Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse können Unternehmen ihre Abläufe rationalisieren und die Genauigkeit verbessern. Zu den wichtigsten Aufgaben der Gehaltsabrechnung, die automatisiert werden können, gehören:
- System mit API-Zugang
- Sammeln von Informationen zur Gehaltsabrechnung
- Übertragung von Abrechnungsdaten
- Erfassen von Dateneingaben
- Ausführen von Lohnberechnungen
- Erstellen von Gehaltsabrechnungsberichten
- Validierung der Abrechnungsergebnisse
- Bearbeitung von Zahlungen
- Erstellen von Gehaltsabrechnungen
Um diese Aufgaben zu unterstützen, sollte ein effektives System zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung/Integration die folgenden Funktionen umfassen:
- Zeiterfassung
- Funktionen für die Automatisierung von Gehaltsabrechnungsdaten
- Verwaltung der Vorteile
- Synchronisierte PTO-Verfolgung (bezahlte Freizeit)
- Gehaltsberechnungen
- Berechnung der Überstunden
- Automatisierte Zahlungsabwicklung
- Steuerabzüge und Steuererklärungen
- Automatische Fehlererkennung
- Compliance-Berichterstattung
- Funktionen zur Integration der Gehaltsabrechnung
- Mitarbeiter-Selbstbedienung (Portal)
Welche Funktionen kann eine Integration in die Gehaltsabrechnung übernehmen?
Mit einer Integration der Gehaltsabrechnung integrieren Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem mit Ihrem HCM-System, aber was genau kann eine solche Integration leisten?
- Änderung der persönlichen Daten | Die persönlichen Daten, die für die Gehaltsabrechnung relevant sind, werden an das Gehaltsabrechnungssystem gesendet.
- Änderung von Kontaktdaten | Kontaktinformationen wie E-Mail und Telefon werden synchronisiert
- Änderung der Adresse | Die Adresse des Wohnorts des Mitarbeiters wird synchronisiert.
- Änderung der Familie | Familienmitglieder werden synchronisiert, da sie für einige Instanzen benötigt werden
- Änderung der Berufsbezeichnung | Die Berufsbezeichnung wird synchronisiert
- Änderung der Organisationseinheit | Da das Organigramm nicht mehr relevant ist, wird ein Dummy-Wert (900) synchronisiert
- Änderung der Kostenstelle | Die Kostenstelle wird für Projektcodes verwendet
- Änderung des Stundenplans | Die Stunden pro Woche, die ein Mitarbeiter arbeiten sollte, werden synchronisiert. Der Stundenplan geht nur über vertragliche Stunden
- Änderung des Festgehalts | Wenn sich das Gehalt des Mitarbeiters ändert, wird dies ebenfalls sofort synchronisiert
- Änderung des Bankkontos | Das Bankkonto, auf das das Gehalt gezahlt wird, muss synchronisiert werden
- Änderung von Einmalzahlungen | Einmalzahlungen wie Boni sollten an das Gehaltsabrechnungssystem gesendet werden
- Änderung von wiederkehrenden Zahlungen | Wiederkehrende Zahlungen sollten synchronisiert werden, damit sie jede Periode automatisch ausgezahlt werden können. Betrachten Sie Zahlungen wie eine feste Aufwandsentschädigung
- Mitarbeiterkündigung | Beenden Sie einen Mitarbeiter in der Gehaltsabrechnung, wenn der Mitarbeiter in HC gekündigt wurde.
- Vertragsänderung | Wenn sich ein Vertrag auf unbestimmte Zeit ändert, sollte dies synchronisiert werden
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Wo liegen die Grenzen der Automatisierung der Gehaltsabrechnung?
Auch wenn viele Aufgaben der Gehaltsabrechnung automatisiert werden können, kann kein Gehaltsabrechnungssystem vollständig allein laufen. Eine menschliche Aufsicht ist immer notwendig, um die Prozesse zu überwachen und sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft.
Es gibt vier Schlüsselbereiche, in denen Technologie einen Lohnbuchhalter nicht vollständig ersetzen kann:
Fachkundige Beratung zu wirklich spezifischen Lohn- und Gehaltsfragen auf individueller Ebene;
Durchführung der abschließenden Lohn- und Gehaltsprüfungen
Behandlung bestimmter Ausnahmen bei der Gehaltsabrechnung
Erkenntnisse aus der Gehaltsabrechnung für strategische Entscheidungen nutzen
Wie wählt man eine Integration in die Gehaltsabrechnung oder eine Lösung für die automatisierte Gehaltsabrechnung aus?
Die Auswahl der richtigen Lösung für die Gehaltsabrechnung will gut überlegt sein. Jede Lösung hat ihren eigenen Funktionsumfang, so dass sich Vergleiche genauso schwierig gestalten wie das manuelle Ausfüllen von Steuerformularen. Um die beste Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, müssen Sie Effizienz, Integration, Skalierbarkeit und wesentliche Funktionen der Gehaltsabrechnung berücksichtigen.
Um Ihre Entscheidung zu vereinfachen, fragen Sie sich selbst:
Wie viel Zeit verbringen wir derzeit mit der Gehaltsabrechnung?
Wie viel würden wir durch eine Integration oder Automatisierung sparen?
Lässt sich diese Software in unsere bestehenden HR-, IT- oder Finanzsysteme integrieren?
Kann unsere HR- und Gehaltsabrechnungs-Software miteinander integriert werden?
Kann die Integration das Wachstum unseres Unternehmens unterstützen?
Ist die Integration für unsere derzeitige Größe geeignet?
Bietet die Software für die Gehaltsabrechnung die Funktionen, die wir benötigen, z. B. Zeiterfassung, Steuererklärungen, PTO-Nachverfolgung und Berichte?
Wenn Sie von einem anderen Gehaltsabrechnungssystem umsteigen, listen Sie die Funktionen auf, die Ihrer aktuellen Software fehlen, um den besten Ersatz oder die beste Lösung zu finden.
Fazit
Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung ist kein Luxus mehr, sondern eine Notwendigkeit in der schnelllebigen Geschäftswelt von heute. Durch die Einführung einer automatisierten Gehaltsabrechnung können Unternehmen die Genauigkeit verbessern, Zeit sparen und die Einhaltung von Vorschriften gewährleisten. Mit dem richtigen System kann sich Ihr Gehaltsabrechnungsprozess von einer lästigen Aufgabe in einen nahtlosen Vorgang verwandeln, der das Unternehmenswachstum und die Mitarbeiterzufriedenheit fördert. Setzen Sie noch heute auf die Automatisierung der Gehaltsabrechnung und heben Sie die Effizienz Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe.
