Hoe klein of groot het bedrijf ook is, salarisadministratie is de ruggengraat van elke organisatie. Uw werknemers behoren tot uw meest essentiële resources. Ervoor zorgen dat je salarisadministratie soepel verloopt, is waarschijnlijk een van je topprioriteiten. Elk bedrijf moet immers lonen en salarissen berekenen en werknemers betalen voor hun werk. Traditionele payroll taken kunnen echter complex, tijdrovend, resource-intensief en foutgevoelig zijn. Dit maakt het tot een uitdagende taak die velen niet bepaald leuk vinden.
Hoewel payroll onvermijdelijk is, is er een oplossing om je payrollwerklast te vereenvoudigen, te verminderen en te optimaliseren. Dat is waar loonautomatisering te hulp schiet.
In dit artikel leer je wat salarisautomatisering is, hoe het werkt en wat de voordelen zijn van het stroomlijnen van je salarisadministratie.
Inhoudsopgave
Wat is Automatisering?
Automatisering verwijst naar het gebruik van technologie om taken uit te voeren met minimale menselijke tussenkomst. Door repetitieve processen te automatiseren, kunnen bedrijven hun efficiëntie verbeteren, fouten verminderen en middelen toewijzen aan meer strategische activiteiten. Automatisering maakt gebruik van software, kunstmatige intelligentie en machine learning om complexe taken naadloos uit te voeren.
Wat is salarisautomatisering?
Salarisadministratie automatisering is het eindresultaat van het proces om handmatige taken uit het salarisadministratieproces te verwijderen. Dit kan worden bereikt door het gebruik van software voor loonautomatisering, een loonintegratie of een combinatie van beide. De software of de integratie zorgt voor payroll taken zoals het berekenen van salarissen, belastingaftrek, voordelen en het genereren van loonstroken.
Het resultaat? De behoefte aan handmatig werk en menselijke tussenkomst tot een minimum beperken. Het resultaat: geen loonfouten meer, gestroomlijnde loon- en HR-taken en naleving van de arbeids- en belastingwetgeving. Naadloos salarisbeheer en naleving van de regelgeving & salarisadministratie.
Hoe werkt loonautomatisering?
Salarisautomatisering werkt door gegevens uit meerdere bronnen te integreren, zoals HR-systemen, aanwezigheidsregistratie en belastingdatabases. Hier volgt een stap-voor-stap overzicht:
Gegevens verzamelen: Verzamel gegevens over werknemers, werkuren, belastingcodes en secundaire arbeidsvoorwaarden.
Verwerking: Het systeem berekent salarissen, inhoudingen en voordelen aan de hand van vooraf gedefinieerde regels.
Goedkeuring: De salarisgegevens worden gecontroleerd en goedgekeurd door managers of HR-personeel.
Uitbetaling: Betalingen worden verwerkt en verdeeld via directe storting of andere methoden.
Rapportage: Rapporten genereren voor naleving, audits en financiële analyse.
Waarom salarisadministratie automatiseren?
- Nauwkeurigheid: Geautomatiseerde systemen verminderen menselijke fouten bij berekeningen en gegevensinvoer
- Efficiëntie: Bespaar tijd door terugkerende handmatige taken te elimineren
- Naleving: Blijf op de hoogte van belastingwetten en -regels, zodat u nauwkeurig kunt rapporteren en aftrekken
- Kosteneffectiviteit: Verlaag de administratieve kosten door handmatige interventie tot een minimum te beperken
- Tevredenheid van werknemers: Zorgen voor tijdige en nauwkeurige betalingen, wat het vertrouwen en het moreel bevordert
Handmatige salarisadministratie vs. geautomatiseerde salarisadministratie
| Functie | Handmatige salarisadministratie | Geautomatiseerde salarisadministratie |
|---|---|---|
| Nauwkeurigheid | Gevoelig voor fouten | Hoge nauwkeurigheid |
| Tijdsconsumptie | Tijdsintensief | Tijdbesparend |
| Naleving | Moeilijk om op de hoogte te blijven | Automatisch bijgewerkt |
| Schaalbaarheid | Beperkt | Zeer schaalbaar |
| Kosten | Hoger door administratieve inspanningen | Kosteneffectief op de lange termijn |
7 Voordelen van salarisautomatisering
1. Vermindert fouten
Zelfs de meest zorgvuldige werknemers maken fouten. Dat hoort gewoon bij het mens zijn. Maar als die fouten gepaard gaan met complexe loonberekeningen verspreid over meerdere spreadsheets en systemen, kan het herstellen ervan uren extra werk kosten. Erger nog, fouten kunnen de salarisverwerking vertragen, waardoor uw bedrijf juridische risico’s loopt.
Een geautomatiseerde salarisintegratie of -systeem vermindert deze risico’s door berekeningen nauwkeurig uit te voeren en alle salarisgegevens in één gecentraliseerd systeem op te slaan. Dit voorkomt niet alleen fouten, maar maakt updates ook eenvoudiger. Met sommige systemen kunnen werknemers zelfs hun eigen gegevens bijwerken via selfservicefuncties, wat tijd bespaart voor HR-teams.
2. Naleving
Geautomatiseerde salarisadministratie voorkomt niet alleen operationele fouten die kostbare tijd verspillen, maar helpt bedrijven ook bij het naleven van de salarisregels. Payroll fouten, zoals onjuiste belastinginhoudingen of te late aangiftes, kunnen leiden tot boetes van regelgevende instanties zoals de IRS. Geautomatiseerde salarissystemen minimaliseren deze risico’s door te zorgen voor nauwkeurige berekeningen en door belastingaangiften en -stortingen op tijd af te handelen. Dit vermindert de kans op dure boetes en bespaart bedrijven de moeite van het handmatig corrigeren van fouten.
3. Verhoogde efficiëntie, bespaart tijd en geld
Geautomatiseerde salarissystemen of integraties tussen HR- en salarissystemen stroomlijnen de salarisberekeningen en -processen, waardoor ze sneller en efficiënter verlopen. Door het afhandelen van taken zoals het uitvoeren van rapporten en het bijwerken van records, verminderen payroll systemen en hun integraties met HR-systemen de noodzaak voor handmatige gegevensinvoer, wat tijdrovend en arbeidsintensief kan zijn.
Dit verlaagt niet alleen de operationele kosten, maar maakt ook kostbare uren vrij voor HR- en financiële teams om zich te richten op zinvoller werk, zoals het betrekken van werknemers, het werven van talent en het inwerken, wat uiteindelijk leidt tot een positievere en productievere werkplek.
4. Verbeterde beveiliging
De salarisgegevens van werknemers bevatten zeer gevoelige informatie, zoals sofinummers, geboortedata en thuisadressen. Het beveiligen van deze gegevens is cruciaal om onbevoegde toegang en mogelijke inbreuken te voorkomen. Handmatige salarisadministratieprocessen, vooral die met geprinte documenten, vormen een aanzienlijk veiligheidsrisico door het gebrek aan ingebouwde bescherming.
Salarissoftware en -integraties verbeteren de veiligheid door encryptie te gebruiken om gegevens te allen tijde te beschermen. Het helpt organisaties ook bij het bijhouden van salarisprocessen, het veilig opslaan van belastinggerelateerde informatie en het garanderen van de naleving van audits. Geavanceerde oplossingen, zoals Loonlijstintegratiesbieden extra beveiligingsfuncties waarmee managers de toegang kunnen controleren en de privacy van werknemers binnen de organisatie kunnen waarborgen.
5. Verbeterde payroll-ervaring
Salarisadministratie is complex, met veel taken die aandacht vereisen. Het automatiseren van belangrijke loonfuncties vermindert het handmatige werk, waardoor het proces efficiënter en gemakkelijker te beheren wordt. Integraties en geautomatiseerde payroll systemen helpen organisaties bij het berekenen van loonbelasting, het exporteren van gegevens en het genereren van rapporten over personeelskosten en productiviteit van werknemers.
Automatisering verbetert ook het gegevensbeheer door de transparantie en toegankelijkheid te vergroten. Belangrijker nog, het zorgt ervoor dat werknemers nauwkeurig en op tijd worden betaald. Door payrollruns op vaste tijdstippen te plannen, kunnen bedrijven betalingsachterstanden voorkomen. Bovendien vermindert automatisering loonfouten, zoals het verkeerd berekenen van belastinginhoudingen, wat kan leiden tot onverwachte financiële lasten voor werknemers.
6. Schaalt gemakkelijk mee met uw bedrijf
Het automatiseren van salarisadministratieprocessen is essentieel voor het opschalen van de salarisadministratie van een bedrijf. Handmatige methoden worden inefficiënt naarmate het aantal werknemers toeneemt, waardoor het moeilijk wordt om de toenemende salarisgegevens te beheren.
Een geïntegreerd of geautomatiseerd salarissysteem stroomlijnt de activiteiten, zodat bedrijven groeiende personeelsbestanden kunnen verwerken zonder de administratieve werklast te verhogen. Dit zorgt ervoor dat de salarisadministratie nauwkeurig en efficiënt blijft en groei op lange termijn kan ondersteunen.
7. Werknemerservaring
Loonintegraties of geautomatiseerde loonsystemen zorgen ervoor dat werknemers hun loon op tijd ontvangen, precies wanneer ze het verwachten. Met automatisering kunnen werkgevers de salarisverwerking op vaste tijdstippen plannen, waardoor het risico op vertragingen bij de betaling afneemt.
Loonfouten kunnen zowel het bedrijf als de werknemers negatief beïnvloeden. Een verkeerde berekening van de federale inkomstenbelasting kan er bijvoorbeeld toe leiden dat een werknemer een onverwacht hoge belastingaanslag krijgt.
Hoe kan ik salarisadministratie automatiseren?
Salarisautomatisering biedt tal van voordelen, waardoor het een waardevolle oplossing is voor bedrijven van elke omvang. Door de juiste payroll software te implementeren, kunnen bedrijven hun payroll activiteiten stroomlijnen en de handmatige werklast verminderen. HR en software voor loonautomatisering spelen een cruciale rol in deze transformatie, waardoor de selectie van de juiste software de eerste stap is op weg naar een volledig geautomatiseerde loonverwerking.
Bij het kiezen van een softwareoplossing voor de salarisadministratie moet rekening worden gehouden met verschillende factoren, zoals gebruiksvriendelijkheid, schaalbaarheid en beveiliging. Twee belangrijke aspecten zijn echter essentieel om het hoogste niveau van automatisering te bereiken
Integraties van salarissoftware: Hoe meer tools voor personeelsbeheer integreren met payrollsoftware, hoe meer payrollgerelateerde processen kunnen worden geautomatiseerd en gestroomlijnd.
Mogelijkheden en functies van de software: Om zoveel mogelijk payroll taken te automatiseren, moet de software een breed scala aan functionaliteiten bieden.
Zodra een geschikte softwareoplossing is geselecteerd, bestaat de volgende stap uit het invoeren van bedrijfsgegevens in het systeem, het trainen van werknemers in het gebruik ervan en het implementeren van de nieuwe geautomatiseerde salarisprocessen.
De overgang van een handmatig naar een geautomatiseerd payrollsysteem is een grote verschuiving die zorgvuldig moet worden gepland. De aanpak zal variëren op basis van factoren zoals de grootte van het bedrijf en de complexiteit van de bestaande payrollprocessen. Een duidelijk stappenplan is cruciaal voor een soepele overgang.
Als een volledige herziening van de salarisadministratie overweldigend lijkt, kunnen bedrijven beginnen met het automatiseren van de kernfuncties en de automatisering geleidelijk uitbreiden naar andere salaristaken.
5 Payroll-kernfuncties om te automatiseren:
1. Tijdregistratie en aanwezigheidsregistratie
Geautomatiseerde tijdregistratiesoftware helpt werknemers op uurbasis om gemiste kloktijden en verloren werkuren te voorkomen. Het registreert de werkuren nauwkeurig en signaleert eventuele inconsistenties in urenstaten voordat het problemen worden.
2. Loonberekening en -verwerking
De salarisverwerking omvat complexe berekeningen, inclusief belastingen en inhoudingen. Zonder automatisering kan deze taak meerdere werknemers meerdere dagen per maand kosten. Salarissoftware stroomlijnt dit proces en zorgt voor nauwkeurigheid en efficiëntie.
3. Belastingaangifte en rapportage over naleving
Zodra de belastingwetten die relevant zijn voor je werknemers zijn ingesteld in het salarissysteem, berekent de software automatisch inhoudingen op basis van de locatie van het bedrijf en de grootte van het personeelsbestand.
Sommige salarissystemen gaan verder door het invullen en indienen van belastingdocumenten zoals formulier 941 en het verwerken van directe stortingen voor belastingen en premies.
In het geval van een audit of aanmaning van de IRS vereenvoudigen geautomatiseerde salarissystemen het verzamelen en rapporteren van de benodigde informatie.
4. Selfservice voor werknemers
Met geautomatiseerde salarissystemen kunnen werknemers hun eigen financiële en HR-gegevens beheren. Ze kunnen informatie over directe stortingen bijwerken, secundaire arbeidsvoorwaarden controleren, onkostendeclaraties indienen en verlof aanvragen zonder dat ze daarbij hulp van HR nodig hebben.
5. Directe stortingen en uitbetaling
Het automatiseren van de salarisadministratie zorgt ervoor dat werknemers hun loon op tijd ontvangen, wat de financiële stabiliteit en het arbeidsmoraal ten goede komt. Vertragingen in betalingen kunnen de productiviteit verlagen, maar payroll software voorkomt dit door directe stortingen efficiënt af te handelen.
Salarisautomatisering: belangrijkste systeemvereisten en functies
Het automatiseren van de salarisadministratie kan de efficiëntie aanzienlijk verbeteren, fouten verminderen en tijd besparen, zodat bedrijven zich kunnen richten op meer strategische taken. Door zoveel mogelijk payrollprocessen te automatiseren, kunnen bedrijven hun activiteiten stroomlijnen en de nauwkeurigheid verbeteren. De belangrijkste payrolltaken die geautomatiseerd kunnen worden, zijn onder andere:
- Systeem met API-toegang
- Loongerelateerde informatie verzamelen
- Salarisgegevens overdragen
- Gegevensinvoer verzamelen
- Salarisberekeningen uitvoeren
- Salarisrapporten maken
- Loonresultaten valideren
- Betalingen verwerken
- Loonstroken genereren
Om deze taken te ondersteunen, moet een effectief loonautomatiseringssysteem/integratie de volgende functies omvatten:
- Tijd bijhouden
- Mogelijkheden voor automatisering van salarisgegevens
- Beheer van voordelen
- Gesynchroniseerde PTO (betaald verlof) bijhouden
- Salarisberekeningen
- Berekening overuren
- Geautomatiseerde verwerking van betalingen
- Belastingaftrek en -aangifte
- Automatische foutdetectie
- Rapportage over naleving
- Integratiemogelijkheden voor salarisadministratie
- Zelfbediening voor werknemers (portaal)
Welke functies kan een payroll-integratie uitvoeren?
Met een loonintegratie integreer je je loonlijstsysteem met je HCM-systeem, maar wat kan zo’n integratie precies doen?
- Persoonlijke gegevens wijzigen | Persoonlijke gegevens die relevant zijn voor de salarisadministratie worden naar het salarissysteem gestuurd.
- Contactgegevens wijzigen | Contactgegevens zoals e-mail en telefoon worden gesynchroniseerd
- Adreswijziging | Adres waar de werknemer woont wordt gesynchroniseerd
- Wijziging van familie | Familieleden worden gesynchroniseerd omdat ze nodig zijn voor sommige instanties
- De functietitel is gesynchroniseerd
- Aangezien het organigram niet meer relevant is, wordt een dummywaarde (900) gesynchroniseerd.
- Wijziging kostenplaats | De kostenplaats wordt gebruikt voor projectcodes
- Roosterwijziging | De uren per week die een werknemer moet werken, worden gesynchroniseerd. Het rooster gaat alleen over contractuele uren
- Als het salaris van de werknemer verandert, wordt dit ook onmiddellijk gesynchroniseerd.
- Wijziging bankrekening | De bankrekening waarop het salaris wordt uitbetaald moet worden gesynchroniseerd.
- Eenmalige betalingen zoals bonussen moeten naar het salarissysteem worden gestuurd.
- Terugkerende betalingen moeten worden gesynchroniseerd zodat ze elke periode automatisch worden uitbetaald. Zie betalingen als een vaste onkostenvergoeding
- Werknemersbeëindiging | Beëindig een werknemer in het salarissysteem als de werknemer is beëindigd in HC
- Als een contract voor onbepaalde tijd verandert, moet dit worden gesynchroniseerd.
Waarom kiezen voor een payroll integratie cloud zoals BrynQ?
Alle technische details worden afgehandeld, zodat jij je kunt concentreren op wat echt belangrijk is. Met duidelijke en eenvoudige updates word je bij elke stap geïnformeerd, wat zorgt voor een naadloze en stressvrije ervaring.
- Een vrijblijvende gids van ons product
- Gesprekken over je topprioriteiten
- Antwoorden op al je vragen
- Je krijgt toegang tot een demo-omgeving om het systeem te verkennen
Wat zijn de grenzen van salarisautomatisering?
Hoewel veel payrolltaken kunnen worden geautomatiseerd, kan geen enkel payrollsysteem volledig zelfstandig functioneren. Er is altijd menselijk toezicht nodig om de processen te bewaken en ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt.
Er zijn vier belangrijke gebieden waar technologie een payroller niet volledig kan vervangen:
Deskundig advies over echt specifieke payrollzaken op individueel niveau;
De laatste looncontroles uitvoeren
Specifieke loonuitzonderingen afhandelen
Inzichten in salarisadministratie gebruiken voor strategische besluitvorming
Hoe kies je een salarisintegratie of geautomatiseerde salarisoplossing?
Het kiezen van de juiste payrolloplossing vergt een zorgvuldige afweging. Elke oplossing heeft zijn eigen set functies, waardoor vergelijken net zo overweldigend aanvoelt als het handmatig invullen van belastingformulieren. Om de beste oplossing voor je bedrijf te vinden, moet je rekening houden met efficiëntie, integratie, schaalbaarheid en essentiële salarisfuncties.
Om je beslissing te vereenvoudigen, vraag je jezelf het volgende af:
Hoeveel tijd besteden we momenteel aan payroll?
Hoeveel zou een integratie of automatisering ons besparen?
Integreert deze software met onze bestaande HR-, IT- of financiële systemen?
Kunnen onze HR- en Payroll-software met elkaar worden geïntegreerd?
Kan de integratie de groei van ons bedrijf ondersteunen?
Is de Integratie geschikt voor onze huidige grootte?
Biedt de Payroll-software de functies die we nodig hebben, zoals tijdregistratie, belastingaangifte, PTO bijhouden en rapportage?
Als je overstapt van een ander payroll-systeem, maak dan een lijst van de functies die je huidige software mist om de beste vervanging of oplossing te vinden.
Conclusie
Loonautomatisering is niet langer een luxe, maar een noodzaak in de snelle bedrijfsomgeving van vandaag. Door over te stappen op geautomatiseerde salarisverwerking kunnen organisaties de nauwkeurigheid verbeteren, tijd besparen en de naleving van wet- en regelgeving garanderen. Met het juiste systeem kan uw salarisadministratie veranderen van een omslachtige taak in een naadloze operatie die bedrijfsgroei en medewerkerstevredenheid ondersteunt. Maak vandaag nog gebruik van loonautomatisering en til de efficiëntie van uw organisatie naar een hoger niveau.
