No importa lo pequeña o grande que sea la empresa, las nóminas son la columna vertebral de cualquier organización. Tus empleados son uno de tus recursos más esenciales. Asegurarte de que tu proceso de nóminas funciona sin problemas es probablemente una de tus principales prioridades. Al fin y al cabo, toda empresa debe calcular sueldos y salarios y pagar a los empleados por su trabajo. Sin embargo, las tareas tradicionales de cálculo de nóminas pueden ser complejas, llevar mucho tiempo, consumir muchos recursos y ser propensas a errores. Lo que la convierte en una tarea difícil que a muchos no les gusta especialmente.
Aunque las nóminas son inevitables, existe una solución para simplificar, reducir y optimizar su carga de trabajo. Ahí es donde la automatización de las nóminas viene al rescate.
En este artículo aprenderás qué es la automatización de nóminas, cómo funciona y cuáles son las ventajas de agilizar tus operaciones de nómina.
Índice
¿Qué es la automatización?
La automatización se refiere al uso de la tecnología para realizar tareas con una intervención humana mínima. Al automatizar los procesos repetitivos, las empresas pueden mejorar la eficiencia, reducir los errores y asignar recursos a actividades más estratégicas. La automatización aprovecha el software, la inteligencia artificial y el aprendizaje automático para gestionar tareas complejas sin problemas.
¿Qué es la automatización de nóminas?
La automatización de nóminas es el resultado final del proceso de eliminar las tareas manuales del proceso de nóminas. Esto puede lograrse mediante el uso de un software de automatización de nóminas, una Integración de nóminas o la combinación de ambos. El software o la Integración se encargará de las tareas relacionadas con las nóminas, como el cálculo de los salarios, las deducciones fiscales, las prestaciones y la generación de las nóminas.
¿Cuál es el resultado? Reducir al mínimo la necesidad de trabajo manual e intervención humana. Lo que se traduce en la eliminación de errores en las nóminas, la agilización de las tareas de nóminas y RRHH, y la garantía del cumplimiento de la normativa laboral y fiscal. Garantizando una gestión de nóminas sin fisuras y el cumplimiento de la normativa y las nóminas.
¿Cómo funciona la automatización de las nóminas?
La automatización de las nóminas funciona mediante la integración de datos procedentes de múltiples fuentes, como los sistemas de RR.HH., el control de asistencia y las bases de datos fiscales. Aquí tienes un resumen paso a paso:
Recogida de datos: Recopila los datos de los empleados, horas de trabajo, códigos fiscales y prestaciones.
Procesamiento: El sistema calcula los salarios, las deducciones y las prestaciones mediante reglas predefinidas.
Aprobación: Los datos de las nóminas son revisados y aprobados por los gestores o el personal de RRHH.
Desembolso: Los pagos se procesan y distribuyen mediante depósito directo u otros métodos.
Elaboración de informes: Generar informes para el cumplimiento, las auditorías y el análisis financiero.
¿Por qué hay que automatizar las nóminas?
- Precisión: Los sistemas automatizados reducen los errores humanos en los cálculos y la introducción de datos
- Eficacia: Ahorra tiempo eliminando las tareas manuales repetitivas
- Cumplimiento: Mantente al día de las leyes y normativas fiscales, garantizando la exactitud de los informes y las deducciones
- Rentabilidad: Reduce los costes administrativos minimizando la intervención manual
- Satisfacción de los empleados: Garantiza pagos puntuales y precisos, aumentando la confianza y la moral
Nóminas manuales frente a nóminas automatizadas
| Función | Nóminas manuales | Nóminas automatizadas |
|---|---|---|
| Precisión | Propenso a errores | Alta precisión |
| Consumo de tiempo | Tiempo intensivo | Ahorra tiempo |
| Conformidad | Difícil mantenerse al día | Se actualiza automáticamente |
| Escalabilidad | Limitado | Altamente escalable |
| Coste | Mayor debido al esfuerzo administrativo | Rentable a largo plazo |
7 ventajas de la automatización de las nóminas
1. Reduce los errores
Incluso los empleados más cuidadosos cometen errores. Simplemente forma parte del ser humano. Pero cuando esos errores implican complejos cálculos de nóminas repartidos en múltiples hojas de cálculo y sistemas, solucionarlos puede llevar horas de trabajo extra. Peor aún, los errores pueden retrasar el procesamiento de las nóminas, creando riesgos legales para tu empresa.
Un sistema o integración automatizada de nóminas reduce estos riesgos gestionando los cálculos con precisión y almacenando todos los datos de las nóminas en un sistema centralizado. Esto no sólo evita errores, sino que también facilita las actualizaciones. Algunos sistemas incluso permiten a los empleados actualizar su propia información mediante funciones de autoservicio, lo que ahorra tiempo a los equipos de RRHH.
2. Conformidad
Las nóminas automatizadas no sólo evitan errores operativos que hacen perder un tiempo valioso, sino que también ayudan a las empresas a mantener el cumplimiento de la normativa en materia de nóminas. Los errores en las nóminas, como las retenciones de impuestos incorrectas o los retrasos en las declaraciones, pueden dar lugar a multas por parte de autoridades reguladoras como el IRS. Los sistemas automatizados de nóminas minimizan estos riesgos garantizando cálculos precisos y gestionando las declaraciones y los depósitos de impuestos a tiempo. De este modo, se reducen las posibilidades de que se produzcan costosas multas y se ahorra a las empresas el esfuerzo de corregir errores manualmente.
3. Mayor eficacia, ahorro de tiempo y dinero
Los sistemas de nóminas automatizados o las integraciones entre los sistemas de RRHH y de nóminas agilizan los cálculos y procesos de las nóminas, haciéndolos más rápidos y eficientes. Al gestionar tareas como la elaboración de informes y la actualización de registros, los sistemas de nóminas y sus integraciones con los sistemas de RRHH reducen la necesidad de introducir datos manualmente, lo que puede llevar mucho tiempo y requerir mucho trabajo.
Esto no sólo reduce los costes operativos, sino que también libera valiosas horas para que los equipos de RRHH y finanzas se centren en tareas más significativas, como el compromiso de los empleados, la captación de talento y la incorporación, creando en última instancia un lugar de trabajo más positivo y productivo.
4. Seguridad reforzada
Los datos de las nóminas de los empleados incluyen información muy sensible, como números de la Seguridad Social, fechas de nacimiento y domicilios particulares. Mantener estos datos seguros es crucial para evitar accesos no autorizados y posibles infracciones. Los procesos manuales de cálculo de nóminas, especialmente los que se basan en documentos impresos, plantean importantes riesgos de seguridad debido a su falta de protecciones integradas.
El software y las integraciones de nóminas mejoran la seguridad utilizando la encriptación para proteger los datos en todo momento. También ayuda a las organizaciones a realizar un seguimiento de los procesos de nóminas, almacenar de forma segura la información relacionada con los impuestos y garantizar el cumplimiento de las auditorías. Las soluciones avanzadas, como Integraciones de nóminasofrecen funciones de seguridad adicionales, que permiten a los gestores controlar el acceso y salvaguardar la privacidad de los empleados dentro de la organización.
5. Mejora de la experiencia de la nómina laboral
Gestionar las nóminas es complejo, con muchas tareas que requieren atención. Automatizar las funciones clave de las nóminas reduce el trabajo manual, haciendo que el proceso sea más eficiente y fácil de gestionar. Las integraciones y los sistemas automatizados de nóminas ayudan a las organizaciones a calcular los impuestos sobre las nóminas, exportar datos y generar informes sobre los costes de mano de obra y la productividad de los empleados.
La automatización también mejora la gestión de datos al aumentar la transparencia y la accesibilidad. Y lo que es más importante, garantiza que los empleados cobren con exactitud y a tiempo. Programando las nóminas a intervalos fijos, las empresas pueden evitar retrasos en los pagos. Además, la automatización reduce los errores en las nóminas, como calcular mal las retenciones fiscales, que pueden suponer cargas financieras inesperadas para los empleados.
6. Se adapta fácilmente a tu negocio
Automatizar los procesos de nómina es esencial para ampliar las operaciones de nómina de una empresa. Los métodos manuales se vuelven ineficaces a medida que crece el número de empleados, lo que dificulta la gestión de los crecientes datos de las nóminas.
Un sistema de integración o automatizado de nóminas agiliza las operaciones, permitiendo a las empresas gestionar plantillas crecientes sin aumentar la carga de trabajo administrativo. Esto garantiza que las nóminas sean precisas, eficientes y capaces de soportar el crecimiento a largo plazo.
7. Experiencia de los empleados
Las integraciones de nóminas o los sistemas automatizados de nóminas garantizan que los empleados reciban sus salarios a tiempo, exactamente cuando lo esperan. Con la automatización, las empresas pueden programar el procesamiento de las nóminas a intervalos fijos, reduciendo el riesgo de retrasos en los pagos.
Los errores en las nóminas pueden afectar negativamente tanto a la empresa como a sus empleados. Por ejemplo, un error de cálculo en la retención del impuesto federal sobre la renta puede hacer que un empleado se enfrente a una factura fiscal inesperadamente elevada.
¿Cómo automatizar las nóminas?
La automatización de las nóminas ofrece numerosas ventajas, lo que la convierte en una solución valiosa para empresas de todos los tamaños. Al implantar el software de nóminas adecuado, las empresas pueden agilizar las operaciones de nóminas y reducir la carga de trabajo manual. El software de RRHH y de automatización de nóminas desempeña un papel crucial en esta transformación, por lo que la selección del software adecuado es el primer paso hacia un procesamiento de nóminas totalmente automatizado.
Al elegir una solución de software de nóminas, hay que tener en cuenta varios factores, como la facilidad de uso, la escalabilidad y la seguridad. Sin embargo, hay dos aspectos clave que son esenciales para alcanzar el máximo nivel de automatización
Integraciones del software de nóminas: Cuantas más herramientas de gestión de personal se integren con el software de nóminas, más se podrán automatizar y agilizar los procesos relacionados con las nóminas.
Capacidades y funciones del software: Para automatizar tantas tareas de nómina como sea posible, el software debe ofrecer una amplia gama de funcionalidades.
Una vez seleccionada una solución de software adecuada, los siguientes pasos consisten en introducir los datos de la empresa en el sistema, formar a los empleados en su uso e implantar los nuevos procesos automatizados de nómina.
La transición de un sistema de nóminas manual a uno automatizado es un cambio importante que requiere una planificación cuidadosa. El enfoque variará en función de factores como el tamaño de la empresa y la complejidad de los procesos de nómina existentes. Tener una hoja de ruta clara es crucial para una transición sin problemas.
Si una revisión completa de las nóminas te parece abrumadora, las empresas pueden empezar automatizando las funciones básicas, ampliando gradualmente la automatización a otras tareas de las nóminas.
5 funciones básicas de nóminas para automatizar:
1. Control de presencia
El software de control horario automatizado ayuda a los empleados por horas a evitar que no fichen y pierdan horas de trabajo. Registra las horas de trabajo con precisión y señala las incoherencias en las hojas de horas antes de que se conviertan en problemas.
2. Cálculo y procesamiento de nóminas
El procesamiento de las nóminas implica cálculos complejos, incluidos impuestos y deducciones. Sin automatización, esta tarea puede llevar a varios empleados varios días al mes. El software de nóminas agiliza este proceso, garantizando la precisión y la eficiencia.
3. Declaración de impuestos e informes de cumplimiento
Una vez configuradas en el sistema de nóminas las leyes fiscales relevantes para tus empleados, el programa calcula automáticamente las retenciones en función de la ubicación de la empresa y el tamaño de la plantilla.
Algunos sistemas de nóminas van más allá, cumplimentando y presentando documentos fiscales como el formulario 941 y gestionando los depósitos directos de impuestos y cotizaciones.
En caso de auditoría o notificación del IRS, los sistemas automatizados de nóminas simplifican la recopilación y notificación de la información necesaria.
4. Autoservicio del empleado
Con los sistemas automatizados de nóminas, los empleados pueden gestionar sus propios datos financieros y de RRHH. Pueden actualizar la información de depósito directo, comprobar las prestaciones, presentar reclamaciones de gastos y solicitar tiempo libre, sin necesidad de asistencia de RRHH.
5. Depósitos directos y distribución de la paga
Automatizar las nóminas garantiza que los empleados reciban sus salarios a tiempo, mejorando la estabilidad financiera y la moral en el lugar de trabajo. Los retrasos en los pagos pueden reducir la productividad, pero el software de nóminas lo evita gestionando eficazmente los depósitos directos.
Automatización de nóminas: principales requisitos y funciones del sistema
Automatizar las nóminas puede mejorar mucho la eficacia, reducir los errores y ahorrar tiempo, permitiendo a las empresas centrarse en tareas más estratégicas. Automatizando tantos procesos de nómina como sea posible, las empresas pueden agilizar las operaciones y mejorar la precisión. Entre las tareas clave de la nómina que pueden automatizarse están:
- Sistema con acceso API
- Recopilación de información relacionada con la nómina
- Transferencia de datos de nómina
- Recoger datos de entrada
- Realizar cálculos de nóminas
- Crear informes de nómina
- Validar los resultados de la nómina
- Procesamiento de pagos
- Generar nóminas
Para apoyar estas tareas, un sistema/integración eficaz de automatización de nóminas debe incluir las siguientes funciones:
- Seguimiento del tiempo
- Capacidades para la automatización de datos de nóminas
- Gestión de prestaciones
- Seguimiento sincronizado del PTO (tiempo libre remunerado)
- Cálculos salariales
- Cálculo de las horas extraordinarias
- Procesamiento automatizado de pagos
- Deducciones y declaraciones fiscales
- Detección automática de errores
- Informes de cumplimiento
- Integración de nóminas
- Autoservicio del empleado (portal)
¿Qué funciones puede realizar una Integración de nóminas?
Con una integración de nóminas usted integra su sistema de nóminas con su sistema HCM, pero ¿qué puede hacer exactamente una integración de este tipo?
- Cambio de datos personales | Los datos personales relevantes para la nómina se enviarán al sistema de nóminas
- Cambio de datos de contacto | Se sincronizarán los datos de contacto como el correo electrónico y el teléfono
- Cambio de dirección | Se sincroniza la dirección donde vive el empleado
- Cambio de familia | Los miembros de la familia se sincronizan ya que son necesarios para algunas instancias
- Cambio de puesto de trabajo | El puesto de trabajo está sincronizado
- Cambio de unidad organizativa | Como el organigrama ya no es relevante, se sincroniza un valor ficticio (900)
- Cambio de centro de coste | El centro de coste se utiliza para los códigos de proyecto
- Cambio de horario | Se sincronizarán las horas semanales que debe trabajar un empleado. El horario sólo se refiere a las horas contractuales
- Cambio de salario fijo | Si cambia el salario del trabajador, también se sincroniza inmediatamente
- Cambio de cuenta bancaria | Hay que sincronizar la cuenta bancaria en la que se pagará el salario
- Cambio de los pagos únicos | Los pagos únicos como los bonos deben enviarse al sistema de nóminas
- Cambio de pagos recurrentes | Los pagos recurrentes deben sincronizarse para que puedan pagarse cada periodo automáticamente. Piensa en los pagos como en una asignación fija de gastos
- Baja de empleados | Dar de baja a un empleado en el sistema de nóminas si el empleado ha sido dado de baja en HC
- Cambio de contrato | Si un contrato cambia en indefinido, hay que sincronizarlo
¿Por qué elegir una nube de Integración de nóminas como BrynQ?
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¿Cuáles son los límites de la automatización de las nóminas?
Aunque muchas tareas relacionadas con las nóminas pueden automatizarse, ningún sistema de nóminas puede funcionar completamente solo. Siempre es necesaria la supervisión humana para controlar los procesos y asegurarse de que todo funciona correctamente.
Hay cuatro áreas clave en las que la tecnología no puede sustituir totalmente a un pagador:
Proporcionar asesoramiento experto sobre cuestiones de nóminas realmente específicas a nivel individual;
Realizar las comprobaciones finales de la nómina
Tratamiento de excepciones específicas de la nómina
Utilizar la información sobre la nómina para la toma de decisiones estratégicas
Cómo elegir una integración de nóminas o una solución de nóminas automatizadas
Para elegir la solución de nóminas adecuada hay que pensárselo bien. Cada solución viene con su propio conjunto de características, haciendo que las comparaciones parezcan tan abrumadoras como rellenar manualmente los formularios de impuestos. Encontrar la solución que mejor se adapte a su empresa implica tener en cuenta la eficiencia, la integración, la escalabilidad y las funciones nóminas esenciales.
Para simplificar tu decisión, pregúntate
¿Cuánto tiempo dedicamos actualmente a las nóminas?
¿Cuánto nos ahorraría una integración o automatización?
¿Se integra este software con nuestros sistemas actuales de RRHH, TI o finanzas?
¿Pueden integrarse nuestros programas de RRHH y nóminas?
¿Puede la Integración apoyar el crecimiento de nuestra empresa?
¿Se adapta la Integración a nuestro tamaño actual?
¿Ofrece el programa de nóminas las funciones que necesitamos, como el control del tiempo, la declaración de impuestos, el control de las horas extraordinarias y la elaboración de informes?
Si vas a cambiar de otro sistema de nóminas, enumera las funciones de las que carece tu software actual para ayudarte a identificar el mejor sustituto o solución.
Conclusión
La automatización de las nóminas ha dejado de ser un lujo para convertirse en una necesidad en el vertiginoso entorno empresarial actual. Al adoptar el procesamiento automatizado de nóminas, las organizaciones pueden mejorar la precisión, ahorrar tiempo y garantizar el cumplimiento. Con el sistema adecuado, su proceso de nóminas puede pasar de ser una tarea engorrosa a una operación fluida que favorezca el crecimiento de la empresa y la satisfacción de los empleados. Adopte la automatización de nóminas hoy mismo y lleve la eficiencia de su organización al siguiente nivel.
