Independentemente da dimensão da empresa, os salários são a espinha dorsal de qualquer organização. Uma vez que os seus empregados são um dos seus recursos mais essenciais. Assegurar que o processo de processamento de salários decorre sem problemas é provavelmente uma das tuas principais prioridades. Afinal de contas, todas as empresas têm de calcular os ordenados e salários e pagar aos empregados pelo seu trabalho. No entanto, as tarefas tradicionais de processamento de salários podem ser complexas, demoradas, exigentes em termos de recursos e propensas a erros. O que faz com que seja uma tarefa difícil que muitos não apreciam particularmente.
Embora o processamento de salários seja inevitável, existe uma solução para simplificar, reduzir e otimizar o seu volume de trabalho com folhas de pagamento. É aí que a automatização das folhas de pagamento vem em socorro.
Neste artigo, ficarás a saber o que é a automatização do processamento de salários, como funciona e quais as vantagens de racionalizar as operações de processamento de salários.
Índice
O que é a automatização?
A automatização refere-se à utilização da tecnologia para realizar tarefas com o mínimo de intervenção humana. Ao automatizar processos repetitivos, as empresas podem melhorar a eficiência, reduzir erros e atribuir recursos a actividades mais estratégicas. A automatização tira partido do software, da inteligência artificial e da aprendizagem automática para gerir tarefas complexas sem problemas.
O que é a automatização das folhas de pagamento?
A automatização do processamento de salários é o resultado final do processo de remoção de tarefas manuais do processo de folhas de pagamento. Isto pode ser conseguido através da utilização de um software de automatização de folhas de pagamento, de uma integração de folhas de pagamento ou da combinação de ambos. O software ou a Integração tratará das tarefas do processamento de salários, tais como o cálculo dos salários, as deduções fiscais, os benefícios e a geração de folhas de pagamento.
O resultado? Reduzir ao mínimo a necessidade de trabalho manual e de intervenção humana. O que resulta na eliminação de erros no processamento de salários, simplifica as tarefas de processamento de salários e de RH, garantindo a conformidade com os regulamentos laborais e fiscais. Assegurando uma gestão perfeita dos salários e o cumprimento da regulamentação e das folhas de pagamento.
Como funciona a automatização dos salários?
A automatização das folhas de pagamento funciona através da integração de dados de várias fontes, tais como sistemas de RH, controlo de assiduidade e bases de dados fiscais. Eis um resumo passo-a-passo:
Recolha de dados: Recolhe os dados dos empregados, horas de trabalho, códigos fiscais e benefícios.
Processamento: O sistema calcula salários, deduções e benefícios através de regras predefinidas.
Aprovação: Os dados das folhas de pagamento são revistos e aprovados pelos gestores ou pelo pessoal de RH.
Desembolso: Os pagamentos são processados e distribuídos por depósito direto ou outros métodos.
Elaboração de relatórios: Gera relatórios para conformidade, auditorias e análise financeira.
Porque é que as folhas de pagamento devem ser automatizadas?
- Precisão: Os sistemas automatizados reduzem os erros humanos nos cálculos e na introdução de dados
- Eficiência: Poupa tempo ao eliminar tarefas manuais repetitivas
- Conformidade: Mantém-te atualizado com as leis e regulamentos fiscais, assegurando relatórios e deduções exactos
- Custo-eficácia: Reduz os custos administrativos ao minimizar a intervenção manual
- Satisfação dos empregados: Assegura pagamentos atempados e exactos, aumentando a confiança e a moral
Folhas de pagamento manuais vs. folhas de pagamento automatizadas
| Caraterística | Folhas de pagamento manuais | Folhas de pagamento automatizadas |
|---|---|---|
| Precisão | Propenso a erros | Alta precisão |
| Consumo de tempo | Tempo intensivo | Poupa tempo |
| Conformidade | É difícil manteres-te atualizado | Atualização automática |
| Escalabilidade | Limitada | Altamente escalável |
| Custo | Mais elevado devido ao esforço administrativo | Rentável a longo prazo |
7 benefícios da automatização das folhas de pagamento
1. Reduz os erros
Até os empregados mais cuidadosos cometem erros. Faz simplesmente parte do ser humano. Mas quando esses erros envolvem cálculos complexos dos salários espalhados por várias folhas de cálculo e sistemas, a sua correção pode exigir horas de trabalho extra. Pior ainda, os erros podem atrasar o processamento dos salários, criando riscos legais para a sua empresa.
Uma Integração ou sistema automatizado de folhas de pagamento reduz estes riscos, tratando os cálculos com precisão e armazenando todos os dados das folhas de pagamento num sistema centralizado. Isto não só evita erros, como também facilita as actualizações. Alguns sistemas permitem mesmo que os empregados actualizem as suas próprias informações através de funcionalidades de autosserviço, poupando tempo às equipas de RH.
2. Conformidade
A automatização das folhas de pagamento não só evita erros operacionais que desperdiçam tempo valioso, como também ajuda as empresas a manter a conformidade das folhas de pagamento. Os erros nas folhas de pagamento, tais como retenções de impostos incorrectas ou declarações tardias, podem levar a multas por parte de autoridades reguladoras como o IRS. Os sistemas automatizados de folhas de pagamento minimizam estes riscos, assegurando cálculos exactos e tratando das declarações e depósitos de impostos a tempo. Isto reduz as hipóteses de multas de conformidade dispendiosas, poupando às empresas o esforço de correção manual de erros.
3. Aumenta a eficiência, poupa tempo e dinheiro
Os sistemas automatizados de cálculo das folhas de pagamento ou as integrações entre os sistemas de RH e de cálculo das folhas de pagamento simplificam os cálculos e processos de cálculo das folhas de pagamento, tornando-os mais rápidos e eficientes. Ao tratar de tarefas como a execução de relatórios e a atualização de registos, os sistemas de cálculo das folhas de pagamento e as suas integrações com os sistemas de RH reduzem a necessidade de introdução manual de dados, que pode ser morosa e trabalhosa.
Isto não só reduz os custos operacionais, como também liberta horas valiosas para as equipas de RH e de finanças se concentrarem em trabalho mais significativo, como o envolvimento dos empregados, o recrutamento de talentos e a integração, criando, em última análise, um local de trabalho mais positivo e produtivo.
4. Segurança reforçada
Os dados da folha de pagamentos dos funcionários incluem informações altamente sensíveis, como números da Segurança Social, datas de nascimento e endereços residenciais. Manter estes dados seguros é crucial para evitar o acesso não autorizado e potenciais violações. Os processos manuais de processamento de salários, especialmente os que dependem de documentos impressos, apresentam riscos de segurança significativos devido à falta de protecções incorporadas.
O software de folhas de pagamento e as integrações aumentam a segurança através da utilização de encriptação para proteger os dados em todos os momentos. Também ajuda as organizações a acompanhar os processos das folhas de pagamento, a armazenar de forma segura informações relacionadas com impostos e a garantir a conformidade com as auditorias. Soluções avançadas, como Integrações de folhas de pagamentooferecem funcionalidades de segurança adicionais, permitindo aos gestores controlar o acesso e salvaguardar a privacidade dos funcionários dentro da organização.
5. Melhoria da experiência de trabalho com salários
A gestão das folhas de pagamento é complexa, com muitas tarefas que requerem atenção. A automatização das principais funções do processamento de salários reduz o trabalho manual, tornando o processo mais eficiente e mais fácil de gerir. As integrações e os sistemas automatizados de folhas de pagamento ajudam as organizações a calcular os impostos sobre os salários, a exportar dados e a gerar relatórios sobre os custos da força de trabalho e a produtividade dos empregados.
A automatização também melhora a gestão dos dados, aumentando a transparência e a acessibilidade. Mais importante ainda, assegura que os empregados são pagos com exatidão e a tempo. Ao programar o processamento de salários em intervalos definidos, as empresas podem evitar atrasos nos pagamentos. Além disso, a automatização reduz os erros no processamento de salários, tais como o cálculo incorreto das retenções na fonte, que podem levar a encargos financeiros inesperados para os empregados.
6. Adapta-se facilmente ao teu negócio
A automatização dos processos de processamento de salários é essencial para aumentar as operações de processamento de salários de uma empresa. Os métodos manuais tornam-se ineficientes à medida que o número de empregados aumenta, dificultando a gestão de dados crescentes sobre os salários.
Um sistema de integração ou automatizado de folhas de pagamento simplifica as operações, permitindo que as empresas lidem com o aumento do número de efectivos sem aumentar a carga de trabalho administrativo. Isto assegura que as folhas de pagamento permanecem exactas, eficientes e capazes de suportar o crescimento a longo prazo.
7. Experiência do trabalhador
As Integrações de folhas de pagamento ou sistemas automatizados de folhas de pagamento garantem que os funcionários recebem os seus salários a tempo, exatamente quando esperam. Com a automatização, os empregadores podem programar o processamento das folhas de pagamento em intervalos fixos, reduzindo o risco de atrasos nos pagamentos.
Os erros nas folhas de pagamento podem afetar negativamente tanto a empresa como os seus empregados. Por exemplo, um erro de cálculo na retenção do imposto federal sobre o rendimento pode levar a que um empregado tenha de pagar uma fatura fiscal inesperadamente elevada.
Como automatizar as folhas de pagamento?
A automatização das folhas de pagamento oferece inúmeras vantagens, tornando-a uma solução valiosa para empresas de todas as dimensões. Ao implementar o software de processamento de salários correto, as empresas podem simplificar as operações de processamento de salários e reduzir a carga de trabalho manual. O software de automatização de RH e de processamento de salários desempenha um papel crucial nesta transformação, tornando a seleção do software certo o primeiro passo para um processamento de folhas de pagamento totalmente automatizado.
Ao escolher uma solução de software de processamento de salários, devem ser considerados vários factores, como a facilidade de utilização, a escalabilidade e a segurança. No entanto, dois aspectos fundamentais são essenciais para atingir o mais alto nível de automatização
Integrações de software de folhas de pagamento: Quanto mais ferramentas de gestão da força de trabalho se integrarem com o software de folhas de pagamento, mais os processos relacionados com as folhas de pagamento podem ser automatizados e simplificados.
Capacidades e caraterísticas do software: Para automatizar o maior número possível de tarefas de processamento de salários, o software deve oferecer uma vasta gama de funcionalidades.
Uma vez selecionada uma solução de software adequada, os passos seguintes envolvem a introdução dos dados da empresa no sistema, a formação dos empregados sobre a sua utilização e a implementação dos novos processos automatizados de processamento de salários.
A transição de um sistema de processamento de salários manual para um automatizado é uma mudança importante que requer um planeamento cuidadoso. A abordagem varia em função de factores como a dimensão da empresa e a complexidade dos processos de processamento dos salários existentes. Ter um roteiro claro é crucial para uma transição suave.
Se uma revisão completa do processamento de salários parecer demasiado complicada, as empresas podem começar por automatizar as funcionalidades principais, alargando gradualmente a automatização a outras tarefas do processamento de salários.
5 Funcionalidades principais das folhas de pagamento a automatizar:
1. Controlo do tempo e da assiduidade
O software de registo de horas automatizado ajuda os trabalhadores horistas a evitarem faltas e horas de trabalho perdidas. Regista as horas de trabalho com precisão e assinala quaisquer inconsistências nas folhas de horas antes que se tornem problemas.
2. Cálculo e processamento das folhas de pagamento
O processamento das folhas de pagamento envolve cálculos complexos, incluindo impostos e deduções. Sem automatização, esta tarefa pode demorar vários dias por mês a vários empregados. O software de folhas de pagamento simplifica este processo, garantindo precisão e eficiência.
3. Declarações fiscais e relatórios de conformidade
Assim que as leis fiscais relevantes para os teus empregados são definidas no sistema de processamento de salários, o software calcula automaticamente as retenções na fonte com base na localização da empresa e na dimensão da força de trabalho.
Alguns sistemas de processamento de salários vão mais longe, preenchendo e arquivando documentos fiscais como o formulário 941 e gerindo depósitos diretos de impostos e contribuições.
No caso de uma auditoria ou notificação do IRS, os sistemas automatizados de processamento de salários simplificam a recolha e a comunicação das informações necessárias.
4. Autosserviço dos empregados
Com os sistemas automatizados de processamento de salários, os empregados podem gerir os seus próprios detalhes financeiros e de RH. Podem atualizar as informações de depósito direto, verificar os benefícios, apresentar pedidos de reembolso de despesas e solicitar folgas – sem necessitarem de assistência dos RH.
5. Depósitos diretos e distribuição de pagamentos
A automatização do processamento de salários garante que os empregados recebem os seus salários a tempo, melhorando a estabilidade financeira e a moral no local de trabalho. Os atrasos nos pagamentos podem reduzir a produtividade, mas o software de processamento de salários evita que isso aconteça ao tratar os depósitos diretos de forma eficiente.
Automatização das folhas de pagamento: principais requisitos e caraterísticas do sistema
A automatização do processamento de salários pode melhorar significativamente a eficiência, reduzir os erros e poupar tempo, permitindo que as empresas se concentrem em tarefas mais estratégicas. Ao automatizar o maior número possível de processos de processamento de salários, as empresas podem simplificar as operações e aumentar a precisão. As principais tarefas de processamento de salários que podem ser automatizadas incluem:
- Sistema com acesso à API
- Recolha de informações relativas ao cálculo das folhas de pagamento
- Transferência de dados do cálculo das folhas de pagamento
- Recolha de dados
- Efetuar cálculos de salários
- Criação de relatórios sobre os salários
- Validação dos resultados do cálculo das folhas de pagamento
- Processamento de pagamentos
- Geração de recibos de vencimento
Para apoiar estas tarefas, um sistema/integração eficaz de automatização do processamento de salários deve incluir as seguintes funções:
- Controlo de tempo
- Capacidades de automatização dos dados da folha de pagamento
- Gestão de benefícios
- Controlo sincronizado de PTO (tempo livre pago)
- Cálculo do salário
- Cálculo das horas extraordinárias
- Processamento de pagamentos automatizado
- Deduções e declarações fiscais
- Deteção automática de erros
- Relatórios de conformidade
- Capacidades de integração das folhas de pagamento
- Autosserviço dos empregados (portal)
Que funções podem ser desempenhadas por uma Integração das folhas de pagamento
Com uma Integração do processamento de salários, o sistema de processamento de salários é integrado no sistema HCM, mas o que é que essa integração pode fazer exatamente?
- Alteração dos dados pessoais | Os dados pessoais relevantes para o cálculo das folhas de pagamento serão enviados para o sistema de cálculo das folhas de pagamento
- Alteração dos dados de contacto | Os dados de contacto, como o e-mail e o telefone, serão sincronizados
- Mudança de morada | Sincroniza a morada onde o empregado vive
- Mudança de família | Os membros da família são sincronizados, uma vez que são necessários para algumas instâncias
- Altera o título do cargo | O título do cargo é sincronizado
- Alteração da unidade organizacional | Uma vez que o organigrama já não é relevante, é sincronizado um valor fictício (900)
- Mudança de centro de custo | O centro de custo é usado para códigos de projeto
- Alteração de horário | As horas por semana que um empregado deve trabalhar serão sincronizadas. O horário só diz respeito às horas contratuais
- Alteração do salário fixo | Se o salário do empregado for alterado, isso também é imediatamente sincronizado
- Mudança de conta bancária | A conta bancária na qual o salário será pago precisa de ser sincronizada
- Alteração dos pagamentos únicos | Os pagamentos únicos, como os bónus, devem ser enviados para o sistema de processamento de salários
- Alteração dos pagamentos recorrentes | Os pagamentos recorrentes devem ser sincronizados para que possam ser pagos automaticamente em cada período. Pensa nos pagamentos como um subsídio de despesas fixas
- Rescisão de empregado | Rescindir um empregado no sistema de folhas de pagamento se o empregado for rescindido no HC
- Mudança de contrato | Se um contrato for alterado indefinidamente, isso deve ser sincronizado
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Quais são os limites da automatização das folhas de pagamento?
Embora muitas tarefas de processamento de salários possam ser automatizadas, nenhum sistema de processamento de salários pode funcionar totalmente sozinho. A supervisão humana é sempre necessária para monitorizar os processos e garantir que tudo corre bem.
Há quatro áreas-chave em que a tecnologia não pode substituir totalmente um contabilista:
Aconselhamento especializado sobre questões realmente específicas relativas aos salários a nível individual;
Efetuar os últimos controlos dos salários
Tratamento de excepções específicas do cálculo das folhas de pagamento
Utilizar as informações sobre os salários para a tomada de decisões estratégicas
Como escolher uma Integração do processamento de salários ou uma solução automatizada de processamento de salários
A seleção da solução certa para folhas de pagamento requer uma reflexão cuidadosa. Cada solução tem o seu próprio conjunto de funcionalidades, o que faz com que as comparações sejam tão complicadas como o preenchimento manual de formulários de impostos. Encontrar a melhor solução para a sua empresa significa ter em conta a eficiência, a integração, a escalabilidade e as funções essenciais do processamento de salários.
Para simplificar a tua decisão, pergunta a ti próprio:
Quanto tempo gastamos atualmente com os salários?
Quanto é que uma integração ou automatização nos pouparia?
Este software integra-se com os nossos sistemas de RH, TI ou financeiros existentes?
O nosso software de RH e de folhas de pagamento pode ser integrado entre si?
A Integração pode apoiar o crescimento da nossa empresa?
A Integração é adequada à nossa dimensão atual?
O software de folhas de pagamento oferece as funcionalidades de que necessitamos, tais como controlo de tempo, declaração de impostos, controlo de PTO e relatórios?
Se estiveres a mudar de outro sistema de processamento de salários, enumera as caraterísticas que o teu software atual não possui para ajudar a identificar o melhor substituto ou solução.
Conclusão
A automatização das folhas de pagamento já não é um luxo, mas sim uma necessidade no atual ambiente empresarial de ritmo acelerado. Ao adotar o processamento automatizado das folhas de pagamento, as organizações podem aumentar a precisão, poupar tempo e garantir a conformidade. Com o sistema certo, o seu processo de folhas de pagamento pode transformar-se de uma tarefa complicada numa operação sem falhas que apoia o crescimento do negócio e a satisfação dos funcionários. Adopte a automatização dos salários hoje e leve a eficiência da sua organização para o próximo nível.
