Independentemente da dimensão da empresa, os salários são a espinha dorsal de qualquer organização. Uma vez que os seus empregados são um dos seus recursos mais essenciais. Assegurar que o processo de processamento de salários decorre sem problemas é provavelmente uma das tuas principais prioridades. Afinal de contas, todas as empresas têm de calcular os ordenados e salários e pagar aos empregados pelo seu trabalho. No entanto, as tarefas tradicionais de processamento de salários podem ser complexas, demoradas, exigentes em termos de recursos e propensas a erros. O que faz com que seja uma tarefa difícil que muitos não apreciam particularmente.
Embora o processamento de salários seja inevitável, existe uma solução para simplificar, reduzir e otimizar o seu volume de trabalho. É aí que a automatização do processamento de salários vem em socorro.
Neste artigo, ficarás a saber o que é a automatização do processamento de salários, como funciona e quais as vantagens de racionalizar as operações de processamento de salários.
Índice
O que é a automatização?
A automatização refere-se à utilização da tecnologia para realizar tarefas com o mínimo de intervenção humana. Ao automatizar processos repetitivos, as empresas podem melhorar a eficiência, reduzir erros e atribuir recursos a actividades mais estratégicas. A automatização tira partido do software, da inteligência artificial e da aprendizagem automática para gerir tarefas complexas sem problemas.
O que é a automatização dos salários?
A automatização do processamento de salários é o resultado final do processo de eliminação das tarefas manuais do processo de processamento de salários. Isto pode ser conseguido através da utilização de um software de automatização do processamento de salários, de uma integração do processamento de salários ou da combinação de ambos. O software ou a integração tratará das tarefas do processamento de salários, tais como o cálculo dos salários, as deduções fiscais, os benefícios e a geração de folhas de vencimento.
O resultado? Reduz ao mínimo a necessidade de trabalho manual e de intervenção humana. O que resulta na eliminação de erros no processamento de salários, simplifica as tarefas de processamento de salários e de RH, garantindo a conformidade com os regulamentos laborais e fiscais. Assegura uma gestão perfeita dos salários e a conformidade com a regulamentação e os salários.
Como funciona a automatização dos salários?
A automatização dos salários funciona através da integração de dados de várias fontes, tais como sistemas de RH, controlo de assiduidade e bases de dados fiscais. Apresentamos-te um resumo passo-a-passo:
Recolha de dados: Recolhe os dados dos empregados, horas de trabalho, códigos fiscais e benefícios.
Processamento: O sistema calcula salários, deduções e benefícios através de regras predefinidas.
Aprovação: Os dados da folha de pagamento são revisados e aprovados pelos gerentes ou pelo pessoal de RH.
Desembolso: Os pagamentos são processados e distribuídos por depósito direto ou outros métodos.
Elaboração de relatórios: Gera relatórios para conformidade, auditorias e análise financeira.
Porque é que os pagamentos devem ser automatizados?
- Precisão: Os sistemas automatizados reduzem os erros humanos nos cálculos e na introdução de dados
- Eficiência: Poupa tempo ao eliminar tarefas manuais repetitivas
- Conformidade: Mantém-te atualizado com as leis e regulamentos fiscais, assegurando relatórios e deduções exactos
- Custo-eficácia: Reduz os custos administrativos ao minimizar a intervenção manual
- Satisfação dos empregados: Assegura pagamentos atempados e exactos, aumentando a confiança e a moral
Folha de pagamento manual vs. folha de pagamento automatizada
| Caraterística | Folha de pagamento manual | Automatização dos pagamentos |
|---|---|---|
| Precisão | Propenso a erros | Alta precisão |
| Consumo de tempo | Tempo intensivo | Poupa tempo |
| Conformidade | É difícil manteres-te atualizado | Atualização automática |
| Escalabilidade | Limitada | Altamente escalável |
| Custo | Mais elevado devido ao esforço administrativo | Rentável a longo prazo |
7 benefícios da automatização dos salários
1. Reduz os erros
Até os empregados mais cuidadosos cometem erros. Faz simplesmente parte do ser humano. Mas quando esses erros envolvem cálculos complexos dos salários espalhados por várias folhas de cálculo e sistemas, a sua correção pode exigir horas de trabalho extra. Pior ainda, os erros podem atrasar o processamento dos salários, criando riscos legais para a sua empresa.
Um sistema ou integração automatizada do cálculo das folhas de pagamento reduz estes riscos, tratando os cálculos com precisão e armazenando todos os dados do cálculo das folhas de pagamento num sistema centralizado. Isto não só evita erros, como também facilita as actualizações. Alguns sistemas permitem mesmo que os empregados actualizem as suas próprias informações através de funcionalidades de autosserviço, poupando tempo às equipas de RH.
2. Conformidade
O processamento automático dos salários não só evita erros operacionais que desperdiçam tempo valioso, como também ajuda as empresas a manter a conformidade dos salários. Erros nos salários, tais como retenções de impostos incorrectas ou declarações tardias, podem levar a multas por parte de autoridades reguladoras como o IRS. Os sistemas automatizados de processamento de salários minimizam estes riscos, assegurando cálculos precisos e tratando os registos e depósitos de impostos a tempo. Isto reduz as probabilidades de penalizações dispendiosas, ao mesmo tempo que poupa às empresas o esforço de corrigir manualmente os erros.
3. Aumenta a eficiência, poupa tempo e dinheiro
Os sistemas automatizados de processamento de salários ou as integrações entre os sistemas de RH e de processamento de salários simplificam os cálculos e os processos de processamento de salários, tornando-os mais rápidos e eficientes. Ao tratar de tarefas como a execução de relatórios e a atualização de registos, os sistemas de processamento de salários e as suas integrações com os sistemas de RH reduzem a necessidade de introdução manual de dados, que pode ser morosa e trabalhosa.
Isto não só reduz os custos operacionais, como também liberta horas valiosas para as equipas de RH e de finanças se concentrarem em trabalho mais significativo, como o envolvimento dos empregados, o recrutamento de talentos e a integração, criando, em última análise, um local de trabalho mais positivo e produtivo.
4. Segurança reforçada
Os dados da folha de pagamentos dos funcionários incluem informações altamente sensíveis, como números da Segurança Social, datas de nascimento e endereços residenciais. Manter estes dados seguros é crucial para evitar o acesso não autorizado e potenciais violações. Os processos manuais de processamento de salários, especialmente os que dependem de documentos impressos, apresentam riscos de segurança significativos devido à falta de protecções incorporadas.
O software de processamento de salários e as integrações aumentam a segurança através da utilização de encriptação para proteger os dados em qualquer altura. Também ajuda as organizações a acompanhar os processos de processamento de salários, a armazenar de forma segura as informações relacionadas com impostos e a garantir a conformidade com as auditorias. Soluções avançadas, como Integrações de folhas de pagamentooferecem funcionalidades de segurança adicionais, permitindo aos gestores controlar o acesso e salvaguardar a privacidade dos empregados dentro da organização.
5. Melhoria da experiência de trabalho com salários
A gestão do processamento de salários é complexa, com muitas tarefas que requerem atenção. A automatização das principais funções do processamento de salários reduz o trabalho manual, tornando o processo mais eficiente e mais fácil de gerir. As integrações e os sistemas automatizados de processamento de salários ajudam as organizações a calcular os impostos sobre os salários, a exportar dados e a gerar relatórios sobre os custos da força de trabalho e a produtividade dos empregados.
A automatização também melhora a gestão dos dados, aumentando a transparência e a acessibilidade. Mais importante ainda, assegura que os empregados são pagos com exatidão e a tempo. Ao programar o processamento de salários em intervalos definidos, as empresas podem evitar atrasos nos pagamentos. Além disso, a automatização reduz os erros no processamento de salários, tais como o cálculo incorreto das retenções na fonte, que podem levar a encargos financeiros inesperados para os empregados.
6. Adapta-se facilmente ao teu negócio
A automatização dos processos de processamento de salários é essencial para aumentar as operações de processamento de salários de uma empresa. Os métodos manuais tornam-se ineficientes à medida que o número de empregados aumenta, dificultando a gestão de dados crescentes sobre os salários.
Um sistema de integração ou automatizado de processamento de salários simplifica as operações, permitindo que as empresas lidem com o aumento do número de efectivos sem aumentar a carga de trabalho administrativo. Isto assegura que o processamento de salários se mantém preciso, eficiente e capaz de suportar o crescimento a longo prazo.
7. Experiência do trabalhador
As integrações de processamento de salários ou os sistemas automatizados de processamento de salários garantem que os empregados recebem os seus salários a tempo, exatamente quando os esperam. Com a automatização, os empregadores podem programar o processamento dos salários em intervalos fixos, reduzindo o risco de atrasos nos pagamentos.
Os erros nos salários podem afetar negativamente tanto a empresa como os seus empregados. Por exemplo, um erro de cálculo na retenção do imposto federal sobre o rendimento pode levar a que um empregado tenha de pagar uma fatura fiscal inesperadamente elevada.
Como automatizar o processamento de salários?
A automatização do processamento de salários oferece inúmeras vantagens, tornando-a uma solução valiosa para empresas de todas as dimensões. Ao implementar o software de processamento de salários correto, as empresas podem simplificar as operações de processamento de salários e reduzir a carga de trabalho manual. O software de automatização de RH e de processamento de salários desempenha um papel crucial nesta transformação, tornando a seleção do software certo o primeiro passo para um processamento de salários totalmente automatizado.
Ao escolher uma solução de software de processamento de salários, devem ser considerados vários factores, como a facilidade de utilização, a escalabilidade e a segurança. No entanto, dois aspectos fundamentais são essenciais para atingir o mais alto nível de automatização
Integrações de software de processamento de salários: Quanto mais ferramentas de gestão da força de trabalho se integrarem com o software de processamento de salários, mais os processos relacionados com o processamento de salários podem ser automatizados e simplificados.
Capacidades e caraterísticas do software: Para automatizar o maior número possível de tarefas de processamento de salários, o software deve oferecer uma vasta gama de funcionalidades.
Uma vez selecionada uma solução de software adequada, os passos seguintes envolvem a introdução dos dados da empresa no sistema, a formação dos empregados sobre a sua utilização e a implementação dos novos processos automatizados de processamento de salários.
A transição de um sistema de processamento de salários manual para um automatizado é uma mudança importante que requer um planeamento cuidadoso. A abordagem varia em função de factores como a dimensão da empresa e a complexidade dos processos de processamento dos salários existentes. Ter um roteiro claro é crucial para uma transição suave.
Se uma revisão completa do processamento de salários parecer demasiado complicada, as empresas podem começar por automatizar as funcionalidades principais, alargando gradualmente a automatização a outras tarefas do processamento de salários.
5 Funcionalidades principais do cálculo das folhas de pagamento para automatizar:
1. Controlo do tempo e da assiduidade
O software de registo de horas automatizado ajuda os trabalhadores horistas a evitarem faltas e horas de trabalho perdidas. Regista as horas de trabalho com precisão e assinala quaisquer inconsistências nas folhas de horas antes que se tornem problemas.
2. Cálculo e processamento dos salários
O processamento dos salários envolve cálculos complexos, incluindo impostos e deduções. Sem automatização, esta tarefa pode demorar vários dias por mês a vários empregados. O software de processamento de salários simplifica este processo, garantindo precisão e eficiência.
3. Declarações fiscais e relatórios de conformidade
Assim que as leis fiscais relevantes para os teus empregados são definidas no sistema de processamento de salários, o software calcula automaticamente as retenções na fonte com base na localização da empresa e na dimensão da força de trabalho.
Alguns sistemas de processamento de salários vão mais longe, preenchendo e arquivando documentos fiscais como o formulário 941 e gerindo depósitos diretos de impostos e contribuições.
No caso de uma auditoria ou notificação do IRS, os sistemas automatizados de processamento de salários simplificam a recolha e a comunicação das informações necessárias.
4. Autosserviço dos empregados
Com os sistemas automatizados de processamento de salários, os empregados podem gerir os seus próprios detalhes financeiros e de RH. Podem atualizar as informações de depósito direto, verificar os benefícios, apresentar pedidos de reembolso de despesas e solicitar folgas – sem necessitarem de assistência dos RH.
5. Depósitos diretos e distribuição de pagamentos
A automatização do processamento de salários garante que os empregados recebem os seus salários a tempo, melhorando a estabilidade financeira e a moral no local de trabalho. Os atrasos nos pagamentos podem reduzir a produtividade, mas o software de processamento de salários evita que isso aconteça ao tratar os depósitos diretos de forma eficiente.
Automatização do processamento de salários: principais requisitos e caraterísticas do sistema
A automatização do processamento de salários pode melhorar significativamente a eficiência, reduzir os erros e poupar tempo, permitindo que as empresas se concentrem em tarefas mais estratégicas. Ao automatizar o maior número possível de processos de processamento de salários, as empresas podem simplificar as operações e aumentar a precisão. As principais tarefas de processamento de salários que podem ser automatizadas incluem:
- Sistema com acesso à API
- Recolha de informações relativas ao cálculo das folhas de pagamento
- Transferência de dados do cálculo das folhas de pagamento
- Recolha de dados
- Efetuar cálculos de salários
- Criação de relatórios sobre os salários
- Validação dos resultados do cálculo das folhas de pagamento
- Processamento de pagamentos
- Geração de recibos de vencimento
Para apoiar estas tarefas, um sistema/integração eficaz de automatização do processamento de salários deve incluir as seguintes funções
- Controlo de tempo
- Capacidades de automatização dos dados da folha de pagamento
- Gestão de benefícios
- Controlo sincronizado de PTO (tempo livre pago)
- Cálculo do salário
- Cálculo das horas extraordinárias
- Processamento de pagamentos automatizado
- Deduções e declarações fiscais
- Deteção automática de erros
- Relatórios de conformidade
- Capacidades de integração dos salários
- Autosserviço dos empregados (portal)
Que funções podem ser desempenhadas por uma integração do cálculo das folhas de pagamentos
Com uma integração do processamento de salários, integra o seu sistema de processamento de salários com o seu sistema HCM, mas o que é que essa integração pode fazer exatamente?
- Alteração dos dados pessoais | Os dados pessoais relevantes para o cálculo das folhas de pagamento serão enviados para o sistema de cálculo das folhas de pagamento
- Alteração dos dados de contacto | Os dados de contacto, como o e-mail e o telefone, serão sincronizados
- Mudança de morada | Sincroniza a morada onde o empregado vive
- Mudança de família | Os membros da família são sincronizados, uma vez que são necessários para algumas instâncias
- Altera o título do cargo | O título do cargo é sincronizado
- Alteração da unidade organizacional | Uma vez que o organigrama já não é relevante, é sincronizado um valor fictício (900)
- Mudança de centro de custo | O centro de custo é usado para códigos de projeto
- Alteração de horário | As horas por semana que um empregado deve trabalhar serão sincronizadas. O horário só diz respeito às horas contratuais
- Alteração do salário fixo | Se o salário do empregado for alterado, isso também é imediatamente sincronizado
- Mudança de conta bancária | A conta bancária na qual o salário será pago precisa de ser sincronizada
- Alteração dos pagamentos únicos | Os pagamentos únicos, como os bónus, devem ser enviados para o sistema de processamento de salários
- Alteração dos pagamentos recorrentes | Os pagamentos recorrentes devem ser sincronizados para que possam ser pagos automaticamente em cada período. Pensa nos pagamentos como um subsídio de despesas fixas
- Rescisão de empregado | Rescinde um empregado no sistema de Folha de Pagamento se o empregado for rescindido no HC
- Mudança de contrato | Se um contrato for alterado indefinidamente, isso deve ser sincronizado
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Quais são os limites da automatização dos salários?
Embora muitas tarefas de processamento de salários possam ser automatizadas, nenhum sistema de processamento de salários pode funcionar totalmente sozinho. A supervisão humana é sempre necessária para monitorizar os processos e garantir que tudo corre bem.
Há quatro áreas-chave em que a tecnologia não pode substituir totalmente um contabilista:
Aconselhamento especializado sobre questões realmente específicas relativas aos salários a nível individual;
Efetuar os últimos controlos dos salários
Tratamento de excepções específicas do cálculo das folhas de pagamento
Utilizar as informações sobre os salários para a tomada de decisões estratégicas
Como escolher uma integração do processamento de salários ou uma solução automatizada de processamento de salários
Para selecionar a solução de processamento de salários mais adequada, é necessário refletir cuidadosamente. Cada solução tem o seu próprio conjunto de funcionalidades, o que faz com que as comparações sejam tão complicadas como o preenchimento manual de formulários de impostos. Encontrar a melhor solução para a sua empresa significa ter em conta a eficiência, a integração, a escalabilidade e as funções essenciais do processamento de salários.
Para simplificar a tua decisão, pergunta a ti próprio:
Quanto tempo gastamos atualmente com os salários?
Quanto é que uma integração ou automatização nos pouparia?
Este software integra-se com os nossos sistemas de RH, TI ou financeiros existentes?
O nosso software de RH e de processamento de salários pode ser integrado entre si?
A integração pode apoiar o crescimento da nossa empresa?
A Integração é adequada à nossa dimensão atual?
O software de processamento de salários oferece as funcionalidades de que necessitamos, tais como controlo de tempo, declaração de impostos, controlo de PTO e relatórios?
Se estiveres a mudar de outro sistema de processamento de salários, enumera as caraterísticas que o teu software atual não possui para ajudar a identificar o melhor substituto ou solução.
Conclusão
A automatização dos salários já não é um luxo, mas sim uma necessidade no atual ambiente empresarial acelerado. Ao adotar o processamento automatizado dos salários, as organizações podem aumentar a precisão, poupar tempo e garantir a conformidade. Com o sistema certo implementado, o seu processo de processamento de salários pode transformar-se de uma tarefa complicada numa operação sem falhas que apoia o crescimento do negócio e a satisfação dos empregados. Adopta hoje a automatização do processamento de salários e eleva a eficiência da sua organização a um novo patamar.
