La paie accumulée peut être déroutante, surtout si vous essayez simplement de comprendre ce que votre entreprise doit réellement et quand.
Décomposons cela en termes simples pour que vous sachiez exactement ce que c’est, comment le calculer et pourquoi c’est important.
Signification de la paie accumulée
Qu’est-ce que la paie accumulée ? La paie accumulée est l’argent que votre entreprise doit aux employés mais n’a pas encore payé.
Le mot « accumuler » signifie s’accumuler au fil du temps. Ainsi, la paie accumulée est la paie qui s’accumule pendant une période de paie avant l’arrivée du jour de paiement.
- Par exemple : si vous payez vos employés le 25 de chaque mois, et qu’aujourd’hui nous sommes le 24, vous avez déjà accumulé (ou constitué) presque un mois complet de paie. Une fois que vous les payez effectivement, ce n’est plus accumulé. C’est payé.
Comprendre vos passifs de paie
Les passifs de paie désignent tout ce qui est lié à la paie et qui n’a pas encore été payé.
Cela inclut :
- Les salaires dus aux employés
- Les taxes dues aux organismes gouvernementaux
- Les contributions dues aux assureurs, aux plans de retraite, et plus encore
La paie accumulée constitue une part importante de ces passifs de paie et doit être clairement documentée.
Types de paie courue
Les salaires et rémunérations représentent une grande partie de la paie courue. Cependant, ils ne sont pas la seule partie. Tout ce qui est lié à la paie, gagné mais non encore payé, compte comme paie courue. Les différentes significations de la paie courue incluent :
Salaires et rémunérations bruts
C’est le cœur de votre paie : les salaires horaires et les rémunérations. Jusqu’à leur paiement, ils sont considérés comme des dettes de paie.
Primes
Les primes, comme la prime de vacances ou le treizième mois, sont également considérées comme de la paie courue une fois gagnées mais non encore versées.
Commissions
Si un employé a gagné une commission mais ne l’a pas encore perçue, elle est incluse dans la paie courue.
Avantages sociaux
Cela inclut les congés payés (comme les congés annuels ou parentaux), l’assurance santé, les cotisations retraite, et même des éléments tels que les frais de transport qui n’ont pas encore été ré…
imboursé pour le moment.
Congés payés (PTO)
Dans de nombreuses régions, les entreprises sont tenues d’offrir un certain nombre de jours de congé payés. Si un employé ne les a pas encore utilisés, cela représente toujours une dette envers lui. Cela devient une partie de son dernier salaire s’il quitte l’entreprise, car il a « accumulé » ce droit.
Impôts sur le revenu et charges sociales
Vous êtes responsable de mettre de côté les montants appropriés pour les impôts sur les revenus/salaires des employés, les charges sociales, ainsi que les cotisations patronales. Ceux-ci comptent également dans la masse salariale cumulée.
Comment calculer la masse salariale cumulée
Vous pouvez calculer la masse salariale cumulée d’un employé à tout moment en multipliant son salaire horaire par le nombre d’heures travaillées pendant la période de paie en cours. Ensuite, vous ajouterez les autres contributions, primes ou rémunérations dues.
Formule de la masse salariale cumulée :
(Salaire horaire x heures travaillées) + (primes + commissions + heures supplémentaires) + (charges sociales (impôts + assurances + cotisations retraite)) + (congés payés non utilisés, cumulés)
Décomposons cela plus en détail.
Multiplier les heures travaillées par le salaire horaire
Pour les employés horaires :
Prenez les heures travaillées pendant la période de paie en cours et multipliez-les par leur taux horaire.
Pour les salariés :
Trouvez leur taux journalier. Ensuite, multipliez-le par le nombre de jours travaillés pendant la période de paie non payée en cours.
Ajouter les rémunérations supplémentaires
Une fois que vous avez ce chiffre, ajoutez tout ce qui leur est dû en plus de leur salaire de base : primes, commissions ou heures supplémentaires.
Inclure les charges sociales, assurances, retraites, etc.
Ces éléments peuvent varier selon le pays ou la région. Quoi qu’il en soit, ajoutez votre part des cotisations d’assurance, des cotisations au fonds de retraite et des charges sociales pour la période non payée en cours.
Congés payés (PTO)
Ajoutez tout congé payé acquis mais non encore pris selon votre politique mensuelle ou annuelle.
Trouvez des ressources d’intégration de la paie RH pour faciliter ce processus.
Exemples de calcul de paie cumulée
Employé horaire
exemple
L’employé n°1 gagne 25 € de l’heure. Il travaille 40 heures par semaine. Vous le payez mensuellement. Il a travaillé 2 semaines complètes ce mois-ci jusqu’à présent et a gagné une commission de 100 €. Vous contribuez également à hauteur de 500 € à ses avantages sociaux. Il a 3 jours de congé payé non utilisés (8 heures/jour = 24 heures) à 25 €/heure = 600 €.
Voici la répartition :
- (25 €/heure × 40 heures) × 2 semaines = 2 000 €
- + 100 € de commission = 2 100 €
- + 500 € d’avantages = 2 600 €
- + 600 € de congés payés = 3 200 € total de la masse salariale accumulée
Exemple d’employé au salaire fixe
L’employé n°2 a un salaire annuel brut de 50 000 €. Vous avez 13 périodes de paie par an. Pour calculer son taux journalier, vous divisez son salaire annuel par le nombre de périodes de paie annuelles. Ensuite, vous divisez ce montant par le nombre de jours ouvrés dans une période de paie donnée.
- 50 000 € ÷ 13 = 3 846 € par période
- Supposons qu’il y ait 20 jours ouvrés dans cette période : 3 846 € ÷ 20 = 192 €/jour (son taux journalier)
Maintenant, vous devez calculer combien il a gagné dans la période non payée en cours. Vous multiplierez son taux journalier par le nombre de jours travaillés jusqu’à présent dans la période.
- S’il a travaillé 12 jours dans la période en cours : 192 € (taux journalier) × 12 (jours travaillés) = 2 304 €
- Ajoutez toute commission, prime ou avantage pour calculer le total de la masse salariale accumulée.
Écriture comptable de la masse salariale accumulée
Une écriture au journal de paie à payer est la manière dont vous enregistrez et comptabilisez la rémunération des employés. Vous annulez le passif en débitant la paie à payer et en créditant la trésorerie lorsque vous la versez.
Documentez le montant total dû (aux employés et aux agences). Ces montants sont considérés comme des passifs de paie jusqu’à ce que vous les payiez. Ce cycle se répète à chaque période de paie.
Pourquoi la paie à payer est importante
Disposer des systèmes appropriés pour comptabiliser ces passifs protège votre entreprise et vos collaborateurs.
Vous pouvez éviter les dépenses surprises
Les primes, commissions ou une période de paie exceptionnellement longue peuvent vous prendre au dépourvu si vous ne les prenez pas en compte. Vous pourriez ne pas avoir la trésorerie nécessaire pour le jour de paie si vous ne suivez pas ce qui a été gagné.
Vous pouvez établir un budget plus précis
Connaître précisément ce que vous devez vous aide à planifier vos dépenses dans d’autres domaines, comme les opérations, le marketing ou le recrutement.
Vous pouvez réduire les erreurs de paie
Un suivi rigoureux de votre paie vous permet de détecter rapidement les erreurs et d’éviter les sous-paiements, les trop-perçus ou les erreurs diverses.
problèmes de conformité.
Vous pouvez rester conforme
La paie accumulée comprend les taxes dues aux administrations gouvernementales. En la surveillant, vous évitez les pénalités et assurez votre conformité avec les réglementations locales et mondiales en matière de paie. C’est particulièrement important si votre organisation opère à l’international.
Éliminez les conjectures sur la paie accumulée
Suivre la paie accumulée manuellement peut entraîner des erreurs coûteuses, des paiements manqués et des problèmes de conformité. BrynQ facilite la gestion de ce que vous devez. Suivez salaires, primes, congés payés et taxes grâce à des outils RH et paie intégrés qui maintiennent vos dossiers précis et à jour.
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