Opgebouwde loonstaten kunnen verwarrend zijn, vooral als je gewoon probeert te begrijpen wat jouw bedrijf eigenlijk verschuldigd is en wanneer.
Laten we het in eenvoudige termen uiteen zetten, zodat je precies weet wat het is, hoe je het berekent en waarom het belangrijk is.
Betekenis van opgebouwde loonstaten
Wat is opgebouwde loonstaat? Opgebouwde loonstaat is het geld dat jouw bedrijf verschuldigd is aan werknemers maar nog niet heeft betaald.
Het woord “opbouwen” betekent in de loop van de tijd ophopen. Dus, opgebouwde loonstaat is loon dat zich ophoopt gedurende een betaalperiode voordat de betaaldag arriveert.
- Bijvoorbeeld: Als je jouw werknemers op de 25e van elke maand betaalt, en vandaag is het de 24e, dan heb je al bijna een volledige maand loon opgebouwd (of accuraat). Zodra je ze daadwerkelijk betaalt, is het niet langer opgebouwd. Het is betaald.
Je loonverplichtingen begrijpen
Loonverplichtingen zijn alles wat met loon te maken heeft en nog niet is betaald.
Dat omvat:
- Salarissen die aan werknemers verschuldigd zijn
- Belastingen die aan overheidsinstanties verschuldigd zijn
- Bijdragen die verschuldigd zijn aan verzekeraars, pensioenregelingen en meer
Opgebouwde loonstaat is een belangrijk onderdeel van deze loonverplichtingen en dient duidelijk gedocumenteerd te worden.
Soorten opgebouwde loonlijst
Salarissen en lonen vormen een groot deel van de opgebouwde loonlijst. Maar ze zijn niet het enige onderdeel. Alles wat met loon te maken heeft, maar verdiend is en nog niet is uitbetaald, telt als opgebouwde loonlijst. De verschillende betekenissen van opgebouwde loonlijst zijn onder andere:
Bruto salarissen en lonen
Dit is de kern van je loonlijst: uurloon en salarissen. Totdat je ze betaalt, worden ze als loonverplichtingen beschouwd.
Bonussen
Bonussen, zoals een kerstbonus of een dertiende maand, tellen ook mee als opgebouwde loonlijst zodra ze zijn verdiend maar nog niet uitbetaald.
Commissies
Als een werknemer een commissie verdient maar nog niet is uitbetaald, wordt dit opgenomen in de opgebouwde loonlijst.
Werknemersvoordelen
Dit omvat betaald verlof (zoals vakantie- of ouderschapsverlof), ziektekostenverzekering, pensioenbijdragen en zelfs zaken zoals reiskosten die nog niet zijn terugbetaald.
imbursed nog niet.
Betaald verlof (PTO)
In veel regio’s zijn bedrijven verplicht een bepaalde hoeveelheid PTO aan te bieden. Als een werknemer dit nog niet heeft gebruikt, geldt dit nog steeds als iets dat u aan hen verschuldigd bent. Het wordt onderdeel van hun eindafrekening als ze vertrekken, omdat zij het loon “hebben opgebouwd”.
Inkomstenbelastingen en loonheffingen
U bent verantwoordelijk voor het apart houden van de juiste bedragen voor inkomsten-/loonkostenbelastingen van werknemers, loonheffingen en werkgeversbijdragen. Deze tellen ook mee voor de opgebouwde loonadministratie.
Hoe u opgebouwde loonadministratie berekent
U kunt de opgebouwde loonadministratie van een werknemer op elk moment berekenen door het uurloon te vermenigvuldigen met het aantal gewerkte uren in de huidige loonperiode. Daarna telt u eventuele andere bijdragen, bonussen of verschuldigd loon op.
Formule voor opgebouwde loonadministratie:
(Uurloon x gewerkte uren) + (bonussen + commissies + overuren) + (loonadministratie (belastingen + verzekering + pensioenbijdragen) + (ongebruikt, opgebouwd PTO))
Laten we dit verder uitsplitsen.
Vermenigvuldig gewerkte uren met uurloon
Voor werknemers met een uurtarief:
Neem het aantal uren dat zij in de huidige loonperiode hebben gewerkt en vermenigvuldig dit met hun uurloon.
Voor werknemers met een vast salaris:
Bepaal hun dagtarief. Vermenigvuldig dit vervolgens met het aantal dagen dat zij hebben gewerkt in de huidige onbetaalde betaalperiode.
Voeg extra lonen toe
Zodra je dat bedrag hebt, tel je alles wat zij momenteel nog tegoed hebben bovenop hun basissalaris. Bonussen, commissies of overuren.
Houd rekening met loonbelasting, verzekeringen, pensioen, enz.
Deze kunnen verschillen per land of staat. Voeg in elk geval jouw aandeel in de verzekeringspremies, bijdragen aan pensioenfondsen en loonbelasting toe voor de huidige onbetaalde periode.
Betaald verlof (PTO)
Voeg eventueel opgebouwd maar nog niet opgenomen betaald verlof toe, gebaseerd op jouw maandelijkse of jaarlijkse regeling.
Vind HR payroll integratiebronnen om dit proces makkelijker te maken.
Voorbeelden van berekening van opgebouwde lonen
Uurwerknemer
voorbeeld
Medewerker #1 verdient €25/uur. Zij werken 40 uur per week. Je betaalt hen maandelijks. Ze hebben tot nu toe deze maand 2 volledige weken gewerkt en een commissie van €100 verdiend. Je draagt ook €500 bij aan hun werknemersvoordelen. Ze hebben 3 ongebruikte PTO-dagen (8 uur/dag = 24 uur) tegen €25/uur = €600.
Hier is de verdeling:
- (€25/uur × 40 uur) × 2 weken = €2.000
- + €100 commissie = €2.100
- + €500 voordelen = €2.600
- + €600 PTO = €3.200 totaal opgebouwde loonlijst
Voorbeeld vaste werknemer
Medewerker #2 heeft een bruto jaarsalaris van €50.000. Je hebt 13 betaalperioden per jaar. Om hun dagtarief te berekenen, deel je het jaarsalaris door het aantal jaarlijkse betaalperioden. Daarna deel je die uitkomst door het aantal werkdagen in een bepaalde betaalperiode.
- €50.000 ÷ 13 = €3.846 per periode
- Stel dat er 20 werkdagen zijn in deze betaalperiode: €3.846 ÷ 20 = €192/dag (hun dagtarief)
Nu moet je berekenen hoeveel ze hebben verdiend in de huidige onbetaalde periode. Je vermenigvuldigt hun dagtarief met het aantal dagen dat ze al hebben gewerkt in die periode.
- Als ze 12 dagen hebben gewerkt in de huidige periode: €192 (dagtarief) × 12 (dagen gewerkt) = €2.304
- Voeg eventuele commissies, bonussen of voordelen toe om het totaal van de opgebouwde loonlijst te berekenen.
Journaalpost opgebouwde loonlijst
Een geboekte loonadministratie journaalpost is hoe u de vergoeding van medewerkers registreert en verantwoordt. U boekt de verplichting terug door de opgebouwde loonadministratie te debiteren en het kasgeld te crediteren wanneer u betaalt.
Documenteer het volledige bedrag dat verschuldigd is (aan werknemers en bureaus). Deze bedragen worden beschouwd als loonverplichtingen totdat u ze betaalt. Deze cyclus herhaalt zich bij elke betaalperiode.
Waarom opgebouwde loonadministratie belangrijk is
Het hebben van de juiste systemen om deze verplichtingen te verantwoorden, beschermt zowel uw bedrijf als uw medewerkers.
U kunt onverwachte kosten vermijden
Bonussen, commissies of een extra lange betaalperiode kunnen u verrassen als u hier geen rekening mee houdt. U heeft mogelijk niet genoeg contant geld om de loonbetaling te dekken als u niet bijhoudt wat er is verdiend.
U kunt nauwkeuriger budgetteren
Exact weten wat u verschuldigd bent helpt u om uw uitgaven op andere gebieden te plannen, zoals operaties, marketing of werving.
U kunt fouten in de loonadministratie verminderen
Door uw loonadministratie nauwkeurig bij te houden, kunt u fouten vroegtijdig opsporen en onder- of overbetalingen voorkomen, of com…
pliance kwesties.
U blijft compliant
Opgebouwde lonen bevatten belastingen die verschuldigd zijn aan overheidsinstanties. Hier bovenop blijven helpt u boetes te vermijden en zorgt ervoor dat u voldoet aan lokale en internationale loonregelingen. Dit is vooral belangrijk als uw organisatie internationaal opereert.
Haal het giswerk uit opgebouwde lonen
Het handmatig bijhouden van opgebouwde lonen kan leiden tot kostbare fouten, gemiste betalingen en complianceproblemen. BrynQ maakt het eenvoudig om inzicht te houden in wat u verschuldigd bent. Volg salarissen, bonussen, verlofdagen en belastingen met geïntegreerde HR- en payrolltools die uw gegevens nauwkeurig en actueel houden.
Ontdek waarom meer dan 10.000 gebruikers BrynQ vertrouwen om payroll te vereenvoudigen en compliant te blijven. → Vraag een demo aan